Ein Concierge für Ferienvermietungen sollte Zahlungen für Eigentümerrechnungen einziehen, die sich auf vereinbarte Dienstleistungen für die Immobilie, einen festgelegten Abrechnungszeitraum und einen noch ausstehenden Betrag beziehen. Trennen Sie Ihre Verwaltungsarbeit von den Einnahmen aus Gästebuchungen und den bereits abgezogenen Ausgaben. Der Eigentümer sollte erkennen können, warum die Rechnung ausgestellt wurde, und sie begleichen können, ohne den Buchungsverlauf des Monats neu zusammenstellen zu müssen.
Dieser Leitfaden richtet sich an Concierges für Ferienvermietungen und kleine Immobilienverwaltungsteams, die Eigentümern Rechnungen für die Koordination von Reinigungsarbeiten, Inspektionen, die Verwaltung von Instandhaltungsmaßnahmen oder Verwaltungsdienstleistungen stellen. Er enthält eine Vorlage für einen Abgleichsbogen für Eigentümerrechnungen sowie ein ausgearbeitetes Beispiel. Zahlungen für die Gästeunterbringung und Kautionen für Schäden durch Gäste sind separate Arbeitsabläufe.
Legen Sie fest, wer die Zahlung an den Concierge schuldet
Gehen Sie von der Verwaltungsvereinbarung und dem Zahler aus. Die Arbeit eines Reinigungskrafts in einer Ferienwohnung, eine Zusatzleistung für einen Gast und eine Verwaltungsgebühr können sich alle auf denselben Aufenthalt beziehen, während sie von verschiedenen Parteien geschuldet werden. Versenden Sie keinen pauschalen Link an alle Personen, die mit der Immobilie in Verbindung stehen.
Einige Betreiber nutzen ein Umsatzmodell, bei dem die Einnahmen direkt an den Eigentümer fließen. LaMoyne & Co.'s published service model besagt, dass die Mieteinnahmen an die Eigentümer gehen und dass der Verwalter Verwaltungsgebühren und genehmigte Objektkosten separat in Rechnung stellt. Dies ist ein Beispiel für ein legitimes Betriebsmodell, jedoch kein Beweis dafür, dass jeder Concierge es anwenden sollte.
Wenn Ihr Unternehmen stattdessen Geld von Gästen entgegennimmt und genehmigte Abzüge vor der Auszahlung an den Eigentümer vornimmt, gleichen Sie diese Abzüge zunächst ab. Eine unbezahlte Rechnung sollte nur den noch ausstehenden Restbetrag ausweisen. Dieser Artikel schreibt nicht vor, wie Kundengelder zu verwahren oder eine Treuhandbuchhaltung zu führen sind.
Halten Sie den Vertragspartner, den Rechnungskontakt des Eigentümers und die Objektreferenz im Rechnungsdatensatz fest. Eine Buchungsreferenz kann zwar Kontext liefern, belegt jedoch nicht, dass der Gast für die vom Concierge an den Eigentümer gerichtete Gebühr haftet.
Erstellen Sie eine Eigentümerrechnung auf Basis genehmigter Leistungen
Geben Sie den Abrechnungszeitraum eindeutig an. Verwenden Sie Beschreibungen, die die Gebühr mit einer Dienstleistung, einer Immobilie und einer Genehmigungsreferenz verknüpfen. „Immobiliendienstleistungen“ sind möglicherweise zu vage für einen Eigentümer, der mehrere Wohnungen überprüft; „Inspektionen im Oktober, Immobilie A-14, vier abgeschlossene Besuche“ erklärt, was in Rechnung gestellt wird.
Auch eine prozentuale Verwaltungsgebühr benötigt eine vereinbarte Berechnungsgrundlage. Geben Sie an, ob der Vertrag die qualifizierten Unterkunftseinnahmen oder eine andere definierte Grundlage verwendet; beziehen Sie Steuern, rückzahlbare Kautionen oder weiterberechnete Kosten nicht stillschweigend mit ein. Sollte die Vereinbarung mehrdeutig sein, klären Sie dies vor der Abrechnung.
Unterscheiden Sie bei Instandhaltungsmaßnahmen Ihre Koordinationsgebühr von einer zu erstattenden Lieferantenausgabe. Bewahren Sie die Genehmigung und die Belege der Dienstleister in dem System auf, in dem diese Datensätze gespeichert sind. Ein Rechnungsbuchungseintrag ist kein Ersatz für den Nachweis, dass die Ausgabe genehmigt wurde.
PayRequest-Rechnungsstellung bietet dem Eigentümer einen Zahlungsweg, der mit der Rechnung verknüpft ist. In Ihrer Betriebsbuchhaltung werden weiterhin Buchungen, Inspektionen, Dienstleistergenehmigungen und die Zuordnung zu den Immobilien verwaltet. Werben Sie nicht mit einer automatischen Integration in das Immobiliensystem, es sei denn, Sie haben die konkrete Verbindung bestätigt.
