Expliquez les avantages du parrainage avant de demander le paiement
Décrivez l’événement ou l’initiative, la contribution forfaitaire et précisez exactement quelle forme de reconnaissance est incluse. Indiquez où un nom ou un logo pourra apparaître, les dates pertinentes et toute date limite de soumission. Un modèle de formulaire ne constitue pas un contrat publicitaire et ne garantit pas un emplacement. Si vous devez faire approuver un sponsor avant d’accepter l’offre, organisez cet examen avant de percevoir le paiement.
Recueillez le nom et le logo que vous comptez publier
La raison sociale d’une organisation et le nom de sponsor qu’elle souhaite utiliser en public peuvent différer. Ne demandez ces deux informations que si vous en avez besoin, et vérifiez comment le libellé public sera utilisé. Le téléchargement privé d’un logo permet de conserver le fichier joint à la soumission plutôt que de lui attribuer une URL publique. Vérifiez la pertinence et les autorisations d’utilisation avant d’ajouter le ressource à votre site web, à vos affiches ou à vos supports événementiels.
Suivre les paiements de parrainage séparément des démarches de reconnaissance
Utilisez les soumissions « paiement confirmé » pour rapprocher les contributions reçues ; un paiement en attente ou non confirmé ne constitue pas une vente de parrainage finalisée. Exportez le filtre de statut correspondant pour préparer votre propre liste de contrôle de publication. Le formulaire ne publie pas automatiquement les logos, n’émet pas de reçus fiscaux pour les dons ni ne met en place de prélèvement automatique. Précisez toute procédure manuelle d’approbation, de facturation ou de suivi requise par votre offre de parrainage.