Pour un remboursement manuel d'avoir, transmettez au responsable du paiement la référence de l'avoir, le montant et la devise approuvés, les instructions vérifiées du bénéficiaire et le contrôle des remboursements antérieurs. Après le transfert, enregistrez sa référence bancaire ou de paiement. Document et retour d'argent sont deux étapes distinctes.
Ce parcours concerne une équipe où une personne crée la correction et une autre effectue le virement. Il vise une facture payée avec remboursement manuel, pas l'annulation d'une facture impayée ni un solde client général.
Vérifier le mode de remboursement
La documentation PayRequest sur les avoirs décrit un document lié et un statut de remboursement séparé. Pour le mode manuel, il faut transférer l'argent puis enregistrer l'achèvement et sa référence. La facture initiale reste Payée : ce libellé ne prouve pas le remboursement.
Un remboursement fournisseur en cours n'est pas une instruction de payer aussi par virement. Le guide demande ou remboursement effectué explique l'étape de décision antérieure. La fonction Credit Notes décrit le produit ; notre fiche ajoute une répartition des responsabilités, sans prétendre que PayRequest exécute le virement manuel.
Utiliser un relais entre deux responsables
La facturation prépare le dossier ; le responsable du paiement le vérifie avant le processus bancaire habituel. Confirmez les instructions par un canal sécurisé convenu. Un nouveau compte bancaire communiqué dans un ticket exige une vérification indépendante.
| Champ | La facturation fournit | Le paiement retourne |
|---|---|---|
| Document | Facture et avoir lié | Même référence d'avoir |
| Somme | Montant, devise et motif | Montant transféré et devise |
| Bénéficiaire | Instructions vérifiées par canal sûr | Instructions réellement utilisées |
| Historique | Remboursement manuel requis et contrôle antérieur | Vérification des doublons juste avant paiement |
| Achèvement | Responsable et échéance | Référence, date et exceptions ouvertes |
Ne placez aucun mot de passe bancaire ou code d'authentification dans un ticket. Gardez seulement les preuves nécessaires et appliquez vos règles d'approbation. Cette fiche ne remplace pas un examen comptable ou juridique.
Réconcilier trois avoirs sans doublon
Exemple fictif en EUR : A vaut EUR 80 et exige un virement manuel ; B vaut EUR 120, également manuel ; C vaut EUR 50 et possède déjà un remboursement Mollie en cours. Trois corrections correspondent ici à deux virements.
La charge manuelle est EUR 80 + EUR 120 = EUR 200. Une fois A relié à un transfert achevé vérifié, EUR 120 reste dans la file manuelle. C reste dans le contrôle fournisseur, hors de ce total.
Si le responsable de B est absent, transmettez le même dossier à un autre, sans nouvelle instruction non suivie. Si le résultat est incertain, recherchez d'abord le transfert existant. Le critère de clôture est une preuve vérifiée liée au bon avoir, pas simplement une liste de tâches vide.
Séparer l'incertitude fournisseur
La documentation Mollie distingue queued, pending et processing d'un remboursement terminé. Après une requête incertaine, vérifiez si un remboursement existe déjà.
Contrôlez le remboursement existant avant toute nouvelle action. Ne créez pas un second avoir seulement parce que le client ne voit pas encore l'argent. Le statut fournisseur et l'affichage bancaire du client peuvent évoluer à des moments différents : ne promettez pas une heure précise d'arrivée.
Enregistrer puis expliquer l'achèvement
Après vérification du virement manuel, utilisez Record completed manual refund et saisissez sa référence. Contrôlez le statut séparé de l'avoir. Cette action enregistre le virement ; elle ne l'exécute pas et ne prouve pas indépendamment la réception sur le compte client.
Modèle : « Avoir [référence], [montant/devise], réglé par virement manuel le [date], référence [référence]. Contact pour vérifier la réception : [responsable]. » Contrôlez séparément l'historique des e-mails si une notification est requise : l'existence du document ne prouve pas sa livraison.
Le client voit les documents liés dans le portail client. La fiche de transmission CSV au comptable concerne l'export ; gardez les preuves avec le dossier de facturation.
Vérifier un avoir jusqu'au règlement
Consultez Credit Notes et répétez une transmission représentative. Pour la mise en place, créez un compte PayRequest et définissez votre processus approuvé.
Préparé par l'équipe PayRequest avec assistance de l'IA. Documentation et code du remboursement manuel examinés le 10 octobre 2026. Fiche et calcul illustratifs, aucun résultat client revendiqué.