Abrechnungen, Abzüge und frühere Zahlungen abgleichen
Prüfen Sie vor dem Versand der Rechnung, ob der Eigentümer bereits bezahlt hat oder ob eine Gebühr von einer früheren Auszahlung abgezogen wurde. Eine Leistung kann sowohl in Ihrem Betriebsbuch als auch in einer Eigentümerabrechnung korrekt aufgeführt sein; das bedeutet jedoch nicht, dass sie doppelt in Rechnung gestellt werden sollte.
Verwenden Sie dieses Original-Arbeitsblatt für jede Immobilie und jeden Zeitraum. Es handelt sich um eine Vorlage für die manuelle Überprüfung, nicht um eine versprochene Funktion von PayRequest für die Eigentümerabrechnung.
| Überprüfungsfeld | Zu prüfender Nachweis | Konsequenz für die Einziehung |
|---|---|---|
| Rechnungsempfänger und Zeitraum | Verwaltungsvertrag und Eigentümerdaten | An den richtigen Eigentümer für den richtigen Monat senden |
| Grundlage für die Verwaltungsgebühr | Vertragsdefinition und entsprechende Einnahmenaufstellung | Nur die vereinbarte Grundlage berechnen |
| Genehmigte Mehrarbeit | Namentliche Genehmigung und Leistungsnachweis | Die vereinbarte Mehrarbeit einmalig einbeziehen |
| Erstattungsfähige Ausgaben | Belege des Lieferanten und Genehmigung | Von der eigenen Dienstleistungsgebühr trennen |
| Vorherige Abzüge oder Zahlungen | Kontoauszug und Zahlungsreferenz | Den noch einforderbaren Betrag reduzieren |
| Endsaldo der Rechnung | Abgestimmtes Arbeitsblatt und Rechnung | Nur den unbezahlten Restbetrag anfordern |
Weisen Sie einer ungeklärten Position einen Eigentümer und einen Grund zu, anstatt sie in einer allgemeinen Anpassung zu verschleiern. Wenn der Eigentümer eine Leistung beanstandet, kennzeichnen Sie diese Position und bewahren Sie das Originaldokument auf. Verwenden Sie keinen neuen Zahlungslink, um zu verschleiern, was sich geändert hat.
Durchrechnung einer fiktiven Eigentümerrechnung über 1.080 €
Angenommen, Ihre Vereinbarung sieht eine anrechnungsfähige monatliche Umsatzbasis von 4.000 € und eine Verwaltungsgebühr von 15 % vor. Die Verwaltungsgebühr beträgt 600 €. Vier genehmigte Reinigungsbesuche zu je 80 € ergeben insgesamt 320 €, und die genehmigte Wartungskoordination beläuft sich auf 160 €. Die dargestellte Zwischensumme beträgt 1.080 € vor Steuern oder anderen anfallenden Anpassungen.
Es handelt sich hierbei um fiktive Preise und Annahmen, nicht um Marktvergleichswerte oder Kundenergebnisse. Das Wichtigste ist die Nachvollziehbarkeit: Jeder Besuch zu 80 € hat eine Leistungsreferenz, die Verwaltungsgrundlage hat eine Quelle und die Koordinationsarbeit ist genehmigt.
Wurden für dieselben Leistungen bereits 200 € eingezogen, beträgt der Restbetrag 880 €. Wenn in der Eigentümerabrechnung die Verwaltungsgebühr von 600 € bereits vollständig abgezogen wurde, fordern Sie diese nicht erneut an; das Arbeitsblatt muss diesen vorherigen Abzug widerspiegeln. Der Betrag auf der gehosteten Rechnung sollte mit dem abgestimmten einziehbaren Restbetrag übereinstimmen.
Für einen Portfolioeigentümer wiederholen Sie die Aufteilung nach Objekten. Sie können zwar eine konsolidierte Geschäftsrechnung vereinbaren, doch der Eigentümer muss dennoch die Leistungen für jedes einzelne Objekt nachvollziehen können. Informieren Sie sich unter Sammelrechnungen über den unterstützten Abrechnungsworkflow, ohne davon auszugehen, dass Abrechnungen von Buchungskanälen automatisch importiert werden.
Geben Sie dem Eigentümer einen zuverlässigen Zahlungsweg an
Senden Sie die Rechnung an den vereinbarten Rechnungskontakt. Geben Sie die Immobilie, den Zeitraum, den Saldo und den direkten Zahlungsweg an. Eine Beispielnachricht könnte wie folgt lauten: „Die Rechnung DEMO-208 umfasst die vereinbarten Leistungen für Oktober für die Immobilie A-14. Der Saldo berücksichtigt die vorherige Zahlung in Höhe von 200 €. Bitte überprüfen Sie die detaillierte Aufstellung und nutzen Sie den Zahlungslink auf der Rechnung. Antworten Sie mit der Rechnungsreferenz, falls eine Position überprüft werden muss.“
Bei der Zahlungsabwicklung gegenüber Eigentümern lässt sich ein mit der Rechnung verknüpfter Zahlungsweg leichter abgleichen als ein wiederverwendbarer Link mit frei eingegebenem Betrag und ohne Referenz. Verwenden Sie einen wiederverwendbaren Zahlungsseite nur, wenn Ihr Inkassoprozess die Immobilie, den Zeitraum und den Betrag zuverlässig identifizieren kann. Vermeiden Sie es, mehrere aktive Zahlungsaufforderungen für denselben Restbetrag zu versenden.
