Ouvrez le dossier de recouvrement PayRequest contesté et choisissez Pause pour le mettre en attente. Cela suspend l'escalade automatique et le traitement quotidien de ce dossier. Avant Resume, vérifiez solde, justificatifs et ancienneté du retard : la pause ne change pas l'échéance et la reprise peut déclencher l'étape suivante.
Cette checklist concerne les équipes de facturation qui examinent un dossier existant. Elle décrit le produit, pas la validité juridique d'une créance ni les règles locales de recouvrement.
Identifier le dossier et la contestation
Consignez numéro de dossier, facture liée ou dette externe, montant contesté et motif. « Une ligne est contestée » est plus utile que « client mécontent ». Conservez facture et accord, nommez un responsable et fixez une date de contrôle interne. Cette date n'est pas une fonction de reprise automatique.
La documentation de gestion des dossiers prévoit la pause pendant une négociation ou un examen. Dans Debt Collection, ouvrez le dossier, choisissez Pause dans Actions et confirmez. Vérifiez le statut Paused et la bannière. Le portail affiche Case On Hold.
Délimiter l'effet de la pause
Un dossier est un seul processus. Les autres factures, abonnements, intégrations ou messages manuels du client ne sont pas automatiquement suspendus.
| Action | Comportement documenté | Contrôle |
|---|---|---|
| Escalade automatique | Suspendue pendant Paused | Bon dossier en attente |
| Traitement quotidien | Ignore le dossier | Responsable et date de contrôle |
| Rappels manuels et notes | Restent disponibles | Autorité d'envoi convenue |
| Lien de paiement | Reste actif | Nouveaux encaissements vérifiés |
| Autres automatisations | Pas établies par la pause du dossier | Contrôle séparé |
Cette matrice originale n'est pas un écran de configuration supplémentaire. Un collègue peut encore envoyer un rappel et le client peut payer. Expliquez la portée de l'attente à l'équipe.
Calculer le temps écoulé
Une facture illustrative était due le 20 septembre. Le 4 octobre, elle a 14 jours de retard ; lors du contrôle le 11 octobre, 21 jours. Sept jours d'examen ne rajeunissent pas la facture.
Selon la documentation, Resume remet le dossier sur Active, recalcule les jours de retard à la date actuelle et relance le traitement au prochain passage quotidien. Si suffisamment de temps s'est écoulé, une escalade peut avoir lieu. Vérifiez dossier et pipeline avant Resume ; ne promettez pas un retour au premier rappel ou une semaine supplémentaire.
Vérifier paiements et décision
Quatre points : contestation exacte, justificatifs examinés, paiement ou ajustement confirmé, personne autorisant le prochain message. Une promesse de virement n'est pas un encaissement.
PayRequest permet d'enregistrer manuellement un paiement sur les dossiers actifs ou en pause, avec montant, date, méthode et note. Vérifiez la réception externe avant l'enregistrement, puis le solde. Paiement, correction documentaire et abandon du solde sont distincts. Waive Remaining est définitif et clôture le dossier comme Paid. Ce n'est pas une pause et cela ne prouve pas que l'argent a été reçu. Ne l'utilisez pas pour simplement arrêter l'escalade.
Communiquer puis contrôler la reprise
Exemple : « Dossier [numéro] en attente pendant l'examen de [problème] par [responsable] avant [date]. Le lien de paiement reste disponible. Nous confirmerons solde et prochaine étape avant reprise. » Ne dites pas que tous les messages sont arrêtés sans vérification séparée.
Après résolution, vérifiez solde, étape et message client avant Resume. Confirmez Active et consultez la chronologie après traitement. Si le désaccord persiste, gardez un responsable et une nouvelle date de contrôle.
Utilisez le recouvrement PayRequest pour l'attente et la chronologie, et la facturation pour le document sous-jacent.
Note éditoriale : l'IA a aidé à rédiger article et couverture. Documentation vérifiée le 4 octobre 2026. Dates et grilles sont des exemples originaux ; aucun test de compte, délai juridique ni résultat de recouvrement revendiqué.
