BETAALREGELING OPENSTAANDE FACTUUR — BEWERKBAAR VOORSTEL
Commercieel uitgangspunt, geen juridisch advies. Vervang alle velden en vraag passend advies voor jouw situatie.

Onderwerp: Voorgesteld betaalschema voor factuur [nummer]

Beste [naam],

We nemen contact op over factuur [nummer], gericht aan [juridische bedrijfsnaam klant] voor [goederen/orderreferentie], oorspronkelijk vervallen op [datum].

Per [saldodatum] bedraagt het factuurtotaal [bedrag/valuta], de afgesproken creditering [bedrag] en de bevestigde ontvangst [bedrag]. Het resterende saldo waarvoor we een regeling voorstellen is [bedrag/valuta]. Laat het ons tijdig weten als jullie administratie afwijkt.

Wij stellen de volgende betalingen op dit bestaande saldo voor:

Termijn 1: [bedrag/valuta], uiterlijk [volledige datum], kenmerk [factuurnummer / termijn 1].

Termijn 2: [bedrag/valuta], uiterlijk [volledige datum], kenmerk [factuurnummer / termijn 2].

Termijn 3, indien nodig: [bedrag/valuta], uiterlijk [volledige datum], kenmerk [factuurnummer / termijn 3].

De termijnen tellen op tot [bedrag/valuta]. Iedere ontvangst vermindert het openstaande bedrag van de oorspronkelijke factuur. Deze betaalverzoeken zijn betaalinstructies voor dat saldo.

Rente, kosten of andere wijzigingen: [benoem het specifieke voorstel; vraag passend advies voordat je rechten wijzigt of kosten toevoegt].

Betaalroute: [bankgegevens of afzonderlijke betaallink via ons gecontroleerde bedrijfskanaal]. Gebruik je een andere betalersnaam of referentie, stuur dan betalingsinformatie naar [contactpersoon].

Laat een bevoegde contactpersoon vóór [reactiedatum] het saldo, de bedragen, datums en betaalroute bevestigen. Wij bevestigen de uiteindelijke regeling schriftelijk voordat we van het voorgestelde schema uitgaan.

Dreigt een termijn te worden gemist, neem dan vóór de vervaldatum contact op met [naam/kanaal]. We beoordelen de volgende stap volgens de afgesproken voorwaarden. Een gewijzigd schema vereist bevestiging.

Met vriendelijke groet, [leverancier en contactgegevens].

Het voorstel laat juridisch belangrijke bepalingen bewust open. Voeg niet zomaar vervroegde opeisbaarheid, afstand van rechten, boetes, persoonlijke garanties of “finale kwijting” toe zonder het effect te begrijpen en hierover advies te vragen.

## Geef de klant een bruikbare akkoordreactie

Bied een korte reactie die de bevoegde contactpersoon kan invullen:

“Namens [klantbedrijf] bevestig ik dat het gecontroleerde openstaande saldo voor factuur [nummer] per [datum] [bedrag/valuta] is. Wij gaan akkoord met deze bedragen en betaaldatums: [schema]. We gebruiken [betaalroute/kenmerken]. De behandeling van kosten of andere wijzigingen is [afspraken]. Onze betaalcontactpersoon is [naam/e-mail]. Bevestig de regeling en stuur de betaalinstructies.”

Controleer of de reactie bij het voorstel aansluit. “We proberen het volgende maand” bevestigt geen concreet schema. Los afwijkende bedragen of voorwaarden op voordat je betaalinstructies verstuurt.

Of deze uitwisseling juridisch voldoende is voor jouw situatie, vraagt een eigen beoordeling. Het sjabloon verduidelijkt de commerciële afspraken en is niet universeel afdwingbaar.

ONTVANGSTLOGBOEK
Oorspronkelijke factuurreferentie: [ ]
Gecontroleerd beginsaldo/valuta/datum: [ ]
Termijn | Vervaldatum | Afgesproken bedrag | Bevestigde ontvangst/datum | Nog te betalen termijn | Totaal resterend saldo
1 | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ]
2 | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ]
3 | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ]
Een geplande termijn is geen ontvangst. Verwerk betalingen op de oorspronkelijke factuur en factureer dezelfde levering niet opnieuw.