Voor het wegwerken van een boekhoudachterstand spreek je eerst de werkzaamheden en totaalprijs af. Vraag daarna de afgesproken aanbetaling en controleer de werkelijk ontvangen bedragen vóór de eindfactuur. Houd dit eenmalige project apart van de maandelijkse boekhouding. Een betaling bewijst niet dat de administratie is afgerond.
Deze gids is voor accountants en boekhouders die hun eigen diensten laten betalen. Hij gaat niet over het innen van belastingschulden of het beheren van klantgelden. Het werkblad en de bedragen zijn fictieve voorbeelden, geen klantresultaten of voorgeschreven boekhoudkundige verwerking.
Baken het project af vóór de eerste betaling
‘De administratie van vorig jaar herstellen’ kan heel verschillende hoeveelheden werk betekenen. Leg entiteiten, perioden, bankrekeningen, betaalaccounts, benodigde documenten en oplevering vast. Benoem ontbrekende informatie en spreek af hoe meerwerk wordt goedgekeurd.
Een project kan bijvoorbeeld januari tot en met juni omvatten voor één bedrijf, twee bankrekeningen en één betaalprovider. De oplevering bestaat uit afgesproken aansluitingen en een overzicht van open punten. Looncorrecties, belastingaangiften en volgende perioden zijn niet stilzwijgend inbegrepen.
Merit Consulting Partners beschrijft herstelwerk als een apart eenmalig project naast maandelijkse boekhouding. Dat ondersteunt het onderscheid, maar bewijst geen universeel aanbetalingspercentage of marktprijs.
Gebruik een werkblad van opdracht naar betaling
| Onderdeel | Voorbeeld voor je eigen afspraken |
|---|---|
| Project | Herstel januari–juni, één onderneming |
| Aanlevering | Afschriften, transactiebestanden en bewijsstukken |
| Oplevering | Afgesproken aansluitingen en openpuntenlijst |
| Uitgesloten | Looncorrecties en belastingaangiften |
| Prijs | €1.800; belastingverwerking apart vastleggen |
| Aanbetaling | €600 bij akkoord |
| Eindbetaling | Bij afgesproken opleveringsmoment |
| Meerwerk | Schriftelijk prijsakkoord vóór uitvoering |
Vermeld of de aanbetaling van de totaalprijs afgaat. Leg termijnen, annulering en terugbetaling vast volgens de afspraken en toepasselijke regels. Het woord ‘niet-restitueerbaar’ maakt een afspraak niet automatisch overal rechtsgeldig.
Spreek af wanneer ontbrekende documenten het werk pauzeren en wie navraag doet. De eindfactuur hoort niet de eerste melding van extra werk of ontbrekende stukken te zijn.
Bereken het restbedrag uit echte ontvangsten
Bij het fictieve project van €1.800 blijft na een ontvangen aanbetaling van €600 nog €1.200 over. Keuren beide partijen €240 meerwerk goed, dan wordt de afgesproken totaalprijs €2.040 en het restbedrag €1.440. Belasting is buiten dit voorbeeld gehouden.
De berekening is afgesproken totaal minus bevestigde ontvangsten en toepasselijke verrekeningen. Een gevraagde aanbetaling is geen ontvangen betaling. Is slechts €400 binnengekomen, trek dan €400 af, niet de gevraagde €600. Controleer valuta, creditnota's en terugbetalingen.
Kies één factuurmodel. Bij losse aanbetalings- en eindfacturen moet de som aansluiten op het te innen projectbedrag. Bij één volledige projectfactuur met verrekening mag een later betaalverzoek alleen het restant innen. Dit zijn planningsmodellen, geen belofte dat PayRequest elke deelbetalingsconstructie automatisch verwerkt. Stem de factuur- en belastingverwerking af met de verantwoordelijke accountant.
Laat iedere betaalfase herkenbaar zijn
Maak via PayRequest facturatie de afgesproken betaling voor het bedrag dat nu verschuldigd is. Vermeld project, periode en betaalfase. Geef de klant één primaire betaalroute voor die verplichting.
Een voorbeeldregel is: ‘Aanbetaling op herstel administratie januari–juni, projectprijs €1.800; nu te betalen €600.’ Op de eindfactuur moeten goedgekeurde wijzigingen en ontvangen aanbetaling herkenbaar zijn. ‘Administratieve diensten’ is vaak te vaag.
Bewaar overeenkomst en werkblad in je projectproces. PayRequest verzorgt facturatie en betaling; het controleert geen grootboek, keurt geen meerwerk goed en verklaart geen administratie afgerond. Bewaar afschriften en gevoelige financiële documenten in je geschikte documentomgeving.
Bespreek ontbrekende stukken en meerwerk op tijd
Verschijnt een extra bankrekening of periode, leg dan uit wat dit voor prijs en planning betekent. Vraag akkoord vóór het extra werk en werk de opdrachtgegevens bij.
Blijft een punt onopgelost, benoem dat in de overdracht en het afgesproken opleveringscriterium. Een betaling lost geen boekhoudkundig verschil op. Een chargeback en een open administratief punt zijn verschillende problemen.
Controleer vóór een herinnering het restbedrag en eventuele externe betalingen. Een screenshot helpt zoeken, maar bewijst niet dat het geld is ontvangen. Het artikel over betalingen aan accountantskantoren behandelt de bredere betaalroute.
Maak maandelijkse boekhouding een aparte afspraak
Spreek voor vervolgwerk startdatum, inhoud en prijs apart af. Leg de laatste herstelperiode en eerste reguliere periode vast om dubbele facturatie te voorkomen.
Maak van een eenmalig restbedrag geen onbegrensde maandelijkse afschrijving. Terugkerende incasso vereist passende toestemming en een ondersteunde betaalmachtiging. Een schema maken verleent die toestemming niet. Bekijk abonnementen en de relevante planvoorwaarden.
Free rekent 2% op standaardbetalingen. Actieve Premium (€5 per maand) en Business (€20 per maand) laten standaard platformfees vervallen. Providerkosten blijven apart; commissies en individuele tarieven hebben eigen regels. Kies de nodige functies via de actuele prijzen.
Sluit af met een saldo- en overdrachtscontrole
Controleer goedgekeurde totaalprijs, ontvangsten, verrekeningen, valuta en factuurreferenties. Stuur de inhoudelijke overdracht apart van de betaalvraag en benoem vervolgwerk voor resterende punten.
Meet afgeronde betalingen, tijd voor opvolging, meerwerk, terugbetalingen en klanten die een duidelijk geprijsde vervolgdienst afnemen. Een groot project is alleen aantrekkelijk als het uitvoerbaar en rendabel blijft.
Maak één herstelopdracht met aanbetalingswerkblad en gebruik PayRequest facturatie voor de afgesproken fase. Controleer de aanbetaling vóór je het restant vraagt.
Redactionele toelichting: het PayRequest Team maakte dit artikel met AI-ondersteuning. Werkblad en berekeningen zijn illustratief; er worden geen klantopbrengsten, praktijktests of landspecifieke boekhoudadviezen geclaimd.
