Rechnungen für Übersetzungen ohne Rundungsfehler

Eine Übersetzungsrechnung sollte die vereinbarte Wortzählung und den exakten Preis erhalten, auch bei Tarifen mit Bruchteilen eines Cents. Speichert Ihr Rechnungsprogramm Einzelpreise mit zwei Dezimalstellen, berechnen Sie zunächst die Übersetzungssumme und stellen diese als eine Position in Rechnung. Wortzahl, vollständiger Tarif und Quellversion gehören in die Beschreibung.

Dieser Ablauf richtet sich an selbstständige Übersetzer und kleine Sprachagenturen mit freigegebenen Quelldateien. Das eigene Rechenbeispiel berücksichtigt eine konkrete PayRequest-Grenze: Positionsmengen sind ganze Zahlen und Einzelpreise haben zwei Dezimalstellen. Das ist bei 0,085 € pro Wort statt 0,08 € oder 0,09 € entscheidend.

Vereinbaren Sie die Rechnungsgrundlage vor der Wortzählung

Bestätigen Sie Sprachrichtung, Dateiname und Revision, Abrechnungseinheit, enthaltene Leistungen und Freigabekontakt. „Englisch nach Niederländisch, Quellwörter in Brief-v3.docx“ ist genauer als „Übersetzungsarbeit“. Bewahren Sie eine Bestellreferenz zusammen mit Preisvereinbarung und Schlussrechnung auf.

Die American Translators Association behandelt Quellwortabrechnung und Zählprobleme bei manchen PDFs. Das beschreibt US-Praxis, keine weltweite Regel. Quellwörter, Zielwörter, Zeichen, Stunden oder ein Festpreis verlangen unterschiedliche Berechnungen. Vereinbaren Sie die Grundlage, statt sie bei längerem Zieltext stillschweigend zu ändern.

Erklären Sie bei Scans oder komplexen Dateien die Bestätigung der Wortzahl und die Kosten der Formatierung. Eine vorläufige Zählung ist nur dann ein fester Endpreis, wenn dies vereinbart wurde. Nennen Sie bei CAT-Analysen die Kategorien und Rabatte, damit der Kunde Bericht und Rechnung abgleichen kann.

Berechnen Sie Worttarife ohne Verlust eines halben Cents

Ein fiktives Projekt umfasst 2.400 neue Wörter zu 0,085 € und 600 Wiederholungen zu 0,025 €. Das sind beispielhaft vereinbarte Tarife, keine Marktpreisempfehlung. Rechnen Sie mit voller Genauigkeit und runden Sie die resultierenden Geldbeträge nach der vereinbarten Methode.

Die erste Beschreibung könnte lauten: „EN→NL, Brief-v3.docx, 2.400 neue Quellwörter × 0,085 € = 204,00 €; Analyse freigegeben am 10. September 2026.“ Die Menge steht für eine bepreiste Arbeitskategorie, nicht für ein Wort zu 204 €.

Wird 0,085 € vor der Multiplikation auf 0,09 € gerundet, ergeben 2.400 Wörter 216 €: 12 € zu viel. Abrunden auf 0,08 € ergibt 192 €: 12 € zu wenig. Ein Feld mit zwei Dezimalstellen kann diesen Worttarif deshalb nicht exakt abbilden.

Das aktuelle PayRequest-Rechnungsmodell speichert Einzelpreise mit zwei Dezimalstellen und Mengen als ganze Zahlen, geprüft am 10. September 2026. Nutzen Sie berechnete Positionssummen, statt auf eine erhaltene dritte Dezimalstelle zu vertrauen. Prüfen Sie die gespeicherte Rechnung und die Kundenansicht; eine korrekte Tabelle beweist nicht, dass die versendete Rechnung stimmt.

Dokumentieren Sie Quellversion und Freigabe

Verbinden Sie die Preisgrundlage mit einer bestimmten Projektversion. ATA hebt beim Angebot für große Übersetzungsprojekte die Identifikation von Material und Lieferanforderungen hervor. Ein kompaktes Register verbindet Auftrag und Rechnung, ohne vertrauliche Kundentexte offenzulegen.

Erfassen Sie Auftrags- oder Bestellreferenz, Sprachpaar, Quellrevision, Zählbericht, Preiskategorien, vereinbarte Summe und schriftliche Freigabe. Lagern Sie Quelldokumente sicher im üblichen Projektsystem. Auf der Rechnung reichen meist Referenz und Preisbasis; sensible Textpassagen gehören dort nicht hinein.

