Open een betwiste PayRequest-incassozaak en kies Pause om de zaak tijdelijk stil te zetten. Dit onderbreekt de automatische escalatie en dagelijkse verwerking van die zaak. Controleer vóór hervatten het saldo, bewijs en actuele aantal dagen achterstalligheid: pauzeren wijzigt de vervaldatum niet en hervatten kan tot een volgende escalatiefase leiden.
Deze checklist is voor facturatiemedewerkers die een bestaande zaak beoordelen. Hij beschrijft producthandelingen, geen juridische afdwingbaarheid of lokale incassoregels.
Identificeer de zaak en de betwisting
Noteer zaaknummer, gekoppelde factuur of externe schuld, betwist bedrag en reden. “Eén factuurregel wordt betwist” is concreter dan “klant ontevreden”. Bewaar overeenkomst en factuur, wijs een eigenaar aan en leg een interne controledatum vast. Die datum is een taakafspraak, geen automatische hervattingsfunctie.
De documentatie over zaakbeheer ondersteunt pauzeren tijdens onderhandelingen of beoordeling. Open de zaak onder Debt Collection, kies Pause in Actions en bevestig. Controleer de status Paused en de banner. Het klantenportaal toont Case On Hold.
Controleer de grenzen van de pauze
Een zaak is één workflow. Neem niet aan dat alle facturen, abonnementen, integraties of handmatig geplande berichten van de klant stilvallen.
| Handeling | Gedocumenteerd gedrag | Controle |
|---|---|---|
| Automatische escalatie | Onderbroken tijdens Paused | Juiste zaak gepauzeerd |
| Dagelijkse zaakverwerking | Slaat de zaak over | Eigenaar en controledatum |
| Handmatige herinneringen en notities | Blijven mogelijk | Afspreken wie mag berichten |
| Betaallink | Blijft actief | Nieuwe ontvangsten controleren |
| Andere factuurautomatisering | Niet aangetoond door zaakpauze | Afzonderlijk controleren |
Deze originele matrix is geen extra instellingenscherm. Een collega kan nog handmatig herinneren en de klant kan nog betalen. Vertel het team wat de pauze betekent.
Reken verstreken tijd door
Een voorbeeldfactuur vervalt op 20 september. Bij pauzeren op 4 oktober is die 14 dagen te laat; bij beoordeling op 11 oktober 21 dagen. De zeven beoordelingsdagen maken de factuur niet jonger.
Volgens de documentatie zet Resume de zaak terug op Active, berekent achterstalligheid opnieuw met de actuele datum en hervat de automatische verwerking vanaf de volgende dagelijkse run. Als voldoende tijd verstreken is, kan de zaak escaleren. Bekijk zaak en pipeline vóór hervatten; beloof geen herstart bij de eerste herinnering of extra week.
Controleer saldo en besluit
Gebruik vier controlepunten: wat wordt betwist, welk bewijs is bekeken, welke betaling of saldoaanpassing is bevestigd en wie keurt het volgende bericht goed? Een aangekondigde bankbetaling is geen ontvangen betaling.
PayRequest ondersteunt handmatige registratie op actieve en gepauzeerde zaken met bedrag, datum, methode en notitie. Verifieer externe ontvangst voordat je registreert en controleer het resterende saldo. Betaling, documentcorrectie en kwijtschelding zijn verschillende handelingen. Waive Remaining is volgens de documentatie definitief en sluit de zaak als Paid; het is geen tijdelijke pauze en bewijst geen geldontvangst. Gebruik het niet om escalatie even te stoppen.
Communiceer en controleer hervatting
Schrijf bijvoorbeeld: “Zaak [nummer] staat stil terwijl [eigenaar] [probleem] vóór [datum] beoordeelt. De betaallink blijft beschikbaar. We bevestigen saldo en vervolgstap vóór hervatten.” Zeg alleen dat andere berichten uitstaan als dat apart gecontroleerd is.
Controleer na oplossing saldo, fase en klantcommunicatie vóór Resume. Verifieer Active en bekijk na verwerking de activiteitentijdlijn. Bij een onopgeloste betwisting blijven eigenaar en nieuwe controledatum nodig.
Beheer de zaak via PayRequest Incasso. Bekijk Facturatie afzonderlijk voor de onderliggende factuur.
Redactionele toelichting: AI hielp bij artikel en cover. Documentatie gecontroleerd op 4 oktober 2026. Datums en controles zijn originele voorbeelden; geen accounttest, juridische termijn of incassoresultaat wordt geclaimd.
