Übergeben Sie für eine manuelle Erstattung die Gutschriftreferenz, genehmigten Betrag und Währung, geprüfte Empfängerdaten und eine Kontrolle früherer Erstattungen. Nach der Überweisung wird die Bank- oder Zahlungsreferenz am Beleg erfasst. Das Gutschriftdokument und die Geldrückzahlung sind getrennte Schritte.
Dieser Ablauf gilt für Teams, in denen eine Person die Korrektur erstellt und eine andere überweist: eine bezahlte Rechnung mit manueller Erstattung, keine Stornierung einer unbezahlten Rechnung oder allgemeines Kundenguthaben.
Prüfen Sie den Erstattungsweg
Die PayRequest-Dokumentation beschreibt den verknüpften Beleg und einen separaten Erstattungsstatus. Beim manuellen Weg müssen Sie überweisen und danach Abschluss samt Referenz erfassen. Die ursprüngliche bezahlte Rechnung bleibt Bezahlt; dieses Label beweist keine Rückzahlung.
Eine laufende Anbietererstattung ist keine zusätzliche Bankzahlungsanweisung. Die frühere Entscheidungsphase erläutert Erstattungsantrag oder Erstattung. Die Gutschriftfunktion beschreibt den Produktablauf; unser Übergabeblatt ergänzt Zuständigkeiten, ohne eine automatische Bankauszahlung zu behaupten.
Übergabe zwischen zwei Verantwortlichen
Der Abrechnungsverantwortliche erstellt das Paket. Der Zahlungsverantwortliche prüft es vor dem üblichen Bankprozess. Bestätigen Sie Empfängerdaten über einen vereinbarten sicheren Kanal; neu mitgeteilte Bankdaten verlangen unabhängige Prüfung.
| Feld | Abrechnung liefert | Zahlung bestätigt |
|---|---|---|
| Beleg | Rechnung und verknüpfte Gutschrift | Dieselbe Gutschriftreferenz |
| Betrag | Betrag, Währung und Grund | Überwiesener Betrag und Währung |
| Empfänger | Geprüfte Anweisungen über sicheren Kanal | Tatsächlich verwendete Angaben |
| Frühere Zahlung | Manuelle Erstattung nötig, Historie geprüft | Dublettenprüfung direkt vor Zahlung |
| Abschluss | Verantwortlicher und Termin | Bankreferenz, Datum, offene Fragen |
Keine Bankpasswörter oder Authentifizierungscodes in Tickets. Bewahren Sie nur notwendige Nachweise auf und beachten Sie Ihre Freigaben. Das Blatt ersetzt keine buchhalterische oder rechtliche Prüfung.
Prüfen Sie drei Belege ohne Doppelzählung
Fiktives EUR-Beispiel: Gutschrift A, EUR 80, manuell; B, EUR 120, manuell; C, EUR 50, laufende Mollie-Erstattung. Drei Korrekturen bedeuten hier zwei Bankaufträge.
Die manuelle Arbeitsliste beträgt EUR 80 + EUR 120 = EUR 200. Nach A mit überprüfter abgeschlossener Überweisung und Referenz bleiben EUR 120. C bleibt in der Anbieterprüfung und gehört nicht zum manuellen Gesamtbetrag.
Bei Abwesenheit des Zahlungsverantwortlichen für B übergeben Sie denselben Datensatz statt eines neuen unverbundenen Auftrags. Bei unklarem Ausgang prüfen Sie zuerst die bestehende Anweisung. Abschlusskriterium ist ein verifizierter Vorgang am richtigen Beleg, nicht nur eine leere Aufgabenliste.
Trennen Sie Anbieterunsicherheit
Mollies Erstattungsdokumentation unterscheidet queued, pending und processing von abgeschlossen. Nach einer unklaren Anfrage sollten Sie feststellen, ob bereits eine Erstattung existiert.
Prüfen Sie den bestehenden Vorgang vor einer weiteren Aktion. Erstellen Sie keinen zweiten Beleg nur wegen fehlender Anzeige beim Kunden. Anbieterstatus und Kundenkonto können zeitversetzt aktualisiert werden; versprechen Sie keine genaue Eingangsuhrzeit.
Erfassen und erläutern Sie den Abschluss
Nach geprüfter manueller Überweisung nutzen Sie Record completed manual refund und tragen die Bank- oder Zahlungsreferenz ein. Prüfen Sie danach den separaten Status. Diese Aktion dokumentiert Ihre Überweisung; sie startet sie nicht und beweist nicht unabhängig den Eingang beim Kunden.
Vorlage: „Gutschrift [Referenz] über [Betrag/Währung] am [Datum] manuell überwiesen, Referenz [Referenz]. Kontakt für Rückfragen zum Eingang: [Name].“ Prüfen Sie gegebenenfalls den E-Mail-Verlauf separat; ein vorhandener Beleg beweist keine Zustellung.
Kunden sehen verknüpfte Dokumente im Kundenportal. Die CSV-Übergabe an die Buchhaltung behandelt den Export; bewahren Sie Erstattungsnachweise bei den Rechnungsdaten auf.
Verfolgen Sie eine Gutschrift bis zur Erstattung
Prüfen Sie Credit Notes und üben Sie eine Übergabe. Für die Einrichtung erstellen Sie ein PayRequest-Konto und legen Ihren genehmigten Zahlungsprozess fest.
Vom PayRequest-Team mit KI-Unterstützung erstellt. Dokumentation und Code zur manuellen Erstattung am 10. Oktober 2026 geprüft. Blatt und Berechnung sind illustrativ, keine Kundenergebnisse.
