Zet websitebouw en maandelijks onderhoud in één offerte, maar houd de facturatie ervan apart. Spreek vooraf de projectomvang, aanbetaling, eindbetaling en onderhoudsstart af. In PayRequest Projects maakt klantakkoord de aanbetalingsfactuur aan. Bevestigde oplevering maakt de eindfactuur aan. De geaccepteerde doorlopende dienst begint zodra ook de afgesproken startvoorwaarde is bereikt.
Dit artikel is voor webdesigners en kleine bureaus die een project combineren met een vaste doorlopende dienst. Je legt de samenhang vooraf vast, zodat je na de lancering niet alsnog een losse onderhoudsafspraak hoeft te organiseren.
Rekenvoorbeeld: website van € 3.000 en onderhoud van € 49
We gebruiken een fictieve website van € 3.000 exclusief btw, onderhoud van € 49 per maand exclusief btw, 50% aanbetaling en een illustratief btw-tarief van 21%. Dit zijn voorbeeldafspraken, geen prijsadvies. Gebruik de btw-behandeling die voor jouw klant van toepassing is.
| Onderdeel | Exclusief btw | Btw in dit voorbeeld | Inclusief btw | Moment |
|---|---|---|---|---|
| Aanbetaling website | € 1.500 | € 315 | € 1.815 | Na offerteakkoord |
| Eindbetaling website | € 1.500 | € 315 | € 1.815 | Na bevestigde oplevering |
| Maandelijks onderhoud | € 49 | € 10,29 | € 59,29 | Na akkoord en de startvoorwaarde |
De website kost in totaal € 3.630 inclusief btw. Het onderhoud staat daar los van. Bij twaalf volledige onderhoudsfacturen is dat € 711,48 inclusief btw; samen met de website € 4.341,48 gefactureerd. Dat is een berekening met twaalf volledige periodes, geen omzetprognose of bewijs dat het geld ontvangen is.
Offerteakkoord betekent dat de klant instemt. Een betaalde factuur betekent dat de betaling is verwerkt. Houd die momenten uit elkaar, ook bij je beslissing om met het werk of de overdracht te beginnen.
Wat zet je in de offerte?
Maak het onderhoud net zo zichtbaar als de bouwprijs. Controleer deze punten voordat je verstuurt:
- Projectomvang: pagina’s, opleverpunten, revisierondes en uitgesloten werkzaamheden.
- Eenmalige prijs: omschrijvingen, aantallen, prijzen exclusief btw en belastingtarieven.
- Aanbetaling: percentage en betalingstermijn van de factuur.
- Oplevering: wat je als gereed beschouwt en hoe je dat bevestigt.
- Eindbetaling: restantbedrag, betalingstermijn en afgesproken overdrachtsvoorwaarden.
- Onderhoud: inbegrepen updates of support, reactieverwachtingen en uitgesloten werk.
- Terugkerende prijs: bedrag, btw, frequentie en beginmoment.
- Opzegging: opzegtermijn, opzegmethode en gevolgen voor hosting, toegang en bestanden.
Voorbeeldtekst om aan te passen: “Websitebouw: € 3.000 exclusief btw, 50% te factureren na offerteakkoord en 50% na bevestigde oplevering. Onderhoud: € 49 per maand exclusief btw, maandelijks te factureren na bevestigde oplevering. Inbegrepen onderhoud: [werkzaamheden]. Opzegging: [termijn en methode]. Betalingstermijn facturen: [termijn].”
Vervang de invulvelden en controleer of de afspraken bij je dienstverlening passen. Dit is een schrijfhulp, geen volledig juridisch contract. Alleen “onderhoud inbegrepen” zegt te weinig over prijs en grenzen.
Laat je onderhoud starten bij oplevering of op een vaste datum?
Kies na bevestigde oplevering als onderhoud pas hoort te beginnen wanneer de website gereed is. Jij bevestigt dat in het project. Het systeem detecteert niet zelfstandig dat je website live staat.
Kies een specifieke datum als de dienst een vast beginmoment heeft, los van de overdracht. Klantakkoord blijft nodig. Komt het akkoord na die datum, dan start facturatie bij activering vanaf de huidige dag. Eerdere periodes worden niet achteraf ingehaald.