Trifft Brief-v4 nach der Freigabe ein, ersetzen Sie die alte Zählung nicht ohne Änderungsnachweis. Klären Sie, ob der neue Auftrag den ursprünglichen ersetzt oder ergänzt. Neue Texte, gelöschte Abschnitte und Nacharbeit unterscheiden sich; der reine Wortzuwachs misst nicht jeden Zusatzaufwand.

Genehmigt der Kunde im Beispiel 300 zusätzliche neue Wörter zu 0,085 €, kommen 25,50 € hinzu. Die vereinbarte Übersetzungssumme steigt auf 244,50 € vor Steuern. Erfassen Sie diese Freigabe als eigene Position oder separat referenzierte Rechnung, je nach Status der ursprünglichen Rechnung und Buchführungsanforderungen.

Übertragen Sie freigegebene Arbeit in einen Rechnungsentwurf

Erstellen Sie die Kundenrechnung mit PayRequest-Rechnungsstellung. Tragen Sie Auftragsreferenz, Währung, Zahlungsziel und eine Position pro freigegebener Preiskategorie ein. Hinterlegen Sie die vollständige Berechnung in der Beschreibung und verwenden Sie Menge eins mit der Geldsumme, wenn der Worttarif zusätzliche Dezimalstellen braucht.

Prüfen Sie Mindesthonorare, Eilzuschläge und Formatierung getrennt. Ersetzt ein Mindesthonorar einen niedrigeren Rechenbetrag, kennzeichnen Sie dies; berechnen Sie nicht versehentlich Mindesthonorar und vollen Wortpreis zusammen. Nennen Sie bei prozentualen Zuschlägen die Berechnungsbasis. Diese Entscheidungen vereinbaren Sie mit dem Kunden; PayRequest leitet sie nicht aus dem Dokument ab.

Vergleichen Sie vor Versand Beschreibungen und Beträge mit der freigegebenen Analyse. Prüfen Sie Gesamtbetrag, Währung, Kundendaten, Fälligkeit und zutreffende steuerliche Behandlung. Das System zählt keine Quellwörter, interpretiert keine CAT-Rabatte und bestimmt Ihre Steuerpflichten nicht.

Der allgemeine Ablauf steht im Leitfaden zur ersten Rechnung als Selbstständiger. Dieser Artikel ergänzt die übersetzungsspezifische Berechnung und Versionsdokumentation.

Halten Sie Änderungen und Zahlungen nachvollziehbar

Eine ausgestellte Rechnung, eine genehmigte Auftragsänderung und eine eingegangene Zahlung sind getrennte Vorgänge. Verlangt der Kunde nach Versand eine Änderung, nutzen Sie das passende Korrektur- oder Zusatzrechnungsverfahren. Ändern Sie nicht stillschweigend die Grundlage einer bereits bezahlten Transaktion. Die ursprüngliche Referenz muss sichtbar bleiben.

Der Zahlungsplan ist ebenfalls eine eigene Entscheidung. Der Vergleich von Anzahlung, Retainer und Meilensteinzahlung hilft beim Zeitpunkt der Zahlung, nicht bei der Zahl abrechenbarer Wörter. Ein geänderter Zahlungszeitpunkt darf keine undokumentierte Preisänderung werden.

Das Kundenportal für Rechnungen ermöglicht dem Kunden Zugriff auf Abrechnungsunterlagen. Behalten Sie genehmigte Zählung und Revision im Projektregister, verknüpft mit der Rechnungsreferenz. Prüfen Sie den erfassten Zahlungsstatus vor dem finanziellen Abschluss.

Prüfen Sie die aktuellen PayRequest-Preise: Free kostet 2 % je erfolgreicher Zahlung, maximal 25 € pro Transaktion, zuzüglich separater Anbietergebühren. Beginnen Sie mit einem Rechnungsentwurf, dessen gespeicherte Positionssummen exakt der Freigabe entsprechen.

Redaktioneller Hinweis: KI unterstützte Artikel und Titelbild. Beispiele und Freigaberegister sind eigene Illustrationen; die Feldgenauigkeit wurde im Code geprüft. Es werden weder Kundenrechnung noch Transaktionstest oder professionelle Steuerprüfung behauptet.