Pour facturer un rattrapage comptable, convenez d’abord du travail et du prix total, demandez ensuite l’acompte et vérifiez les encaissements réels avant la facture finale. Séparez ce projet ponctuel de la tenue comptable mensuelle. Un paiement ne prouve pas que les comptes sont terminés.
Ce guide s’adresse aux cabinets et comptables encaissant leurs propres honoraires. Il ne traite ni du recouvrement d’impôts ni de fonds clients. La fiche et les montants sont fictifs, sans résultats clients ni traitement comptable imposé.
Délimitez le projet avant le paiement
« Remettre les comptes de l’an dernier en ordre » peut couvrir des volumes très différents. Notez entités, périodes, comptes bancaires et de paiement, pièces attendues et livrables. Décrivez les informations manquantes et l’accord nécessaire pour les travaux supplémentaires.
Un projet peut porter sur janvier à juin, une entreprise, deux banques et un prestataire de paiement. Il comprend les rapprochements convenus et une liste de points ouverts, sans inclure silencieusement paie, déclarations fiscales ou périodes suivantes.
Merit Consulting Partners présente le rattrapage comme un projet ponctuel distinct de la comptabilité mensuelle. Cela justifie la séparation, pas un taux d’acompte universel ni un prix de marché.
Utilisez une fiche du périmètre au paiement
| Champ | Exemple à adapter |
|---|---|
| Projet | Janvier–juin, une entité |
| Documents | Relevés, exports et justificatifs |
| Livrables | Rapprochements convenus et points ouverts |
| Exclusions | Corrections de paie et déclarations fiscales |
| Prix | 1 800 € ; traitement fiscal à préciser |
| Acompte | 600 € à l’acceptation |
| Solde | À la remise convenue |
| Supplément | Accord écrit sur le prix avant intervention |
Précisez si l’acompte est déduit du prix total. Définissez échéances, annulation et remboursement selon le contrat et les exigences applicables. L’expression « non remboursable » ne rend pas une clause valable partout.
Précisez quand des documents manquants suspendent le travail et qui relance. La facture finale ne doit pas révéler pour la première fois un supplément.
Calculez le solde avec les encaissements confirmés
Pour le projet fictif de 1 800 €, un acompte reçu de 600 € laisse 1 200 €. Avec 240 € de travail supplémentaire approuvé, le total devient 2 040 € et le solde 1 440 €. Les taxes sont exclues.
Déduisez uniquement les encaissements et crédits applicables. Un acompte demandé n’est pas reçu. Si 400 € sont arrivés, déduisez 400 €, pas 600 €. Vérifiez devise, avoirs et remboursements.
Choisissez un modèle cohérent : factures séparées d’acompte et de solde dont la somme correspond au projet, ou facture globale avec acompte imputé et demande ultérieure limitée au restant. Ce sont des modèles de préparation, pas la promesse d’une gestion automatique de toutes les formes de paiement partiel. Le professionnel responsable détermine les documents et le traitement fiscal.
Identifiez chaque étape de paiement
Utilisez la facturation PayRequest pour le montant convenu actuellement dû. Mentionnez projet, période et étape, avec une seule route principale pour cette obligation.
Exemple : « Acompte pour rattrapage janvier–juin, total 1 800 € ; montant dû maintenant 600 € ». La facture finale précise modifications approuvées et acompte reçu. Une ligne vague « prestations comptables » complique l’identification.
Gardez contrat et fiche dans votre processus de projet. PayRequest assure facturation et encaissement ; il ne vérifie pas le grand livre, n’approuve pas le supplément et ne certifie pas la fin des travaux. Conservez les pièces sensibles dans votre système documentaire adapté.
Traitez les pièces manquantes et changements avant la facture
Un compte ou une période supplémentaire peut modifier prix et délai. Obtenez l’accord avant de commencer et mettez la fiche à jour.
Si un point reste ouvert, décrivez-le dans la remise et le critère d’achèvement convenu. Le paiement ne résout pas un écart comptable. Une contestation de paiement et une pièce non expliquée sont deux problèmes distincts.
Avant une relance, vérifiez le restant et les paiements externes. Une capture de virement aide à rechercher sans prouver l’encaissement. Le guide des honoraires de cabinet couvre le parcours général.
Séparez la comptabilité mensuelle du rattrapage
Pour la suite, convenez de date de début, prestations et prix. Notez dernière période rattrapée et première période régulière pour éviter de facturer deux fois le même mois.
Un solde ponctuel ne devient pas une série de prélèvements illimités. L’encaissement récurrent nécessite un accord approprié et une autorisation prise en charge ; un calendrier seul ne les établit pas. Vérifiez abonnements et conditions du forfait.
Free applique 2 % aux paiements standard. Premium actif (5 €/mois) et Business actif (20 €/mois) suppriment ces frais standard de plateforme. Frais du prestataire, commissions et tarifs individuels restent distincts. Consultez les prix actuels pour les fonctions nécessaires.
Terminez par la vérification du solde et la remise
Contrôlez total approuvé, encaissements, crédits, devise et références. Distinguez remise professionnelle et demande de paiement, en précisant les éventuels travaux ultérieurs.
Mesurez paiements terminés, temps de relance, changements, remboursements et prestations suivantes clairement tarifées. Un grand projet ne vaut que si son travail reste réalisable et rentable.
Préparez contrat et fiche d’acompte, puis encaissez l’étape convenue via la facturation PayRequest. Vérifiez l’acompte avant de demander le solde.
Note éditoriale : l’équipe PayRequest a préparé cet article avec une assistance IA. Fiche et calculs sont illustratifs ; aucun revenu client, test pratique ou conseil comptable national n’est revendiqué.