Noem een datumafspraak niet “na livegang” als die al vóór oplevering kan gaan factureren. Bij een onzekere lanceringsdatum is de opleveringsvoorwaarde meestal duidelijker.
Zo richt je het project in
De officiële Projects-handleiding beschrijft de ondersteunde werkwijze. Je hebt een geverifieerd account, een actief Premium-abonnement of hoger, een bestaande klant en ingeschakelde factuurabonnementen in je portalinstellingen nodig.
- Open Projects → Project with subscription, geef het project een naam en kies de klant.
- Voeg het eenmalige werk toe met prijzen exclusief btw, aantallen en belastingtarieven. Kies 1–99% aanbetaling.
- Voeg één doorlopende dienst toe met prijs, btw en maandelijkse, driemaandelijkse of jaarlijkse frequentie. Kies de startvoorwaarde en vul de dienst- en opzegvoorwaarden in.
- Maak het project met conceptofferte aan. Controleer beide prijzen en verstuur de offerte via de normale verzendactie. Opslaan verstuurt niets en start geen facturatie.
- De klant accepteert de doorlopende dienst expliciet en keurt de offerte goed. PayRequest maakt de aanbetalingsfactuur aan. Controleer de werkelijke betaalstatus.
- Kies na oplevering Confirm delivery and create final invoice. Open de eindfactuur om deze te controleren en versturen. Dit zet geen van beide facturen op betaald.
- Na akkoord en het bereiken van de startvoorwaarde begint de dienst bij de geplande activering. Je kunt ook Start recurring invoicing kiezen als het project daarvoor in aanmerking komt.
Bekijk de Projects-featurepagina, facturatie en abonnementen voor de samenhang.
Terugkerende facturen zijn geen automatische incasso
In deze projectwerkwijze betaalt de klant iedere terugkerende factuur zelf. Offerteakkoord maakt geen kaartautorisatie of bankmachtiging aan. Het starten van terugkerende facturatie verandert dat niet.
Beloof dus “we factureren maandelijks” als je deze werkwijze gebruikt. “We schrijven elke maand automatisch af” beschrijft een andere betaalafspraak. Ook Bonsai maakt onderscheid tussen terugkerende facturen en abonnementsbetalingen. Controleer bij een overstap hoe het geld werkelijk wordt geïnd.
Wijzigingen en opzegging
Prijzen en startvoorwaarden van de projectafspraak staan na aanmaak vast. Moet de afspraak veranderen, stop dan een nog niet gestart project en bereid een nieuwe afspraak voor. Bestaande facturen blijven beschikbaar; stoppen annuleert ze niet automatisch.
Na de abonnementsstart gebruik je Manage subscription en de normale opzegmogelijkheden. Een opgezegd, gepauzeerd of verwijderd abonnement wordt nooit automatisch door het project vervangen of opnieuw gestart.
De eerste versie ondersteunt één klant, één accountvaluta, één aanbetaling en eindbetaling en één doorlopende dienst. Urenregistratie, het afboeken van uren op een retainer en uitgebreide mijlpaalschema’s horen niet bij de hier beschreven functie.
Welk abonnement past bij je bureau?
Projects is beschikbaar vanaf Premium voor € 5 per maand. Business kost € 20 per maand en voegt de gepubliceerde bedrijfs- en portalfuncties toe. Alleen Projects gebruiken maakt Business dus niet verplicht. Beide betaalde plannen hebben 0% standaard platformkosten zolang ze actief zijn. Providerkosten en commissie-uitzonderingen blijven apart. Bekijk de actuele prijzen en Business. Accountinrichting en betaalde checkout activeren toegang; alleen aanmelden doet dat niet.
Begin met één echte klantafspraak. Controleer de scope, beide prijzen en de startvoorwaarde voordat je de offerte verstuurt. Bekijk PayRequest Projects om project en doorlopende dienst te verbinden.
Lees voor verschillende betaalafspraken de uitleg over aanbetalingen, retainers en mijlpalen. Bekijk voor de bredere klantomgeving de gids voor een facturatieportaal voor bureaus.
*Redactionele toelichting: gebaseerd op de Projects-documentatie, gecontroleerd op 5 november 2026. Het bureau en de bedragen zijn fictieve voorbeelden; er wordt geen klantresultaat of live betaaltest geclaimd. AI hielp bij de tekst en maakte de conceptuele omslagillustratie.*