Die Verfügbarkeit von Zahlungsmethoden hängt vom verbundenen Anbieter, dem Konto und der Transaktion ab. Versprechen Sie nicht jedem Eigentümer in jedem Land dieselben Zahlungsmethoden. Überprüfen Sie nach dem Zahlungseingang den Status beim Anbieter sowie den Status der lokalen Rechnung; eine E-Mail mit dem Vermerk „bezahlt“ oder ein Screenshot des Kunden ersetzt diese Unterlagen nicht.
Wenn eine Banküberweisung ohne aussagekräftige Referenz eingeht, befolgen Sie die „Bankzahlung ohne Rechnungsreferenz“, bevor Sie eine Mahnung versenden. Eine Überweisung kann eingegangen sein, ohne dass sie der richtigen Rechnung zugeordnet werden kann.
Halten Sie Kautionen von Gästen aus den Serviceeinnahmen der Eigentümer heraus
Die Kaution eines Gastes oder eine vorübergehende Kartensperre dienen einer anderen Verpflichtung. Sie sollte die Umsatzbasis für eine Verwaltungsgebühr des Eigentümers nicht aufblähen, es sei denn, die geltende Vereinbarung und die Regeln legen diese Behandlung ausdrücklich fest. Eine freigegebene Autorisierung war niemals eine beglichene Dienstleistungszahlung.
Verwenden Sie das separate Formular „Kaution für Ferienvermietungen“ für das Risiko von Schäden durch Gäste. Halten Sie die an den Eigentümer gerichtete Service-Rechnung, die Buchungszahlung des Gastes und die Entscheidung über die Kaution durch aussagekräftige Referenzangaben miteinander verknüpft, aber zweckmäßig getrennt.
Dadurch wird auch die Berichterstattung transparenter. Das Buchungsvolumen, die gebührenpflichtigen Zahlungseingänge und die eigenen Einnahmen des Concierge können sehr unterschiedliche Beträge sein. PayRequest wird hier für Ihre Dienstleistungsabrechnung genutzt, nicht als Channel-Manager, Buchungskalender oder automatisches Auszahlungssystem für Eigentümer.
Überprüfen Sie die Zahlungskosten und den nächsten Inkassozyklus
Aktuelle PayRequest-Tarife listet den Tarif „Free“ für 0 € mit einer Standard-Plattformgebühr von 2 %, „Premium“ für 5 € pro Monat und „Business“ für 20 € pro Monat auf. Bei einem aktiven kostenpflichtigen Tarif entfällt die Standard-Plattformgebühr; die Bearbeitungsgebühren der Anbieter bleiben davon unberührt. Provisionszahlungen und individuell vereinbarte Kontosätze werden separat behandelt.
Rein rechnerisch fällt bei einer erfolgreichen Zahlung in Höhe von 1.080 € im „Free“-Tarif eine PayRequest-Gebühr von 21,60 € vor Anbieterkosten an. Die Wahl des Tarifs sollte sich nach den Funktionen, dem nachhaltigen Inkassovolumen und den veröffentlichten Bedingungen richten – nicht nach der Annahme, dass alle Zahlungsgebühren entfallen.
Beginnen Sie mit einem Rechnungsentwurf für einen Eigentümer und eine Immobilie. Lassen Sie den Mitarbeiter im operativen Bereich die Leistungsnachweise prüfen und den Mitarbeiter in der Rechnungsstellung die bisherigen Inkassovorgänge überprüfen, bevor Sie die Rechnung versenden. Überprüfen Sie nach dem ersten Abrechnungszyklus den Zahlungsstatus, offene Genehmigungsfragen und doppelte Anträge.
Erstellen Sie Ihre erste geprüfte Eigentümer-Leistungsabrechnung mit „PayRequest-Rechnungsstellung“. Für Teams, die Rechnungsautomatisierung und Kundenselbstbedienung einführen möchten, lesen Sie den Leitfaden „Business“ und aktivieren Sie den kostenpflichtigen Tarif über den dortigen Bestellvorgang, sobald dies sinnvoll ist.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Artikel und das Titelbild wurden mithilfe von KI erstellt. Die Leitfäden für Vermietungsbetriebe, die aktuellen Preise und die PayRequest-Abrechnungsdokumentation wurden am 8. Oktober 2026 überprüft. Das Arbeitsblatt, die Preise und das Eigentümerbeispiel dienen der Veranschaulichung; es werden keine privaten Kundendaten oder behaupteten Leistungsergebnisse veröffentlicht.
