Een factuur-CSV van PayRequest is een momentopname met één rij per factuur: bedragen, datums, status en tags. Het bestand helpt bij een gestructureerde overdracht aan je boekhouder. Op zichzelf is het geen bankafschrift en geen bewijs dat iedere factuur met status Paid overeenkomt met ontvangen geld.
Bepaal daarom de scope, controleer de cijfers en benoem welke aanvullende documenten nodig zijn. Laat de boekhouder dat niet uit de bestandsnaam afleiden.
Ken de gedocumenteerde kolommen
De documentatie over Bulk Invoice Actions noemt tien exportkolommen: ID, Number, Customer, Amount (EUR), Tax (EUR), Total (EUR), Status, Date, Due Date en Tags. Amount is vóór belasting; Total inclusief belasting. Customer kan naam, e-mail of een opgeslagen klantnaam zijn.
Deze lijst bevat geen betaaltransactie-ID, paid-at-tijdstip, providerfee, refundbedrag of payoutreferentie. Controleer het echte bestand. Date is de factuurdatum; Due Date de vervaldatum. Geen van beide staat voor de datum waarop geld op je bankrekening kwam.
Definieer de scope
Ga naar Bulk Actions, kies Export en vervolgens Export Invoices. Export is een apart type, niet de factuuractie Mark as Paid of Send Reminders. Je kunt alles exporteren of geselecteerde tags gebruiken; controleer of any- of all-match is ingesteld.
De Export Functions-documentatie beschrijft handmatige CSV-downloads en tagfilters, geen periodiek geplande exports. Gearchiveerde items kunnen aanwezig zijn tenzij tags ze uitsluiten. Neem niet aan dat een statusfilter of datumbereik op een ander scherm automatisch dezelfde export beperkt.
Heb je een periode nodig, controleer dan de rijen en leg de gebruikte datumregel in een werkkopie vast. Vraag welke datumbasis de boekhouder nodig heeft: factuurdatum, vervaldatum en betaaldatum beantwoorden andere vragen.
Voeg een overdrachtsblad toe
Bewaar het originele downloadbestand ongewijzigd en maak een aparte werkkopie. Originele proceschecklist:
| Onderdeel | Voorbeeldnotitie |
|---|---|
| Exportmoment | 6 oktober 2026, 10:00 Europe/Amsterdam; door uitvoerder vastgelegd |
| Entiteit en doelgroep | Facturen; tag “client-work”; any-match |
| Perioderegel | Werkkopie met factuurdatums 1–30 september; vervaldatum niet als filter gebruikt |
| Rijcontrole | Verwachte IDs gecontroleerd; dubbele IDs onderzocht |
| Betaalbewijs | Aparte bank-/providerrecords waar beschikbaar; onopgeloste matches benoemd |
| Eigenaar | Contactpersoon voor scope- en statusvragen |
Dit is een voorgestelde procesnotitie, geen automatisch PayRequest-rapport. Beschrijf de werkelijk gebruikte selectie, uitsluitingen en onzekerheden.
Controleer bedragen zonder ze gelijk te stellen aan cash
Stel drie voorbeeldfacturen met 21% belasting: bedragen vóór belasting €100, €200 en €50; belasting €21, €42 en €10,50; totalen €121, €242 en €60,50. De controlesommen zijn €350 vóór belasting, €73,50 belasting en €423,50 inclusief belasting.
Hebben de eerste twee status Paid, dan tellen hun factuurtotalen op tot €363. Dat is een documentsom met die status, geen bewijs van bankontvangst, betaaldatum, inhoudingen of latere refunds. De documentatie noemt ook Mark as Paid als bulkactie; status alleen laat daarom niet zien welk betaalbewijs eraan ten grondslag ligt.
Dit is een rekencontrole, geen belastingadvies. Gebruik de echte factuurbedragen en bespreek belasting, valuta, credits en refunds met de boekhouder.
Controleer import en vervolgexport
Behandel IDs en factuurnummers als identificatoren. Controleer of de spreadsheet voorloopnullen of datums heeft veranderd. Bekijk numerieke kolommen, decimaaltekens, rijtelling en enkele originele rijen vóór optellen. Importeer niet blind in boekhoudsoftware: het doelschema kan verschillen.
Een latere export kan gewijzigde statussen bevatten. Bewaar de eerste momentopname en label de nieuwe met exporttijd. Voeg overlappende lijsten niet simpelweg samen, want dezelfde IDs kunnen dubbel worden geteld.
Maak de documentenlijst met Invoicing. Gebruik voor afzonderlijke betaalrecords de reconciliationguide. Een complete overdracht benoemt wat het CSV bevat én wat nog moet worden gecontroleerd.
Redactionele toelichting: AI hielp bij artikel en cover. Documentatie is gecontroleerd op 6 oktober 2026. Overdrachtsblad en berekeningen zijn originele voorbeelden, geen geteste export, boekhoudcertificering of klantresultaat.
