Eine PayRequest-Rechnungs-CSV ist eine Momentaufnahme mit einer Zeile pro Rechnung: Beträge, Daten, Status und Tags. Sie unterstützt die strukturierte Übergabe an die Buchhaltung. Allein ist sie weder ein Bankabrechnungsbericht noch der Beweis, dass jede Rechnung mit Status Paid einen entsprechenden Geldeingang hat.
Definieren Sie Umfang, prüfen Sie Zahlen und benennen Sie zusätzliche Unterlagen. Die Buchhaltung sollte das nicht aus dem Dateinamen ableiten müssen.
Die dokumentierten Spalten kennen
Die Dokumentation zu Bulk Invoice Actions nennt zehn Spalten: ID, Number, Customer, Amount (EUR), Tax (EUR), Total (EUR), Status, Date, Due Date und Tags. Amount ist vor Steuer, Total inklusive Steuer. Customer kann Anzeigename, E-Mail oder gespeicherter Kundenname sein.
Die Liste enthält keine Zahlungstransaktions-ID, keinen paid-at-Zeitpunkt, keine Anbietergebühr, keinen Erstattungsbetrag und keine Auszahlungsreferenz. Prüfen Sie die tatsächliche Datei. Date ist das Rechnungsdatum, Due Date das Fälligkeitsdatum; keines ist automatisch der Bankeingangstag.
Den Exportumfang festlegen
Öffnen Sie Bulk Actions, wählen Sie Export, dann Export Invoices. Export ist ein separater Typ gegenüber Mark as Paid und Send Reminders. Exportieren Sie alle Rechnungen oder ausgewählte Tags; prüfen Sie any- beziehungsweise all-match.
Die Export Functions-Dokumentation beschreibt manuelle CSV-Downloads mit optionalen Tags, keine wiederkehrend geplanten Exporte. Archivierte Einträge können enthalten sein, sofern Tags sie nicht ausschließen. Ein Filter auf einer anderen Seite beschränkt den Export nicht nachweislich auf denselben Status oder Zeitraum.
Für einen Zeitraum prüfen Sie die Zeilen und dokumentieren die Datumsregel in einer Arbeitskopie. Klären Sie mit der Buchhaltung, welche Datumsbasis gebraucht wird: Rechnungs-, Fälligkeits- und Zahlungsdatum beantworten verschiedene Fragen.
Ein Übergabeblatt beifügen
Bewahren Sie den ursprünglichen Download unverändert auf und erstellen Sie eine Arbeitskopie. Eigene Prozessvorlage:
| Punkt | Beispielnotiz |
|---|---|
| Exportzeit | 6. Oktober 2026, 10:00 Europe/Amsterdam; vom Bearbeiter notiert |
| Umfang | Rechnungen; Tag „client-work“; any-match |
| Zeitraumregel | Arbeitskopie mit Rechnungsdaten 1.–30. September; nicht nach Fälligkeit |
| Zeilenkontrolle | Erwartete IDs geprüft; doppelte IDs untersucht |
| Zahlungsnachweis | Separate Bank-/Anbieterunterlagen, soweit vorhanden; offene Zuordnungen genannt |
| Verantwortung | Ansprechpartner für Umfang und Status |
Das ist eine vorgeschlagene Notiz, kein automatisch erzeugter PayRequest-Bericht. Beschreiben Sie tatsächliche Auswahl, Ausschlüsse und Unsicherheiten.
Rechnen, ohne Dokumente mit Geld gleichzusetzen
Drei illustrative Rechnungen mit 21% Steuer: Nettobeträge €100, €200 und €50; Steuer €21, €42 und €10,50; Gesamtbeträge €121, €242 und €60,50. Die Kontrollsummen sind €350 netto, €73,50 Steuer und €423,50 insgesamt.
Sind die ersten zwei Paid, ergeben ihre Rechnungssummen €363. Das beweist weder Bankeingang noch Zahlungsdatum, Abzüge oder spätere Erstattungen. Die Dokumentation nennt auch Mark as Paid als Massenaktion; ein Status allein zeigt den zugrunde liegenden Zahlungsnachweis nicht.
Das ist eine Rechenprüfung, keine Steuerberatung. Verwenden Sie tatsächliche Rechnungswerte und klären Sie Steuern, Währungen, Gutschriften und Erstattungen mit der Buchhaltung.
Import und Folgeexport prüfen
Behandeln Sie IDs und Rechnungsnummern als Identifikatoren. Prüfen Sie führende Nullen, unerwartete Datumsumwandlungen, Zahlenformate, Dezimalzeichen, Zeilenanzahl und Originalzeilen vor dem Summieren. Importieren Sie die CSV nicht ungeprüft in Buchhaltungssoftware mit anderem Schema.
Spätere Exporte können geänderte Status enthalten. Bewahren Sie die erste Momentaufnahme auf und kennzeichnen Sie den Ersatz mit Exportzeit. Hängen Sie überlappende Listen nicht einfach aneinander: dieselben IDs könnten doppelt zählen.
Erstellen Sie die Dokumentenliste mit Invoicing. Für separate Zahlungsdaten nutzen Sie den Leitfaden zur Zahlungsabstimmung. Die Übergabe benennt Inhalt und offene Prüfungen.
Redaktioneller Hinweis: KI unterstützte Artikel und Titelbild. Dokumentation wurde am 6. Oktober 2026 geprüft. Übergabeblatt und Berechnungen sind eigene Beispiele, kein getesteter Export, Buchhaltungszertifikat oder Kundenergebnis.
