Para cobrar una puesta al día contable, acuerda primero trabajo y precio total, solicita el anticipo y comprueba los ingresos reales antes de la factura final. Separa el proyecto puntual de la contabilidad mensual. Un pago no demuestra que los libros estén terminados.
Esta guía se dirige a despachos y contables que cobran sus propios servicios. No trata de recaudar impuestos ni gestionar fondos de clientes. Ficha e importes son ficticios, sin resultados de clientes ni tratamiento contable prescrito.
Define el alcance antes del pago
‘Arreglar los libros del año pasado’ puede significar cargas muy distintas. Registra entidades, periodos, cuentas bancarias y de pago, documentos necesarios y entregables. Indica información pendiente y cómo se aprueba trabajo adicional.
Un proyecto podría cubrir enero a junio, una empresa, dos bancos y un proveedor de pagos. Incluye conciliaciones acordadas y lista de asuntos abiertos, sin incorporar silenciosamente nóminas, declaraciones fiscales o meses posteriores.
Merit Consulting Partners describe la puesta al día como proyecto puntual separado de la contabilidad mensual. Apoya la distinción, no un porcentaje universal de anticipo ni un precio de mercado.
Usa una ficha de alcance y pago
| Campo | Ejemplo que debes adaptar |
|---|---|
| Proyecto | Enero–junio, una entidad |
| Documentos | Extractos, exportaciones y justificantes |
| Entrega | Conciliaciones acordadas y asuntos abiertos |
| Exclusiones | Correcciones de nómina y declaraciones fiscales |
| Precio | 1.800 €; tratamiento fiscal por definir |
| Anticipo | 600 € al aceptar |
| Pago final | En el hito de entrega acordado |
| Cambios | Aprobación escrita del precio antes del trabajo |
Indica si el anticipo se descuenta del total. Define plazos, cancelación y devolución según acuerdo y requisitos aplicables. Llamarlo ‘no reembolsable’ no hace válida una cláusula en todas partes.
Aclara cuándo la falta de documentos pausa el trabajo y quién los solicita. La factura final no debe ser la primera noticia de un suplemento.
Calcula el saldo con cobros confirmados
En el proyecto ficticio de 1.800 €, un anticipo recibido de 600 € deja 1.200 €. Si ambas partes aprueban 240 € adicionales, el total pasa a 2.040 € y quedan 1.440 €. Se excluyen impuestos.
Resta únicamente cobros reales y créditos aplicables. Un anticipo solicitado no está recibido. Si llegaron 400 €, resta 400 €, no 600 €. Comprueba moneda, abonos y devoluciones.
Elige un modelo coherente: facturas separadas de anticipo y saldo cuya suma corresponda al proyecto, o factura total con anticipo aplicado y solicitud posterior solo del restante. Son modelos de planificación, no una promesa de automatización de cualquier pago parcial. El profesional responsable determina documentos y tratamiento fiscal.
Identifica cada etapa de cobro
Utiliza la facturación de PayRequest para el importe acordado actualmente debido. Indica proyecto, periodo y fase, con una vía principal de pago.
Ejemplo: ‘Anticipo de puesta al día enero–junio, total 1.800 €; importe actual 600 €’. La factura final identifica cambios aprobados y anticipo recibido. Una línea genérica de ‘servicios contables’ dificulta la identificación.
Conserva contrato y ficha en tu proceso de proyecto. PayRequest factura y cobra; no inspecciona el libro mayor, aprueba trabajo adicional ni certifica la finalización. Guarda documentos sensibles en tu sistema documental adecuado.
Resuelve documentos pendientes y cambios a tiempo
Una cuenta o periodo extra puede cambiar precio y plazo. Consigue aprobación antes de comenzar y actualiza el registro.
Si un asunto sigue abierto, explícalo en la entrega y en el criterio acordado. El pago no resuelve una diferencia contable. Una disputa de pago y un justificante sin explicar son problemas distintos.
Antes de recordar, comprueba saldo y cobros externos. Una captura de transferencia ayuda a investigar, pero no demuestra recepción. La guía de cobro para despachos cubre el recorrido general.
Acuerda la contabilidad mensual por separado
Define inicio, servicios y precio del trabajo posterior. Identifica último periodo de puesta al día y primer periodo regular para no cobrar un mes dos veces.
Un saldo puntual no se transforma en cargos indefinidos. El cobro recurrente necesita acuerdo y autorización compatibles; crear un calendario no los establece. Revisa suscripciones y condiciones del plan.
Free aplica un 2 % a pagos estándar. Premium activo (5 €/mes) y Business activo (20 €/mes) eliminan esa comisión estándar de plataforma. Proveedor, pagos de comisiones y tarifas individuales siguen reglas separadas. Revisa las funciones necesarias en los precios actuales.
Cierra con saldo y entrega comprobados
Comprueba total aprobado, cobros, créditos, moneda y referencias. Separa entrega profesional y solicitud de pago, indicando posibles trabajos posteriores.
Mide pagos completados, tiempo de seguimiento, cambios, devoluciones y servicios posteriores claramente acordados. Un proyecto grande solo interesa si el trabajo sigue siendo viable y rentable.
Prepara acuerdo y ficha de anticipo, cobra la etapa mediante facturación PayRequest y verifica el anticipo antes de solicitar el saldo.
Nota editorial: el equipo PayRequest preparó el artículo con asistencia de IA. Ficha y cálculos son ilustrativos; no se afirman ingresos de clientes, pruebas prácticas ni asesoramiento contable nacional.
