Betaalregeling voor een openstaande factuur: een klantvoorstel

Een betaalregeling voor een achterstallige factuur benoemt het afgesproken openstaande saldo, exacte termijnbedragen, vervaldatums, betalingskenmerken en wie akkoord geeft. Begin met een gecontroleerd saldo en een voorstel aan de klant. Maak geen drie nieuwe verkoopfacturen voor dezelfde al geleverde goederen.

Dit bewerkbare sjabloon is voor kleine B2B-leveranciers die een onbetwiste handelsfactuur met een klant bespreken. Het is een commercieel communicatiehulpmiddel, geen juridisch getoetste schuldovereenkomst of juridisch advies. Consumentenkrediet, betwiste schulden, insolventie en formele incassoprocedures vragen een eigen beoordeling.

Controleer wat werkelijk openstaat

Controleer vóór het voorstel of de factuur het juiste bedrijf heeft bereikt en of leveringen, retouren, creditnota's en ontvangsten zijn verwerkt. Vraag of het probleem tijdelijke liquiditeit, een ontbrekende inkooporder of een inhoudelijk geschil is. Een termijnschema lost niet ieder probleem op.

Gebruik deze saldoberekening:

Trek een onbevestigde schermafbeelding van een overschrijving niet af alsof het geld al binnen is. Herinner de klant ook niet aan een betaling die wel is ontvangen maar onder een ander kenmerk werd geboekt.

Kopieer dit klantgerichte voorstel

Download het bewerkbare voorstel, de akkoordreactie en het ontvangstlogboek. Vervang alle invulvelden door je eigen bedragen en datums.

Beste [naam],

We nemen contact op over factuur [nummer], gericht aan [juridische bedrijfsnaam klant] voor [goederen/orderreferentie], oorspronkelijk vervallen op [datum].

Per [saldodatum] bedraagt het factuurtotaal [bedrag/valuta], de afgesproken creditering [bedrag] en de bevestigde ontvangst [bedrag]. Het resterende saldo waarvoor we een regeling voorstellen is [bedrag/valuta]. Laat het ons tijdig weten als jullie administratie afwijkt.

Wij stellen de volgende betalingen op dit bestaande saldo voor:

Termijn 1: [bedrag/valuta], uiterlijk [volledige datum], kenmerk [factuurnummer / termijn 1].

Termijn 2: [bedrag/valuta], uiterlijk [volledige datum], kenmerk [factuurnummer / termijn 2].

Termijn 3, indien nodig: [bedrag/valuta], uiterlijk [volledige datum], kenmerk [factuurnummer / termijn 3].

De termijnen tellen op tot [bedrag/valuta]. Iedere ontvangst vermindert het openstaande bedrag van de oorspronkelijke factuur. Deze betaalverzoeken zijn betaalinstructies voor dat saldo.

Rente, kosten of andere wijzigingen: [benoem het specifieke voorstel; vraag passend advies voordat je rechten wijzigt of kosten toevoegt].

Betaalroute: [bankgegevens of afzonderlijke betaallink via ons gecontroleerde bedrijfskanaal]. Gebruik je een andere betalersnaam of referentie, stuur dan betalingsinformatie naar [contactpersoon].

Laat een bevoegde contactpersoon vóór [reactiedatum] het saldo, de bedragen, datums en betaalroute bevestigen. Wij bevestigen de uiteindelijke regeling schriftelijk voordat we van het voorgestelde schema uitgaan.

Dreigt een termijn te worden gemist, neem dan vóór de vervaldatum contact op met [naam/kanaal]. We beoordelen de volgende stap volgens de afgesproken voorwaarden. Een gewijzigd schema vereist bevestiging.

Met vriendelijke groet, [leverancier en contactgegevens].

Het voorstel laat juridisch belangrijke bepalingen bewust open. Voeg niet zomaar vervroegde opeisbaarheid, afstand van rechten, boetes, persoonlijke garanties of “finale kwijting” toe zonder het effect te begrijpen en hierover advies te vragen.

