Ungenutzte Retainerstunden können zusätzliche Kapazität im Folgemonat oder einen Geldabzug auf der nächsten Rechnung bedeuten. Das sind unterschiedliche Zusagen. Legen Sie die vereinbarte Regel vor der Rechnungsstellung fest; beide Vorteile für dieselben Stunden können den Kunden doppelt entschädigen.
Das Beispiel richtet sich an Berater und kleine Dienstleistungsagenturen. Es ist eine operative Berechnung, keine Rechts-, Steuer- oder Bilanzierungsberatung.
Zwei ausdrücklich vereinbarte Modelle
Angenommen, EUR 2.000 monatlich umfassen 20 Stunden. Im September werden 14 verbraucht; sechs bleiben übrig. Nur für das Gutschriftmodell sei ein Wert von EUR 100 je Reststunde vereinbart. Ein Pauschalhonorar begründet diesen Stundengutschriftwert nicht automatisch.
| Vereinbarte Regel | Oktoberrechnung vor Steuern | Oktoberkapazität |
|---|---|---|
| Sechs Stunden übertragen | EUR 2.000 | 20 + 6 = 26 Stunden |
| Sechs Stunden mit EUR 100 gutschreiben | EUR 2.000 − EUR 600 = EUR 1.400 | 20 Stunden |
| Kein Übertrag, keine Gutschrift | EUR 2.000 | 20 Stunden |
Die dritte Zeile ist eine mögliche ausdrückliche Vereinbarung, keine gesetzliche Standardregel. Übertrag erhöht die künftige Lieferverpflichtung; Gutschrift reduziert den nächsten Zahlungsbetrag. „Monatlicher Support“ definiert keines der Modelle.
Den zweiten Monat durchrechnen
Werden im Oktober 23 Stunden benötigt, verbrauchen Sie beim Übertrag zuerst die sechs älteren Stunden und dann 17 aktuelle. Drei aktuelle Stunden bleiben. Ob diese im November verfügbar sind, hängt von Obergrenze und Ablaufdatum ab.
Beim Gutschriftmodell sind nur 20 Oktoberstunden enthalten. Die zusätzlichen drei brauchen die vereinbarte Mehrarbeitsfreigabe. Eine Septembergutschrift schafft nicht zugleich sechs zusätzliche Oktoberstunden.
Führen Sie ein Kapazitätsregister mit Kunde, Zyklus, Anfangsübertrag, neuer Kapazität, Verbrauch, Verfall, Rest und Freigabereferenz. Geldkorrekturen gehören in ein separates Register mit Rechnungs- oder Gutschriftverknüpfung. Eurobeträge dürfen nicht vom Stundenbestand abgezogen werden.
Regel vor der nächsten Rechnung bestätigen
Definieren Sie Obergrenze, Ablauf, Verbrauch ältester Stunden, Mehrarbeitsfreigabe und Vertragsende. Konnten Sie zugesagte Leistungen nicht liefern, behandeln Sie das separat von gewöhnlich ungenutzter Kapazität.
Bestätigungsvorlage: „September: 20 enthalten, 14 verbraucht, sechs übrig. Nach unserer Vereinbarung umfasst Oktober [26 Stunden für EUR 2.000 / 20 Stunden für EUR 1.400]. Bitte vor Rechnungsstellung bestätigen.“ Das sind fiktive Beträge vor Steuern.
In PayRequest abbilden
Die Rechnungsdokumentation beschreibt individuelle Positionen und Gutschriften mit optionalem Bezug zur Originalrechnung. Speichern kann eine Kundenbenachrichtigung senden; prüfen Sie Betrag und Dokumenttyp vorher. Eine Gutschrift belegt keine tatsächliche Rückzahlung.
Zeiterfassung und Übertrag bleiben in Ihrem vereinbarten Register. Hier wird keine automatische Stundenmessung, Kapazitätsübertragung oder Verrechnung durch PayRequest zugesagt.
Prüfen Sie das Retainer-Angebot und die Rechnungsstellung für Ihren vereinbarten Ablauf. Bei bereits ausgestellten Rechnungen klären Sie mit der Buchhaltung das passende Korrekturdokument.
Redaktioneller Hinweis: mit KI-Unterstützung anhand am 2. Oktober 2026 geprüfter Dokumentation erstellt. Eigene Beispielrechnung, kein Kundenresultat oder Live-Test.
