Wer ein Abonnementgeschäft betreibt, hat mit wiederkehrenden Rechnungen, automatisierten Zahlungen - und manchmal auch mit menschlichen Fehlern - zu tun. Vielleicht wurde einem Kunden zu früh Geld zurückerstattet, eine Gutschrift wurde zweimal ausgestellt oder eine Rechnung wurde storniert, während das Abonnement weiterlief.
Das Ergebnis? In Ihren Büchern steht, dass die Zahlung zurückerstattet wurde, der Dienst aber weiterlief - und nun fehlen die Einnahmen für diesen Monat.
Dies ist eines der häufigsten (und frustrierendsten) Buchhaltungsprobleme für SaaS-, Hosting- und digitale Dienstleistungsunternehmen. Es richtig zu beheben, ist wichtiger, als es scheint.
Warum gutgeschriebene Rechnungen ein echtes Problem bei wiederkehrenden Rechnungen sind
Bei der herkömmlichen Rechnungsstellung können Sie einfach eine neue Rechnung ausstellen, wenn etwas schief geht.
Aber bei der Abrechnung im Abonnement ist jede Rechnung an einen bestimmten Betrag gebunden:
- Ein wiederkehrendes Intervall (monatlich, jährlich)
- Ein Verlängerungsdatum
- Ein automatisiertes Zahlungsmandat
Wenn Sie eine Abonnementrechnung erstatten oder gutschreiben:
- Die Zeitleiste läuft weiter (das nächste Verlängerungsdatum ändert sich nicht).
- Die der Saldo des Kunden wird auf Null zurückgesetzt, obwohl sie bedient wurden.
- Ihr Umsatzrückgang gemeldet, und das System denkt immer noch, dass dieser Monat “bezahlt” ist.
Auf diese Weise erhalten Sie “kostenlose” Monate für aktive Abonnenten - oder schlimmer noch, ungenaue Finanzberichte.
Der richtige Weg, um gutgeschriebene oder erstattete Abonnements zu korrigieren
Richtig ist es nicht, Rechnungen zu löschen oder zu ändern - das unterbricht den Prüfpfad und kann zu Problemen bei der Einhaltung der Steuervorschriften führen.
Die beste Praxis ist stattdessen Neu-Rechnung den gutgeschriebenen Zeitraum durch Schaffung eines neue, nachvollziehbare Rechnung die den korrekten Zahlungsstatus wiederherstellt.
Diese Methode:
- Bewahrt die Gutschrift in Ihrer Buchhaltung auf.
- Erzeugt eine neue Rechnung, die mit dem ursprünglichen Abonnement verknüpft ist.
- Stellt Ihre MRR und Berichtsgenauigkeit wieder her.
Es geht nicht darum, die Erstattung “rückgängig” zu machen - es geht darum Berichtigung des Rechnungszustands transparent.
Bewährte Praktiken für die erneute Abrechnung von Abonnementguthaben
Wenn Sie die Abonnementabrechnung manuell oder über ein externes System wie Stripe, Mollie oder Recurly abwickeln, befolgen Sie diese Schritte:
- Identifizieren Sie Abonnements mit erstatteten oder gutgeschriebenen Rechnungen.
- Bestätigen Sie dass das Abonnement noch aktiv ist.
- Neuauflage eine neue Rechnung für denselben Abrechnungszeitraum und denselben Betrag.
- Link in den Originaldatensatz für eine klare Berichterstattung.
- Kommunizieren Sie mit dem Kunden, um die Korrektur zu klären.
Dadurch werden eine genaue Buchführung, Kundentransparenz und die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet.
Wie Automatisierung die erneute Rechnungsstellung vereinfachen kann
Die manuelle Korrektur gutgeschriebener Rechnungen kostet Zeit und birgt das Risiko von Inkonsistenzen.
Moderne Abrechnungsplattformen beginnen, diesen Prozess mit Funktionen zu automatisieren, die gutgeschriebene Rechnungen erkennen und eine Ein-Klick “Nachberechnung” oder “Erneut in Rechnung stellen” Aktion.
Unter PayRequest, haben wir vor kurzem eines dieser Automatisierungswerkzeuge eingeführt:
“Erneute Rechnungsstellung Anrechenbarer Zeitraum”- erkennt automatisch gutgeschriebene Rechnungen für aktive Abonnements und ermöglicht es Ihnen, eine saubere, nachvollziehbare Rechnung für denselben Abrechnungszyklus zu erstellen.
Dies ist eine einfache, aber wirkungsvolle Methode, um Ihre Abonnementeinnahmen konstant zu halten - auch nach Rückerstattungen oder Gutschriften.
Lassen Sie nicht zu, dass Kredite Ihre Abrechnungslogik durchbrechen
Gutschriften sind unvermeidlich, es kommt nur darauf an, wie Sie damit umgehen.
Indem Sie gutgeschriebene Zeiträume korrekt nachberechnen, erhalten Sie sowohl eine genaue Abrechnung als auch das Vertrauen Ihrer Kunden.
Und wenn Ihre Abrechnungsplattform diesen Prozess für Sie automatisiert, umso besser - weniger manuelle Korrekturen, sauberere Bücher und keine Umsatzeinbußen.
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