Incasseer achterstallige betalingen zonder incassobureau

Incassokosten zijn wettelijke kosten die je bij achterstallige facturen mag toevoegen om je invorderingskosten te dekken. In Nederland regelt de WIK (Wet Incassokosten) hoeveel je mag rekenen — doorgaans maximaal 15% over de eerste €2.500. PayRequest berekent automatisch het wettelijk toegestane bedrag op basis van het openstaande saldo.

Voor de meeste B2B-gevallen niet. PayRequest regelt het volledige incassoproces intern — geautomatiseerde herinneringen, formele aanmaningen, incassokosten, postbrieven en betalingsregelingen. Je hebt alleen een extern bureau nodig voor zaken die juridische stappen vereisen, en dat is een kleine minderheid.

Ja. Klanten zien hun volledige zaak in het klantportaal, inclusief het openstaande saldo, de specificatie van incassokosten, betaalgeschiedenis en beschikbare betalingsregelingen. Ze kunnen het volledige bedrag direct betalen of een termijnregeling aanvragen — volledig selfservice.

Je kunt de openstaande schuld opsplitsen in 2, 3, 6 of 12 maandelijkse termijnen. De regeling wordt aangemaakt vanuit de zaakdetailpagina en de klant kan deze bekijken en accepteren in zijn portaal. Elke termijn wordt automatisch afgeschreven via SEPA-incasso. Wanneer de laatste termijn is betaald, sluit de zaak automatisch.

PayRequest integreert met Pingen om fysieke aanmaningen te versturen. Brieven worden automatisch gegenereerd met jouw bedrijfsgegevens, de bedragspecificatie en een QR-code voor snelle betaling. Standaardbrieven kosten ongeveer €1-2 en worden via PostNL bezorgd binnen 1-3 werkdagen. Aangetekende post is beschikbaar als bewijs van ontvangst.

Nee. Het aanmaken van een incassozaak verstuurt geen notificatie. Jij bepaalt wanneer de eerste herinnering wordt gestuurd — via email, SMS of postbrief. Zo behoud je volledige controle over wanneer en hoe je communiceert met je klant over de achterstallige betaling.

Ja. Je kunt elke zaak pauzeren met één klik. Wanneer een zaak gepauzeerd is, stopt alle auto-escalatie — geen herinneringen, geen fasewijzigingen, geen toevoeging van incassokosten. De zaak blijft in de huidige fase staan totdat je hem hervat. Dit is handig wanneer je buiten het standaard proces om een schikking of betalingsregeling bespreekt.

Ja. Je kunt betalingen registreren die buiten PayRequest binnenkomen — zoals bankoverschrijvingen, contante betalingen of gedeeltelijke bedragen. Het openstaande saldo wordt automatisch bijgewerkt en de activiteitentijdlijn legt de betaling vast met details. Als de deelbetaling het volledige bedrag dekt, sluit de zaak automatisch.

Kwijtschelding betekent het afschrijven van het resterende saldo op een incassozaak. Na ontvangst van een deelbetaling of het bereiken van een schikkingsovereenkomst kun je het resterende bedrag kwijtschelden. De zaak sluit af met een volledig auditspoor dat het oorspronkelijke bedrag, de ontvangen betalingen en het kwijtgescholden bedrag toont — een nette administratie voor je boekhouding.