Laden Sie für eine monatliche Dokumentenprüfung die Rechnungs-PDFs herunter, vergleichen Sie jede Rechnung mit ihrer Zahlungshistorie und dokumentieren Sie offene Differenzen. Ein vollständiger PDF-Ordner beweist weder die Bezahlung noch die Zuordnung zum gleichen Berichtszeitraum.
Dieser Ablauf richtet sich an die Finanzkontaktperson beim Kunden und den unterstützenden Lieferanten. Er prüft die Vollständigkeit von Unterlagen und ersetzt keinen buchhalterischen Abschluss.
Trennen Sie die relevanten Datumsangaben
Erfassen Sie Rechnungsdatum, Leistungszeitraum und Zahlungsdatum getrennt. Eine Rechnung vom 30. September mit Zahlung am 2. Oktober erscheint in der September-Rechnungsliste und der Oktober-Zahlungsliste. Die buchhalterische Behandlung klären Sie mit Ihrer Buchhaltung.
Notieren Sie Zeitraum und Stichtag. Beginnen Sie mit erwarteten Lieferantenrechnungen oder Einkaufsunterlagen. Aus den sichtbaren PDFs allein erkennen Sie keine Rechnung, die nie erstellt wurde.
Arbeitsblatt mit vier Rechnungen
Die folgenden EUR-Beträge sind ein fiktives Beispiel ohne steuerliche Bewertung.
| Rechnung | Zahlungsnachweis | Aufgabe am Stichtag | |
|---|---|---|---|
| A: 400 | Vorhanden | 400 bestätigt | Dokument und Referenz ablegen |
| B: 300 | Vorhanden | Keine Zahlung | Offenen Betrag und Fälligkeit prüfen |
| C: 500 | Vorhanden | 200 bestätigt | Restbetrag 300 klären |
| D: 250 erwartet | Fehlt | Nicht festgestellt | Lieferanten nach Rechnung fragen |
Erfassen Sie Nummer, Datum, Leistungszeitraum, Währung, Gesamtbetrag, bestätigte Zahlungen, Restbetrag, Dateiname und verantwortliche Person. Die Differenz bei C ist Beispielarithmetik, keine Zusage automatischer Teilzahlungsverarbeitung.
Unterlagen in PayRequest abrufen
Die Customer-Portal-Dokumentation beschreibt den shopbezogenen Kundenzugang, PDF-Downloads und die Zahlungshistorie je Rechnung. Der Kundenzugang ist vom Unternehmensdashboard getrennt.
- Melden Sie sich mit Ihrem eigenen Kundenkonto im Shopportal des Lieferanten an.
- Öffnen Sie Rechnungen und prüfen Sie die betreffende Rechnung samt Status.
- Laden Sie das PDF herunter und vergleichen Sie Nummer und Summe.
- Prüfen Sie Zahlungshistorie und Transaktionsdetails dieser Rechnung.
- Klären Sie fehlende Unterlagen und weisen Sie offene Fälle einer Person zu.
Setzen Sie keinen ZIP-Sammelexport, keine Buchhalterrolle und keinen automatischen Abschluss voraus. Der Empfang von Rechnungsbenachrichtigungen beweist keinen eigenständigen Portalzugang.
Differenzen ohne Doppelzahlung klären
Ein Überweisungs-Screenshot dokumentiert den Auftrag, nicht allein den Zahlungseingang. Prüfen Sie Bankeingang und Lieferantenaufzeichnung vor einer weiteren Zahlung. Fehlerhafte Rechnungsdaten lassen Sie korrekt berichtigen; bearbeiten Sie nicht selbst das PDF. Bewahren Sie Originalreferenz und Korrektur auf.
Ausstehend, unbezahlt und bezahlt sind unterschiedliche Zustände. Fehlende PDFs, nicht zugeordnete Überweisungen und bestrittene Forderungen brauchen unterschiedliche Maßnahmen. Lassen Sie Ausnahmen nach dem Stichtag sichtbar.
Den nächsten Monatscheck vorbereiten
Nutzen Sie das PayRequest-Rechnungsportal für einen Monatsdurchlauf mit diesem Arbeitsblatt. Lieferanten können die Rechnungsstellung für konsistente Ausgangsdokumente prüfen. Beginnen Sie mit einer verifizierten Verbindung zwischen Rechnung und Zahlung.
Redaktioneller Hinweis: mit KI-Unterstützung anhand am 2. Oktober 2026 geprüfter veröffentlichter Dokumentation erstellt. Das Arbeitsblatt ist ein eigenes fiktives Beispiel; kein Kundenkontotest oder Leistungsnachweis wird behauptet.