Geef de klant een bruikbare akkoordreactie

Bied een korte reactie die de bevoegde contactpersoon kan invullen:

“Namens [klantbedrijf] bevestig ik dat het gecontroleerde openstaande saldo voor factuur [nummer] per [datum] [bedrag/valuta] is. Wij gaan akkoord met deze bedragen en betaaldatums: [schema]. We gebruiken [betaalroute/kenmerken]. De behandeling van kosten of andere wijzigingen is [afspraken]. Onze betaalcontactpersoon is [naam/e-mail]. Bevestig de regeling en stuur de betaalinstructies.”

Controleer of de reactie bij het voorstel aansluit. “We proberen het volgende maand” bevestigt geen concreet schema. Los afwijkende bedragen of voorwaarden op voordat je betaalinstructies verstuurt.

Of deze uitwisseling juridisch voldoende is voor jouw situatie, vraagt een eigen beoordeling. Het sjabloon verduidelijkt de commerciële afspraken en is niet universeel afdwingbaar.

Zo verwerkt het sjabloon een gedeeltelijke ontvangst

Neem een fictieve factuur van €1.500, een vastgelegde creditering van €100 en €200 die al ontvangen is. Het openstaande saldo is:

De partijen stellen drie termijnen van €400 voor. Na ontvangst van de eerste €400 blijft €800 openstaan. Trek de oorspronkelijke €200 niet nogmaals af.

Een schema is een afspraak; een ontvangst wijzigt het saldo. Dit voorbeeld heeft geen aanvullende rente, crediteringen of kosten en beschrijft geen echt incassoresultaat.

Komt van de eerste termijn slechts €250 binnen, noteer dan €250 ontvangen, €150 nog verschuldigd voor die termijn en €950 totaal resterend. De toekomstige geplande termijnen blijven samen €800. Zo verbergt het label “gedeeltelijk betaald” niet wat nog moet worden opgevolgd.

Ontvang het eerste afgesproken bedrag online

Na bevestiging van het schema kan een PayRequest-betaallink de klant een online betaalroute bieden. Maak een account, rond de inrichting af, koppel een geschikte provider en bereid het eerste verzoek voor het vaste termijnbedrag voor met de oorspronkelijke factuurreferentie.

Controleer bedrag, valuta, omschrijving en beschikbare betaalmethoden voordat je de link verstuurt. Verwerk bevestigde ontvangsten op de oorspronkelijke factuur in je financiële administratie. Een losse betaallink wijzigt niet automatisch een factuur in een ander boekhoudpakket en machtigt geen toekomstige afschrijvingen.

Heb je al een werkende betaalroute bij de factuur, gebruik die dan en maak geen tweede actief verzoek voor dezelfde termijn. Houd de verkoopfactuur gescheiden van het inningsschema. Vraag advies als de levering, fiscale positie of creditering verandert.

Voor standaardbetalingen heeft PayRequest Free 2% platformkosten, met maximaal €25 per transactie. Actief Premium (€5 per maand) en Business (€20 per maand) verwijderen de standaard platformkosten. Providerkosten en uitzonderingen voor commissiebetalingen blijven apart gelden. Registratie alleen activeert geen betaald abonnement. Zie de actuele prijzen.

Herken wanneer een betaalregeling niet de volgende stap is

Betwist de klant de goederen of het saldo, bespreek en documenteer dat eerst. Zijn de datums onhaalbaar, dan maken extra betaallinks het plan niet realistischer. Vraag passend professioneel advies voordat je afspraken wijzigt bij insolventie of formele incasso.

Commerciële rechten verschillen per rechtsgebied en contract. De Britse overheidsinformatie over late zakelijke betalingen beschrijft bijvoorbeeld Britse regels. Behandel die niet als Nederlandse of wereldwijde regels en neem kosten niet automatisch over in dit sjabloon.

De concrete volgende stap: spreek voor een gecontroleerd saldo een haalbaar schema af en bereid daarna het eerste betaalverzoek voor. Houd bevestigde ontvangsten gescheiden van een geaccepteerd voorstel.

Redactionele werkwijze: voorbereid met AI-ondersteuning; bronnen gecontroleerd op 9 november 2026. Dit originele sjabloon en de rekensommen zijn illustratief, geen juridisch gereviewde overeenkomst of echte klantcase. Er wordt geen betaling, incassopercentage of juridisch resultaat geclaimd. De cover is illustratief.