Cuando una factura de PayPal se paga mediante transferencia bancaria fuera de PayPal, verifica el dinero recibido y regístralo como pago externo en la factura. Introduce solo el importe realmente recibido. No esperes una transacción de PayPal que nunca existió ni marques toda la factura como pagada si queda saldo pendiente.
Esta guía es para autónomos y empresas de servicios cuyo cliente utilizó datos bancarios en lugar del pago de PayPal. Separa el recibo bancario, la factura nativa de PayPal y un posible registro independiente de PayRequest para que un pago no parezca varias ventas.
Identifica si el pago ocurrió fuera de PayPal
«He pagado desde mi banco» puede significar dos cosas. El cliente puede financiar un pago de PayPal con una cuenta vinculada o transferir directamente a tu cuenta profesional. La primera vía puede seguir siendo una transacción de PayPal; la segunda es un ingreso externo.
La guía de métodos de pago de facturas de PayPal incluye cuentas bancarias entre las fuentes de la Wallet y señala que las opciones varían según el mercado. Pregunta qué vía utilizó y verifícala en tus propios registros, no solo mediante la expresión «pago bancario».
Si PayPal muestra una transacción pendiente, consulta la guía de pagos pendientes de facturas de PayPal. No añadas un pago externo para aparentar que terminó. Si el dinero llegó directamente al banco sin pago de PayPal asociado, continúa con el registro externo.
Si encuentras un pago de PayPal completado y una transferencia para la misma obligación, usa el procedimiento para facturas pagadas dos veces. Eso es una investigación de duplicidad, no el ingreso externo único que tratamos aquí.
Verifica el ingreso bancario antes de cambiar el estado
Compara referencia de factura, cliente, importe, moneda y fecha de recepción con tu propio registro bancario. Una captura del cliente ayuda a localizar la transferencia, pero no demuestra su llegada a la cuenta correcta. Confirma que se recibió y corresponde a esa factura.
Guarda una nota breve con identificador de factura, referencia bancaria, importe bruto, moneda, fecha y persona que lo concilió. No copies extractos completos ni transacciones ajenas. Una referencia trazable es más útil que muchas capturas.
Investiga diferencias antes de marcar la factura completamente pagada. Un importe inferior puede ser un pago parcial, comisiones bancarias, conversión de moneda o un error. No todos justifican el mismo ajuste de saldo. Comprueba el acuerdo y lo que sigue siendo exigible.
Con clientes recurrentes, importes iguales pueden corresponder a períodos distintos. Usa número de factura y período del servicio conjuntamente. No asignes automáticamente la transferencia actual a la primera fila abierta.
Registra el pago externo en la factura de PayPal
Abre la factura original y utiliza la acción disponible para registrar un pago desde sus detalles. La guía estadounidense actual de gestión de facturas de PayPal permite registrar pagos externos, incluidos parciales, con notas en la actividad. Los nombres y la disponibilidad pueden variar por cuenta y mercado.
Introduce método externo real, fecha e importe en los campos disponibles. Añade una referencia útil sin datos bancarios sensibles y revisa actividad y saldo. Registrar el ingreso documenta dinero ya recibido; no inicia una transferencia ni mueve fondos a tu saldo de PayPal.
La referencia actual de facturación de PayPal distingue liquidación externa completa y parcial. El registro completo puede producir MARKED_AS_PAID; un importe parcial mantiene PARTIALLY_PAID. Son estados de factura, no pruebas de una nueva transacción procesada por PayPal.
No canceles una venta válida porque el cliente usó otra vía. Archivar organiza la lista; cancelar no equivale a registrar la liquidación. Mantén factura y evidencia unidas para el cliente y la contabilidad.
Concilia una transferencia parcial sin borrar el saldo
Este ejemplo original utiliza una factura ficticia de servicios de 600 €. El cliente debe el total, no ha pagado por otra vía y envía primero 200 € directamente al banco. Todos los importes están en la misma moneda y no incluyen ajustes separados de comisiones.
| Evento | Ingreso verificado | Importe pendiente |
|---|---|---|
| Factura emitida | 0 € | 600 € |
| Primera transferencia externa recibida y registrada | 200 € | 400 € |
| Segunda transferencia externa recibida y registrada | 400 € | 0 € |
Tras el primer ingreso, quedan 600 € − 200 € = 400 €. Marcar los 600 € como pagados borraría una deuda real. Registrar los primeros 200 € dos veces también daría un saldo incorrecto sin mover ni reembolsar dinero.
Después del segundo ingreso, los registros externos suman 600 € y el saldo llega a cero. Antes de introducirlo, busca la referencia bancaria en tus notas. Un correo repetido sobre la misma transferencia no es otro ingreso.
Si introdujiste un registro incorrecto, usa la corrección admitida por PayPal y vuelve a comprobar la factura. No inventes un reembolso cuando no devolviste dinero. Explica la corrección para distinguir un cambio de datos de un movimiento financiero.
Mantén el registro de PayRequest independiente y correcto
Para futuras facturas, la facturación de PayRequest reúne el documento y el flujo del cliente. Si ya mantienes una factura relacionada en PayRequest, concíliala con el mismo ingreso verificado. Una factura nativa de PayPal y otra de PayRequest son registros distintos salvo que una integración verificada los conecte expresamente. Aquí no se promete importación ni sincronización automática.
La vista de factura de PayRequest revisada el 12 de septiembre de 2026 permite cambios manuales de estado y registra estado anterior, nuevo estado y motivo indicado en el historial de actividad. La comprobación previa al recordatorio manual también rechaza recordatorios de facturas confirmadas como pagadas. Estos controles documentan un resultado establecido; cambiar el estado no verifica una transacción bancaria.
Usa pagado solo cuando la factura esté totalmente liquidada. El selector manual revisado no es un libro de pagos parciales. Para un ingreso externo incompleto, conserva importe recibido y saldo en tu conciliación en vez de presentar la factura como completamente pagada.
El portal de clientes ofrece un lugar estable para consultar registros de PayRequest. Comprueba el resultado visible tras corregir el estado y conserva la referencia bancaria como evidencia. Actualizar PayRequest no garantiza detener un recordatorio programado por separado en PayPal u otro sistema.
Confirma al cliente y revisa los recordatorios
Tras verificar y registrar el ingreso completo, revisa los recordatorios del sistema que emitió la factura. Comprueba también colas de correo y procesos contables independientes. Debes dejar de solicitar el importe cobrado manteniendo el historial correcto de la venta.
Una confirmación útil sería: «Recibimos tu transferencia de 600 € para la factura INV-600 el [fecha] y la registramos. El importe pendiente es de 0 €. No se requiere ningún otro pago para esta factura». Para un ingreso parcial, indica lo recibido y el saldo real.
Para la próxima factura, elige un registro principal, incluye su referencia en las instrucciones y define quién concilia transferencias externas. Empieza con la facturación de PayRequest y revisa los precios: Free sin cuota mensual, 2 % por pago completado hasta 25 € por transacción y comisiones independientes del proveedor. Esa información general no determina las comisiones de un ingreso bancario externo ni de un cambio manual de estado.
Nota editorial: la IA ayudó con este artículo y su ilustración. Los controles de estado y recordatorios de PayRequest se revisaron en el código; no se ejecutó ningún pago, reembolso ni cambio de factura. El ejemplo es un modelo operativo original, no asesoramiento contable específico de un país.