Fügen Sie die neue Buchhaltung in PayRequest als Kontaktperson hinzu und aktivieren Sie Billing emails. Die Person erhält Kopien per CC, aber keinen Zugang zum Kundenportal. Das primäre Kundenkonto bleibt von der Person getrennt, die Rechnungsbenachrichtigungen benötigt.
Dieser Ablauf hilft Unternehmen und ihren Kunden beim Wechsel der zuständigen Buchhaltung. Er regelt zukünftige Nachrichten und die Übergabe älterer Unterlagen.
Konto, Kontakt und Rolle unterscheiden
Die Dokumentation zu Kontaktpersonen erklärt: Der primäre Kunde bleibt Hauptempfänger und das Kundenkonto für die Anmeldung. Rollen wie Bookkeeping oder Billing sind beschreibende Bezeichnungen. Sie vergeben keine Berechtigungen und aktivieren keine Benachrichtigungen automatisch.
Billing umfasst Rechnungen, Zahlungsbestätigungen, Erinnerungen und Mahnungen. Account umfasst Bestell- und Abonnementupdates. Lassen Sie Account ausgeschaltet, wenn nur Rechnungsinformationen benötigt werden, und prüfen Sie die tatsächlichen Optionen in der Oberfläche.
Die Übergabe dokumentieren
Diese eigene Vorlage ist kein integrierter PayRequest-Export. Lassen Sie die neue Adresse und den Stichtag vom Kunden bestätigen.
| Eintrag | Festhalten | Nachweis |
|---|---|---|
| Primäres Konto | Bestehender Kunde bleibt verantwortlich | Benannter Kontoinhaber |
| Neuer Empfänger | Billing an, Account aus | Gespeicherter Kontakt und Auswahl |
| Bisheriger Empfänger | Nach autorisierter Übergabe entfernen | Entfernung und Stichtag |
| Alte Unterlagen | Rechnungen vor der Änderung | Vereinbarte Dokumente übergeben |
| Erste neue Nachricht | Nächste echte Rechnungs- oder Zahlungsemail | Empfang bestätigt |
Bei einem beispielhaften Wechsel am 4. Oktober erhält der neue Kontakt künftige passende Nachrichten. Septemberrechnungen übergibt der Kunde separat. Das Hinzufügen beweist weder erneuten Versand noch Vollständigkeit alter Nachrichten.
Den Empfänger hinzufügen
Im Portal öffnet der Kunde Contact Persons, wählt Add Contact Person, trägt Name und E-Mail ein, wählt eine Rolle und die Kategorien. Der Anbieter kann dieselben kundenbezogenen Kontakte auch auf der Kundendetailseite im Unternehmensdashboard hinzufügen, bearbeiten oder löschen.
PayRequest dokumentiert höchstens zehn Kontakte je Kunde. Eine Adresse darf je Kunde nur einmal vorkommen; die primäre Kundenadresse kann nicht nochmals als Kontakt angelegt werden. Bearbeiten Sie einen vorhandenen Eintrag, statt für E-Mail-Kopien ein zweites Kundenkonto anzulegen.
Historische Rechnungen separat übergeben
Das Kundenportal bietet Rechnungs-PDFs und Zahlungshistorie. Der primäre Kunde kann vereinbarte Unterlagen über einen autorisierten Übergabeprozess bereitstellen. Teilen Sie kein Kundenpasswort und versprechen Sie keinen separaten Kontaktzugang.
Nach Entfernung bekommt der Kontakt sofort keine zukünftigen Nachrichten mehr. PayRequest versendet keine Löschbenachrichtigung. Kommunizieren Sie den Stichtag selbst. Bereits zugestellte E-Mails oder gespeicherte Dateien werden dadurch nicht zurückgerufen.
Den nächsten echten Versand bestätigen
Eine Vorlage: „Ab [Datum] erhält [Kontakt] Billing-Kopien für Kunde [Referenz]. Das primäre Konto bleibt bei [Inhaber]. [Inhaber] übergibt frühere Rechnungen bis [Stichtag]. Bitte bestätigen Sie die nächste erwartete Nachricht.“ Erstellen Sie keine fiktive zahlbare Rechnung als Routingtest.
Fehlt die Kopie, prüfen Sie Adresse, Kategorie und ob eine passende Nachricht tatsächlich versendet wurde. Prüfen Sie die Zustellung anschließend separat: Ein gespeicherter Kontakt beweist keinen Mailboxempfang.
Prüfen Sie eine Empfängerliste mit PayRequest Kontaktpersonen. Das Kundenportal unterstützt die Verwaltung durch Kunden und den Zugriff auf historische Rechnungen.
Redaktioneller Hinweis: KI unterstützte Artikel und illustrative Grafik. Veröffentlichte Dokumentation am 4. Oktober 2026 geprüft. Vorlage und Nachricht sind eigene Planungsbeispiele, kein Kundenkontotest.
