Para enviar los correos de facturación al nuevo contable en PayRequest, añádelo como Contact Person y activa Billing emails. Recibirá copias en CC, sin acceso al Portal de clientes. Separa la cuenta principal del cliente de quien necesita las notificaciones de facturas.
Este proceso ayuda a proveedores y clientes empresariales cuando cambia la persona responsable de la contabilidad. Organiza los próximos mensajes y la entrega de documentos antiguos.
Distingue cuenta, contacto y función
La documentación de contactos indica que el cliente principal sigue siendo el destinatario principal y la cuenta con acceso al portal. Las funciones Bookkeeping o Billing son etiquetas descriptivas: no conceden permisos ni seleccionan notificaciones automáticamente.
Billing incluye facturas, confirmaciones de pago, recordatorios y avisos de retraso. Account incluye actualizaciones de pedidos y suscripciones. Desactiva Account si el contable solo necesita facturación y comprueba las opciones de la interfaz actual.
Registra el relevo
Esta hoja original es una herramienta interna, no una exportación integrada de PayRequest. Pide al cliente que confirme la dirección nueva y la fecha del cambio.
| Elemento | Registrar | Prueba |
|---|---|---|
| Cuenta principal | Cliente existente responsable | Titular identificado |
| Nuevo destinatario | Billing activado, Account desactivado | Contacto y preferencias guardados |
| Destinatario anterior | Retirar después del relevo autorizado | Retirada y fecha registradas |
| Documentos antiguos | Facturas anteriores al cambio | Documentos acordados entregados |
| Primera notificación | Próxima factura o confirmación real | Recepción confirmada |
En un cambio ilustrativo el 4 de octubre, el contacto nuevo recibe los mensajes futuros correspondientes. El cliente entrega las facturas de septiembre aparte. Añadirlo no demuestra que los mensajes anteriores se reenviaron, leyeron o estén completos.
Añade al destinatario
El cliente abre Contact Persons, selecciona Add Contact Person, introduce nombre y correo y elige función y categorías. El proveedor también puede añadir, editar o eliminar estos mismos contactos desde la ficha del cliente en el panel empresarial.
PayRequest documenta un máximo de diez contactos por cliente. Cada dirección solo puede aparecer una vez para ese cliente; la dirección principal no puede añadirse otra vez como contacto. Edita el registro existente en lugar de crear una segunda cuenta para recibir copias.
Entrega las facturas anteriores por separado
El Portal de clientes ofrece PDF de facturas e historial de pagos. El cliente principal puede entregar los documentos acordados mediante su proceso autorizado habitual. No compartas su contraseña ni prometas un acceso separado para el contacto.
Eliminar un contacto detiene las notificaciones futuras inmediatamente. PayRequest no envía un aviso de eliminación. Comunica tú la fecha. La eliminación no recupera correos ya entregados ni archivos ya guardados.
Confirma el próximo mensaje real
Ejemplo: «Desde [fecha], [contacto] recibe copias Billing para el cliente [referencia]. La cuenta principal sigue a cargo de [titular]. [Titular] entrega las facturas anteriores hasta [fecha límite]. Confirma la próxima notificación esperada». No crees una factura ficticia pagadera para probar el envío.
Si falta la copia, comprueba dirección, categoría y si realmente se envió un mensaje correspondiente. Investiga después la entrega: guardar un contacto no demuestra recepción en su buzón.
Revisa una lista con Contactos de PayRequest. El Portal de clientes permite al cliente gestionar contactos y acceder a facturas anteriores.
Nota editorial: la IA ayudó con el artículo y la portada ilustrativa. Documentación publicada revisada el 4 de octubre de 2026. Hoja y mensaje son ejemplos originales de planificación, no una prueba de cuenta.
