Pour vérifier les documents en fin de mois, téléchargez les factures PDF, comparez chaque facture à son historique de paiement et consignez les écarts. Un dossier de PDF ne prouve ni le règlement de toutes les factures ni leur appartenance à la même période.
Ce processus s’adresse au contact financier du client et au fournisseur qui l’aide à retrouver ses factures. Il vérifie les documents et ne remplace pas la clôture comptable.
Séparez les dates utiles
Distinguez date de facture, période de prestation et date de paiement. Une facture du 30 septembre payée le 2 octobre apparaît sur la liste des factures de septembre et celle des paiements d’octobre. Votre comptable détermine le traitement approprié.
Inscrivez période et date de contrôle. Partez des factures attendues ou des achats enregistrés : les seuls PDF visibles ne révèlent pas une facture jamais émise.
Une feuille de contrôle à quatre lignes
Exemple fictif en EUR, sans traitement fiscal.
| Facture | Paiement | Action à la date de contrôle | |
|---|---|---|---|
| A : 400 | Présent | 400 confirmé | Conserver document et référence |
| B : 300 | Présent | Aucun | Noter le solde et vérifier l’échéance |
| C : 500 | Présent | 200 confirmé | Examiner les 300 restants |
| D : 250 attendus | Absent | Non établi | Demander si la facture existe |
Conservez numéro, date, période de prestation, devise, total, paiements confirmés, solde, nom du fichier et responsable de l’écart. Le solde de C est un calcul illustratif, pas une promesse de traitement automatique des paiements partiels.
Retrouver les documents dans PayRequest
La documentation du Customer Portal décrit un compte client lié à la boutique, les PDF et l’historique par facture. Ce compte est distinct du tableau de bord du fournisseur.
- Connectez-vous au portail de la boutique avec votre propre compte client.
- Ouvrez les factures et examinez la facture concernée et son statut.
- Téléchargez le PDF et comparez numéro et montant.
- Consultez l’historique et les détails de transaction associés.
- Répétez pour les documents attendus et attribuez les écarts à un responsable.
Ne présumez pas un export ZIP global, un rôle comptable ou une clôture automatisée. Recevoir des notifications de facturation ne prouve pas un accès personnel au portail.
Résoudre les écarts sans payer deux fois
Une capture de virement montre l’instruction du payeur. Vérifiez la réception et les enregistrements du fournisseur avant tout nouveau paiement. Pour des coordonnées erronées, demandez une correction au fournisseur plutôt que de modifier le PDF. Conservez référence originale et correction.
En attente, impayé et payé sont des états différents. PDF absent, virement non affecté et facture contestée nécessitent des actions distinctes. Gardez les exceptions visibles après la date de contrôle.
Préparer le prochain contrôle
Utilisez le portail de factures PayRequest pour vérifier un mois avec cette feuille. Les fournisseurs peuvent consulter la facturation pour maintenir des documents cohérents. Commencez par une correspondance facture-paiement réellement vérifiée.
Note éditoriale : contenu préparé avec l’aide de l’IA à partir de documentation publiée vérifiée le 2 octobre 2026. La feuille est un exemple original fictif ; aucun test de compte client ni résultat de performance n’est revendiqué.
