Voeg in PayRequest de nieuwe boekhouder toe als Contactpersoon en zet Facturatie-e-mails aan. De persoon ontvangt kopieën als CC, zonder toegang tot het Klantenportaal. Houd het primaire klantaccount dus gescheiden van degene die factuurmeldingen nodig heeft.
Deze werkwijze helpt leveranciers en hun zakelijke klanten bij een wisseling van boekhouder. Het doel is toekomstige berichten goed routeren en oude documenten zorgvuldig overdragen.
Onderscheid klantaccount, contactpersoon en rol
Volgens de documentatie over Contactpersonen blijft de primaire klant de hoofdontvanger en het klantaccount waarmee wordt ingelogd. Een rol zoals Bookkeeping of Billing is alleen een beschrijving: de rol geeft geen rechten en bepaalt de meldingen niet automatisch.
Facturatie omvat facturen, betalingsbevestigingen, herinneringen en achterstalligheidsmeldingen. Accountmeldingen omvatten order- en abonnementsupdates. Zet Account uit als de boekhouder alleen facturatie nodig heeft en controleer de keuzes in de actuele interface.
Leg de overdracht vast
Dit originele werkblad is een eigen controlemiddel, geen ingebouwde PayRequest-export. Laat de klant het nieuwe adres en de overdrachtsdatum bevestigen.
| Onderdeel | Vastleggen | Bewijs van afronding |
|---|---|---|
| Primair account | Bestaande klant blijft verantwoordelijk | Benoemde accounteigenaar |
| Nieuwe ontvanger | Facturatie aan, Account uit | Opgeslagen contact en voorkeuren |
| Vertrekkende ontvanger | Verwijderen na bevoegde overdracht | Datum en verwijdering vastgelegd |
| Oude documenten | Facturen vóór de wijziging | Klant levert afgesproken documenten |
| Eerste nieuwe melding | Volgende echte factuur- of betaalmail | Nieuwe ontvanger bevestigt ontvangst |
Bij een voorbeeldwisseling op 4 oktober krijgt de nieuwe contactpersoon toekomstige meldingen na het instellen. De klant verstrekt septemberfacturen apart. Toevoegen bewijst niet dat eerdere berichten opnieuw verzonden, gelezen of compleet zijn.
Voeg de ontvanger toe
De klant opent Contact Persons in de zijbalk, kiest Add Contact Person, vult naam en e-mail in, kiest een rol en stelt de categorieën in. De leverancier kan contactpersonen ook toevoegen, bewerken en verwijderen op de klantdetailpagina in het bedrijfsdashboard. Het gaat om dezelfde aan de klant gekoppelde ontvangers.
PayRequest ondersteunt maximaal tien contactpersonen per klant. Een adres mag per klant één keer voorkomen; het primaire klantadres kan niet nogmaals als contact worden toegevoegd. Bewerk een bestaand contact in plaats van een tweede klantaccount te maken voor kopieën.
Draag oudere facturen apart over
Het Klantenportaal biedt factuur-PDF’s en betaalhistorie. De primaire klant kan de afgesproken documenten via de gebruikelijke bevoegde werkwijze aan de nieuwe boekhouder verstrekken. Deel geen klantwachtwoord en beloof geen afzonderlijke contactlogin.
Een verwijderd contact ontvangt direct geen toekomstige meldingen meer. PayRequest verstuurt geen verwijderingsmelding. Communiceer de datum zelf. Verwijderen haalt eerder bezorgde e-mails of opgeslagen bestanden niet terug en rondt de historische overdracht niet vanzelf af.
Bevestig de volgende echte melding
Gebruik bijvoorbeeld: “Vanaf [datum] krijgt [contact] Facturatie-kopieën voor klant [referentie]. Het primaire account blijft bij [eigenaar]. [Eigenaar] verstrekt eerdere facturen tot [grensdatum]. Bevestig ontvangst van de volgende verwachte melding.” Maak geen fictieve te betalen factuur om routing te testen.
Komt de kopie niet aan, controleer dan adres, categorie en of een passende melding werkelijk is verzonden. Onderzoek bezorging daarna afzonderlijk: opslaan is geen bewijs van mailboxontvangst.
Controleer één ontvangerslijst via PayRequest Contactpersonen. Gebruik het Klantenportaal voor klantbeheer en historische facturen.
Redactionele toelichting: AI hielp bij dit artikel en de illustratieve cover. Gepubliceerde documentatie is gecontroleerd op 4 oktober 2026. Werkblad en bericht zijn originele planningsvoorbeelden, geen klantaccounttest.
