Un refundable bond est une garantie remboursable fournie par le client, restituée lorsque les conditions de location sont respectées, moins les retenues justifiées. Pour du matériel, il peut s’agir d’un paiement encaissé ou d’une préautorisation temporaire. Précisez lequel : des fonds réservés sont libérés, des fonds encaissés sont remboursés.
Ce guide concerne la location courte de matériel audiovisuel, événementiel et d’équipements. Il ne décrit ni obligations financières, ni produits de garantie, ni régime légal de caution résidentielle. Il propose des points de rédaction et une fiche de règlement.
Bond et security deposit désignent-ils la même chose ?
Dans un contrat de location, ils peuvent avoir le même objectif. Le nom ne dit pas si la somme est débitée, combien de temps elle reste indisponible ou quelles retenues sont autorisées. Définissez montant, mécanisme et restitution.
L’explication du hire bond de Brookvale AV illustre le vocabulaire d’un loueur. Ce n’est ni un tarif général ni une règle juridique. Votre politique doit correspondre à votre processus et au droit local.
| Terme | Explication nécessaire |
|---|---|
| Acompte de réservation | Paiement anticipé et annulation |
| Prix de location | Matériel et période couverts |
| Caution payée d’avance | Débit et conditions de remboursement |
| Caution par préautorisation | Somme réservée, libération et encaissement |
| Rachat de franchise | Frais distincts, périmètre et exclusions |
Un acompte non remboursable n’est pas une caution remboursable. La caution ne remplace pas automatiquement l’assurance et n’autorise pas le prélèvement intégral sans justification.
Préautorisation ou caution encaissée ?
Une préautorisation peut convenir à une location courte avec inspection rapide. Elle permet de libérer les fonds inutilisés sans rembourser un paiement réglé, mais réduit le solde disponible du client. Sa vraie échéance doit couvrir la décision.
Une caution encaissée crée une obligation de remboursement distincte. Utilisez un moyen de paiement compatible et des registres clairs. Ne supposez pas qu’une fonction de retenue assure comptabilité de caution, cantonnement des fonds ou dépôt légal.
Stripe distingue autorisation et encaissement. PayRequest réserve puis libère ou encaisse définitivement dans son processus Stripe actuel. Si la durée dépasse la validité accordée, convenez d’une alternative avant livraison. L’expiration n’est ni un remboursement ni l’autorisation d’un nouveau débit.
Points à préciser dans vos conditions
- Identité de l’entreprise, référence et matériel.
- Montant et devise, séparés du prix de location.
- Réservation de fonds ou débit réel.
- Échéance et méthode acceptée.
- Retour, lieu et responsable de l’inspection.
- Motifs justifiés de retenue et base de calcul.
- Traitement de l’usure, des dommages existants et des accessoires manquants.
- Début de la libération ou du remboursement et notification.
- Contact en cas de contestation ou de délai bancaire.
Ce sont des pistes de rédaction, pas un contrat validé juridiquement. Ne promettez pas un remboursement bancaire instantané ou une durée fixe sans confirmation du prestataire.
Formulation client pour une préautorisation
Caution remboursable : [montant et devise], sous forme de réservation temporaire sur carte. Elle est distincte du prix de location. Nous inspecterons [matériel] avant [date et heure]. Sans retenue justifiée par les conditions, nous libérerons les fonds. Tout prélèvement sera détaillé selon le contrat et l’état des lieux. Votre banque décide quand le solde redevient visiblement disponible.
Pour une caution encaissée, utilisez une explication de paiement et remboursement. Ne mélangez pas réservé et débité. N’annoncez un remboursement automatique qu’après vérification du processus précis.
Exemple : 500 £ de caution pour du matériel AV
Supposons des enceintes et éclairages loués un week-end avec 500 £ autorisés. L’inventaire signé et l’inspection justifient 60 £ de câbles manquants et 40 £ de nettoyage convenu. Ce sont des montants fictifs, pas des tarifs conseillés.
| Ligne | Montant | Preuve |
|---|---|---|
| Autorisation confirmée | 500 £ | Référence prestataire |
| Accessoires manquants | 60 £ | Inventaire et coût de remplacement |
| Nettoyage justifié | 40 £ | Photos et coût convenu |
| Encaissement définitif | 100 £ | Revue complète du règlement |
| Solde libéré | 400 £ | Confirmation prestataire |
L’encaissement Stripe de 100 £ est définitif dans PayRequest. Les 400 £ sont libérés et ne sont plus encaissables depuis la même autorisation. Terminez la vérification des accessoires et coûts avant confirmation. Pour les retours échelonnés, consultez le guide de règlement des retours partiels.
Sans frais justifiés, libérez 500 £. Si 500 £ avaient été payés, le solde doit suivre le processus de remboursement : les écritures ne sont pas identiques.
Conserver les preuves dans le dossier de location
Utilisez mêmes numéros de série, quantités et angles photo au départ et au retour : enceintes, câbles, projecteurs et flight cases. Gardez originaux et échanges client. La checklist d’inspection du matériel couvre la remise physique ; la fiche de règlement relie les preuves à la décision financière.
Commencez par une location courte, un responsable identifié et un dossier complet. Validez l’ensemble avant de promettre cette procédure pour une longue location ou un grand événement.
Utiliser le processus de caution PayRequest
Consultez la fonction de caution, connectez un prestataire compatible et créez un lien de caution avec une référence reconnaissable. Vérifiez Authorized ou Funds reserved. Dans Security Deposits, ouvrez le nom du client ou View Deposit pour consulter statut et échéance. Libérez les fonds ou choisissez Partial Capture si disponible ; vérifiez les montants encaissé et libéré avant confirmation définitive. L’encaissement Stripe actuel est définitif.
Free inclut actuellement 1 caution active et 3 nouvelles cautions par mois. Consultez votre quota dans le tableau de bord et les conditions tarifaires actuelles, surtout pour plusieurs locations simultanées. Le processus actuel d’encaissement de caution Stripe comporte 0 € de frais de plateforme PayRequest ; les frais Stripe et un éventuel abonnement restent distincts. Les paiements ordinaires suivent leurs propres tarifs.
Note éditoriale : vérification le 13 septembre 2026 à partir du code PayRequest et des sources citées. L’IA a aidé à la rédaction ; les nouvelles couvertures sont illustratives. Fiches, messages et montants sont des exemples, pas un paiement exécuté, une validation juridique ou un résultat client démontré.
