Facturas de traducción sin errores de redondeo

Una factura de traducción debe conservar el recuento acordado y el precio exacto, incluso con tarifas que incluyen fracciones de céntimo. Si el programa almacena precios unitarios con dos decimales, calcula primero el subtotal de traducción y factúralo como un artículo. Incluye recuento, tarifa completa y versión de origen en la descripción.

Este proceso es para traductores independientes y pequeñas agencias que trabajan con archivos de origen aprobados. El ejemplo original aborda una limitación concreta de PayRequest: las cantidades son enteras y los precios unitarios tienen dos decimales. Esto importa con una tarifa de 0,085 € por palabra, en vez de 0,08 € o 0,09 €.

Acuerda la base de la factura antes de contar palabras

Confirma dirección lingüística, nombre y revisión del archivo, unidad facturable, servicios incluidos y persona responsable de aprobar. «Inglés a neerlandés, palabras de origen de Brief-v3.docx» es más preciso que «traducción». Conserva la referencia de la orden de compra junto con el presupuesto aprobado y la factura.

La American Translators Association analiza la facturación por palabras de origen y las dificultades de algunos PDF. Describe prácticas estadounidenses, no una norma universal. Palabras de origen o destino, caracteres, horas y precios fijos requieren cálculos diferentes. Acuerda la base en lugar de cambiarla silenciosamente cuando la traducción se alarga.

Para escaneos o archivos complejos, explica cómo confirmarás el recuento y cobrarás la maquetación. Un recuento provisional solo se convierte en precio final fijo si así se acuerda. Si usas análisis de traducción asistida, especifica categorías y descuentos para que el cliente pueda comparar informe y factura.

Calcula tarifas por palabra sin perder medio céntimo

Un proyecto ficticio contiene 2.400 palabras nuevas a 0,085 € y 600 repetidas a 0,025 €. Son tarifas ilustrativas supuestamente acordadas, no recomendaciones de mercado. Calcula con toda la precisión y redondea los importes resultantes según el método acordado.

La primera descripción podría ser: «EN→NL, Brief-v3.docx, 2.400 palabras nuevas de origen × 0,085 € = 204,00 €; análisis aprobado el 10 de septiembre de 2026». La cantidad representa una categoría de trabajo valorada, no una palabra que cuesta 204 €.

Redondear 0,085 € a 0,09 € antes de multiplicar produce 216 € para 2.400 palabras: 12 € de más. Redondear a 0,08 € produce 192 €: 12 € de menos. Un campo de dos decimales no puede representar esa tarifa fielmente.

El modelo actual de facturas de PayRequest guarda precios unitarios con dos decimales y cantidades enteras, revisado el 10 de septiembre de 2026. Utiliza el subtotal calculado en vez de confiar en que se conserve un tercer decimal. Revisa la factura guardada y su vista para el cliente; una hoja de cálculo correcta no prueba que la factura enviada lo sea.

Conserva la versión de origen y su aprobación

Relaciona el precio con una versión concreta del encargo. ATA destaca la identificación de materiales y requisitos de entrega al presupuestar proyectos grandes de traducción. Un registro compacto conecta ese alcance con la factura sin exponer texto confidencial del cliente.

Registra referencia del encargo o pedido, par de idiomas, revisión de origen, informe de recuento, categorías tarifarias, subtotal y aprobación escrita. Guarda los documentos de forma segura en tu sistema habitual. La descripción de factura normalmente necesita la referencia y la base del precio, no fragmentos sensibles.

Si Brief-v4 llega después de la aprobación, no sustituyas el recuento anterior sin documentar el cambio. Pregunta si el nuevo trabajo reemplaza o amplía el original. Texto nuevo, fragmentos eliminados y revisiones son casos diferentes; el aumento neto de palabras no mide todo el esfuerzo adicional.

En el ejemplo, 300 palabras nuevas adicionales aprobadas a 0,085 € suman 25,50 €, elevando el total acordado a 244,50 € antes de impuestos. Conserva el cambio aprobado como línea independiente o factura con referencia separada, según el estado de la original y los requisitos contables.

Pasa el trabajo aprobado a un borrador de PayRequest

Crea la factura del cliente con la facturación de PayRequest. Introduce referencia, moneda, plazo de pago y una línea por categoría aprobada. Copia el cálculo completo en cada descripción y usa cantidad uno con el subtotal monetario cuando la tarifa necesite más decimales.

Revisa mínimos, recargos urgentes y maquetación por separado. Si un mínimo sustituye a un importe calculado inferior, señala la sustitución; no cobres por error ambos. Si aplicas un porcentaje adicional, indica su base. Son decisiones que debes acordar con el cliente, no valores que PayRequest obtiene del documento.

Antes de enviar, compara descripciones e importes con el análisis aprobado. Comprueba total, moneda, datos del cliente, vencimiento y tratamiento fiscal aplicable. La plataforma no cuenta palabras de origen, interpreta descuentos de herramientas de traducción ni determina tus obligaciones fiscales.

La guía para enviar tu primera factura freelance explica el proceso general. Este artículo añade el cálculo y el registro de versiones específicos de la traducción.

Mantén la trazabilidad de cambios y pagos

Una factura emitida, una modificación aprobada y un pago recibido son registros distintos. Si el cliente pide cambios después del envío, sigue el procedimiento apropiado de corrección o factura adicional. No alteres silenciosamente la justificación de una transacción pagada. Mantén visible la referencia original.

El calendario de cobro también es una decisión independiente. La comparación de anticipos, retainer y pagos por hitos ayuda a elegir cuándo cobrar, no cuántas palabras son facturables. Cambiar el momento del pago no debe convertirse en un cambio de precio sin documentar.

El portal de facturación del cliente permite acceder a los documentos de cobro. Conserva recuento y revisión aprobados en tu registro, vinculados por referencia de factura. Comprueba el estado del pago antes de cerrar la parte financiera del encargo.

Consulta los precios actuales de PayRequest: Free cobra un 2 % por pago completado, hasta 25 € por transacción, más las comisiones separadas del proveedor. Empieza con un borrador cuyos totales guardados coincidan exactamente con el cálculo aprobado.

Nota editorial: la IA ayudó con el artículo y la portada. Los ejemplos y el registro son ilustraciones originales; la precisión de los campos se comprobó en el código. No se afirma haber probado una factura de cliente, una transacción ni una revisión fiscal profesional.