Ongebruikte retaineruren kunnen extra capaciteit voor de volgende maand worden of een geldelijke vermindering van de volgende factuur. Dat zijn verschillende afspraken. Kies de overeengekomen regel voordat je factureert; beide voordelen voor dezelfde uren kunnen de klant dubbel compenseren.
Dit voorbeeld is voor consultants en kleine dienstverlenende bureaus met een maandelijkse urenbundel. Het is een operationele berekening, geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies.
Vergelijk twee expliciete afspraken
Stel: EUR 2.000 per maand omvat 20 uur. In september zijn 14 uur gebruikt, dus zes blijven over. Alleen voor het kortingsvoorbeeld spreken partijen een waarde van EUR 100 per ongebruikt uur af. Een vast maandbedrag bepaalt niet vanzelf zo’n kortingswaarde.
| Afgesproken regel | Oktoberfactuur vóór belasting | Beschikbare oktoberuren |
|---|---|---|
| Alle zes uren doorschuiven | EUR 2.000 | 20 + 6 = 26 |
| Zes uren crediteren à EUR 100 | EUR 2.000 − EUR 600 = EUR 1.400 | 20 |
| Geen doorschuiven of korting | EUR 2.000 | 20 |
De derde regel is een mogelijke expliciete afspraak, geen wettelijke standaard. Bij doorschuiven stijgt je toekomstige leveringsverplichting. Bij korting daalt het volgende factuurbedrag. Leid geen van beide stilzwijgend af uit “maandelijkse ondersteuning”.
Reken de tweede maand door
Bij 23 gebruikte oktoberuren verbruik je met doorschuiven eerst de zes oudere uren en daarna 17 nieuwe uren. Er blijven drie nieuwe uren over. Of die naar november mogen, hangt af van de afgesproken limiet en vervaldatum.
Bij factuurkorting omvat oktober slechts 20 uur. Voor de drie extra uren geldt de afgesproken goedkeuringsregel voor meerwerk. Een septemberkorting levert niet ook zes extra oktoberuren op.
Houd een capaciteitsregister bij: klant, periode, beginsaldo, nieuwe bundel, verbruik, vervallen uren, eindsaldo en akkoordreferentie. Registreer geldcorrecties apart met een koppeling naar factuur of creditnota. Trek geen eurobedrag van een urensaldo af.
Bevestig de regel vóór de volgende factuur
Leg maximum, vervaldatum, oudste-uren-eerst, meerwerkgoedkeuring en beëindiging vast. Zijn uren ongebruikt omdat jij afgesproken werk niet kon leveren, onderzoek dat afzonderlijk.
Stuur ter bevestiging: “September: 20 inbegrepen, 14 gebruikt, zes over. Volgens onze afspraak wordt oktober [26 uur voor EUR 2.000 / 20 uur voor EUR 1.400]. Bevestig dit vóór facturatie.” Bedragen zijn fictief en exclusief belasting.
Vertaal de keuze naar PayRequest
De factuurdocumentatie beschrijft eigen factuurregels en creditnota’s die aan een oorspronkelijke factuur kunnen worden gekoppeld. Opslaan kan een klantmelding versturen: controleer bedrag en documenttype vooraf. Een creditnota bewijst niet dat geld is teruggestort.
Houd tijdregistratie en doorschuifberekeningen in je eigen overeengekomen register. We claimen hier geen automatische urenmeting, rollover of verrekening door PayRequest.
Gebruik de retainer-productpagina voor een duidelijk aanbod en facturatie voor het afgesproken document. Vraag bij een al uitgegeven factuur aan je boekhouder welk correctiedocument passend is, in plaats van de historie stilzwijgend te herschrijven.
Redactionele toelichting: gemaakt met AI-ondersteuning; documentatie gecontroleerd op 2 oktober 2026. De berekening is een origineel voorbeeld, geen klantresultaat of live retainertest.
