Pour encaisser une facture de conciergerie, reliez-la aux services convenus, à une période et à un montant encore dû par le propriétaire. Séparez vos prestations des recettes de réservation et des frais déjà déduits. Le propriétaire doit comprendre la facture sans reconstruire chaque séjour.
Ce guide fournit une feuille originale de rapprochement et un exemple pour les petites équipes de gestion locative. Il concerne vos services aux propriétaires ; séjour et garantie des voyageurs restent distincts.
Identifiez le responsable du paiement
Commencez par le contrat. Nettoyage, extra du voyageur et honoraires peuvent concerner le même logement avec des débiteurs différents. N'envoyez pas le même lien à toutes les personnes liées au bien.
Le modèle public de LaMoyne & Co. prévoit des recettes versées directement au propriétaire et une facturation séparée des honoraires et dépenses approuvées. C'est un exemple, pas une règle universelle.
Si vous recevez les recettes et déduisez des frais avant versement, rapprochez d'abord ces déductions. Demandez seulement le restant dû. Ce guide ne prescrit pas comment conserver des fonds clients.
Indiquez partie contractante, contact et référence du bien. Une référence de réservation ne prouve pas que le voyageur doit payer vos prestations au propriétaire.
Facturez des prestations approuvées
Décrivez période, service, propriété et approbation. « Inspections d'octobre, logement A-14, quatre visites » explique mieux la somme que « services immobiliers ».
Pour un pourcentage de gestion, explicitez la base contractuelle. N'y ajoutez pas silencieusement taxes, dépôts ou coûts refacturés. Clarifiez toute ambiguïté avant paiement.
Distinguez coordination et dépense fournisseur remboursable. Conservez justificatif et approbation dans le dossier opérationnel ; une ligne ne prouve pas l'autorisation.
La facturation PayRequest fournit le parcours de règlement. Vos outils restent responsables des réservations, inspections et allocations ; ne supposez pas une intégration automatique non vérifiée.
Rapprochez relevés, déductions et paiements
Un service présent dans deux dossiers ne doit pas être encaissé deux fois. Vérifiez les sommes déjà payées ou déduites avant l'envoi.
Cette feuille est un modèle manuel, pas une fonctionnalité de comptabilité propriétaire annoncée.
| Champ | Preuve | Conséquence |
|---|---|---|
| Propriétaire et période | Contrat et contact | Bon débiteur et bon mois |
| Base des honoraires | Définition et recettes | Calcul convenu |
| Travaux supplémentaires | Accord et service | Extra facturé une fois |
| Dépense remboursable | Justificatif et accord | Séparée de vos honoraires |
| Paiement ou déduction | Relevé et référence | Solde réduit |
| Montant final | Feuille et facture | Restant dû uniquement |
Une contestation doit avoir un responsable et une explication. Conservez l'original et la raison de l'ajustement, sans masquer le changement derrière un nouveau lien.
Exemple fictif : €1,080 de services
Supposons €4,000 de recettes éligibles et 15% d'honoraires, soit €600. Quatre nettoyages approuvés à €80 ajoutent €320 ; une coordination de maintenance ajoute €160. Le sous-total illustratif est €1,080 avant taxes et ajustements applicables.
Ces prix sont fictifs. Chaque visite a une référence, la base une source et la coordination une approbation.
Si €200 ont déjà été reçus, le solde est €880. Si les €600 ont déjà été déduits du relevé, ne les réclamez pas de nouveau. L'encaissement demandé doit suivre le rapprochement.
Pour plusieurs propriétés, conservez l'allocation par bien même si une facture regroupée est convenue. Consultez les factures consolidées sans supposer une importation automatique des plateformes de réservation.
Donnez un seul parcours fiable
Envoyez propriété, période, solde et facture au bon contact. Exemple : « DEMO-208 couvre les services d'octobre pour A-14 et tient compte des €200 reçus. Vérifiez les lignes puis utilisez le lien de la facture. Indiquez la référence pour toute question. »
Une facture liée au paiement facilite le rapprochement. Une page de paiement réutilisable exige une identification fiable du bien, de la période et du montant. Évitez plusieurs demandes pour le même solde.
Les méthodes dépendent du prestataire, du compte et de la transaction. Vérifiez ensuite ses enregistrements et l'état de facture ; un courriel ou une capture du client ne suffit pas.
Pour un virement sans référence, consultez le guide de rapprochement avant relance. Un paiement reçu peut être encore non affecté.
Gardez les garanties voyageurs séparées
Un dépôt ou une empreinte répond à une autre obligation. Il ne doit pas gonfler vos honoraires sans fondement applicable. Une autorisation libérée n'était pas une prestation encaissée.
Utilisez le parcours de garantie locative pour les dommages. Reliez les références sans confondre séjour, garantie et facture de services.
Les réservations, encaissements et revenus propres sont différents. PayRequest sert ici à facturer vos prestations, pas à gérer les canaux ou les versements propriétaires.
Vérifiez le coût et lancez un cycle
Les tarifs actuels indiquent Free à €0 avec 2% standard, Premium à €5/mois et Business à €20/mois. Le forfait payant actif supprime les frais standard de plateforme ; prestataire, commissions et tarifs individuels restent séparés.
À titre de calcul, €1,080 encaissés comme paiement standard réussi sur Free donnent €21.60 de frais PayRequest avant prestataire. Choisissez selon fonctionnalités et volume durable, sans promettre la disparition de tous les frais.
Préparez un brouillon pour un propriétaire et un logement. Vérifiez prestations et paiements antérieurs avant envoi. Suivez règlements, approbations ouvertes et doublons.
Commencez par la facturation PayRequest. Examinez Business pour automatisation et libre-service, puis activez le forfait par son checkout s'il convient.
Note éditoriale : l'IA a contribué au texte et à la couverture. Sources publiques, tarifs et documentation examinés le 8 octobre 2026. Feuille, prix et exemple sont illustratifs ; aucune donnée privée ni performance client alléguée n'est publiée.
