Pour transmettre les e-mails de facturation à un nouveau comptable dans PayRequest, ajoutez-le comme Contact Person et activez Billing emails. Il reçoit des copies en CC, sans accès au Portail client. Séparez le compte client principal de la personne qui doit recevoir les notifications.
Ce processus aide les fournisseurs et leurs clients professionnels lors d'un changement de comptable. Il organise les futurs messages et la transmission des anciens documents.
Distinguer compte, contact et rôle
La documentation des contacts précise que le client principal reste le destinataire principal et le compte autorisé à se connecter. Les rôles Bookkeeping ou Billing sont descriptifs : ils ne donnent aucun droit et ne choisissent pas automatiquement les notifications.
Billing comprend factures, confirmations de paiement, rappels et avis de retard. Account comprend les mises à jour de commandes et d'abonnements. Désactivez Account si le comptable n'a besoin que de facturation et vérifiez les options de l'interface actuelle.
Consigner la transmission
Cette grille originale est un outil interne, pas un export intégré à PayRequest. Faites confirmer l'adresse et la date de transition par le client.
| Élément | À consigner | Preuve |
|---|---|---|
| Compte principal | Client existant responsable | Responsable nommé |
| Nouveau destinataire | Billing activé, Account désactivé | Contact et préférences enregistrés |
| Ancien destinataire | Retrait après transmission autorisée | Retrait et date consignés |
| Documents historiques | Factures antérieures au changement | Documents convenus transmis |
| Première notification | Prochaine vraie facture ou confirmation | Réception confirmée |
Pour un changement illustratif le 4 octobre, le nouveau contact reçoit les futurs messages correspondants. Le client fournit les factures de septembre séparément. Ajouter le contact ne prouve pas que les anciens messages ont été renvoyés, lus ou sont complets.
Ajouter le destinataire
Dans le portail, le client ouvre Contact Persons, choisit Add Contact Person, indique nom et e-mail, puis rôle et catégories. Le fournisseur peut aussi gérer ces mêmes contacts depuis la fiche client du tableau de bord professionnel.
PayRequest documente dix contacts maximum par client. Une adresse ne peut figurer qu'une fois pour un client et l'adresse principale ne peut pas être ajoutée de nouveau comme contact. Modifiez un contact existant plutôt que créer un second compte client pour recevoir des copies.
Transmettre les anciennes factures séparément
Le Portail client permet de télécharger les PDF de factures et de consulter l'historique des paiements. Le client principal peut fournir les documents convenus selon son processus autorisé. Ne partagez pas son mot de passe et ne promettez pas un accès distinct pour le contact.
Supprimer un contact arrête immédiatement les futures notifications. PayRequest ne lui envoie pas d'avis de suppression. Communiquez la date vous-même. Cette action ne rappelle pas les e-mails déjà livrés ni les fichiers déjà enregistrés.
Vérifier le prochain vrai message
Exemple : « À partir du [date], [contact] reçoit les copies Billing du client [référence]. Le compte principal reste sous la responsabilité de [personne]. [Personne] fournit les anciennes factures jusqu'au [date limite]. Merci de confirmer la prochaine notification attendue. » Ne créez pas de facture fictive à payer pour tester le routage.
Si la copie manque, vérifiez adresse, catégorie et envoi réel d'un message correspondant. Examinez ensuite la délivrabilité : enregistrer un contact ne prouve pas la réception dans sa boîte.
Commencez par une liste avec les contacts PayRequest. Le Portail client permet au client de gérer ses contacts et ses anciennes factures.
Note éditoriale : l'IA a aidé à rédiger cet article et sa couverture illustrative. Documentation publiée vérifiée le 4 octobre 2026. Grille et message sont des exemples originaux de préparation, pas un test de compte client.
