Lorsqu’un virement arrive sans référence de facture, confirmez sa réception, identifiez la facture que le payeur voulait régler et conservez les preuves avant de modifier le statut. Un montant identique est un indice, pas une correspondance unique.
Ce processus d’exception s’adresse aux petites entreprises. Il ne suppose pas que PayRequest puisse deviner la bonne facture à partir de données bancaires incomplètes.
Vérifier réception et synchronisation
Contrôlez compte bénéficiaire, devise, montant, date comptabilisée et identifiant de transaction. Une instruction de virement n’est pas un crédit reçu. Vérifiez ensuite la présence de l’opération dans les données bancaires connectées et la dernière synchronisation.
La documentation Ponto décrit la connexion et le rapprochement par référence. La documentation des virements exige une référence et un montant exacts pour le rapprochement automatique. Une référence absente ou un montant partiel nécessite un examen. Retard de synchronisation et affectation ambiguë sont deux problèmes distincts.
Matrice des cas ambigus
Les factures A et B valent chacune EUR 600. Un seul crédit de EUR 600 porte la description « paiement ». Ni le montant ni la proximité de l’échéance ne suffisent.
| Preuve | Ce qu’elle établit | Action |
|---|---|---|
| Montant seul | Facture possible | Laisser les deux affectations ouvertes |
| Payeur et montant | Client possible | Examiner ses factures ouvertes |
| Avis de paiement citant A | Affectation souhaitée | Vérifier réception et conserver l’avis |
| EUR 900 pour plusieurs factures | Paiement groupé possible | Demander la ventilation |
| EUR 200 pour A | Paiement partiel possible | Confirmer affectation et solde |
Ces lignes sont des scénarios de contrôle, pas une promesse de ventilation automatique par Ponto. N’affectez pas le même crédit deux fois.
Demander la ventilation manquante
Modèle de message :
« Nous avons reçu [montant/devise] le [date], transaction [identifiant]. Le libellé ne précise pas la facture. Merci de confirmer les numéros et le montant affecté à chacun. Nous vérifierons notre enregistrement bancaire avant de modifier le solde. Merci de ne pas payer une seconde fois pendant cet examen. »
Utilisez un canal client connu et demandez uniquement les informations nécessaires. Évitez les relevés complets sans rapport avec l’opération. Si le nom du payeur diffère, consignez l’explication au lieu de deviner.
Modifier le statut après vérification
Conservez identifiant bancaire, facture, ventilation, source de confirmation, responsable et date. Vérifiez qu’un collègue n’a pas déjà affecté le paiement.
La documentation des factures décrit les changements manuels de statut. Utilisez les contrôles prévus après vérification. Ne marquez pas une facture partiellement réglée comme entièrement payée pour supprimer une relance. Clarifiez toute correction avec le responsable ou le support.
Prévenir la prochaine exception
Examinez votre connexion Ponto et fournissez la référence exacte du paiement et le montant. Un ancien numéro de facture n’est pas forcément cette référence. Consultez le rapprochement automatique pour l’organisation générale. Suivez séparément l’ancienneté des exceptions et les doubles affectations.
Note éditoriale : contenu assisté par IA ; documentation vérifiée le 2 octobre 2026. Matrice et message originaux, sans incident bancaire testé revendiqué.
