Een geplande banner in het klantportaal en een aankondiging per e-mail volgen verschillende tijdstippen. In PayRequest bepaalt de startdatum wanneer het portalbericht verschijnt. De optionele e-mail wordt verstuurd wanneer je het bericht aanmaakt. Een latere wijziging verstuurt geen nieuwe e-mail.
Voor een dienstverlener die tijdelijk sluit, moet je daarom bepalen wanneer klanten vooraf informatie nodig hebben, wanneer de sluiting zichtbaar moet zijn in hun factuurportaal en waar ze een vraag kunnen stellen.
Controleer de twee tijdstippen
De documentatie over Portal Notifications beschrijft aankondigingen, prijswijzigingen, vakantieberichten en probleemmeldingen. Ze verschijnen als banner en via de bel in het portaal. Je kunt alle klanten, specifieke klanten of klanten met tags selecteren, een start- en vervaldatum instellen en bepalen of klanten het bericht mogen verbergen.
Volgens dezelfde documentatie gaat de optionele e-mail bij aanmaak uit; bewerken verstuurt hem niet opnieuw. Een toekomstige bannerstart stelt die e-mail dus niet uit. Een aangemaakt bericht bewijst ook niet dat de klant het heeft gelezen.
Werk een sluitingsperiode uit
Dit is een origineel planningsvoorbeeld, geen accounttest. Stel: het kantoor sluit van 21 tot en met 23 december 2026 en opent op 24 december om 09:00 Europe/Amsterdam. Maak het bericht op 18 december aan, met portalstart op 21 december en vervaldatum op 24 december. Controleer de daadwerkelijk ingestelde tijd en tijdzone vóór opslaan.
| Gebeurtenis | Gevolg voor het portaal | Gevolg voor e-mail |
|---|---|---|
| Aanmaken op 18 december met e-mail ingeschakeld | Banner staat gepland | Aankondiging wordt bij aanmaak verstuurd |
| Ingestelde start op 21 december | Actief bericht kan voor geselecteerde klanten verschijnen | Ga niet uit van een tweede e-mail |
| Openingstijd wijzigen op 22 december | Opgeslagen portaltekst wijzigt | Bewerken verstuurt niets opnieuw |
| Vervaldatum op 24 december | Bericht wordt na afloop verborgen | Verzonden e-mail blijft in de mailbox |
Gebruik de matrix om te plannen, niet om bezorging te beloven. Wil je vooraf informeren, dan kan de e-mail bij aanmaak passen. Moet die later uitgaan, schakel hem niet alvast in met de aanname dat de bannerstart hem tegenhoudt.
Selecteer de juiste klanten
Een algemene sluiting kan alle klanten raken. Sluit alleen één serviceteam, kies dan specifieke klanten of een gecontroleerde taggroep. Bij portalberichten volstaat minstens één geselecteerde tag. “Consulting” én “support” selecteren omvat dus klanten met één van beide tags; beide zijn niet vereist.
Noteer de bedoelde doelgroep en controleer enkele opgenomen en uitgesloten klanten. Tags bewijzen geen leesactie. Het portalbericht wordt gezien bij een portalbezoek; aanvullende e-mail bewijst evenmin plaatsing in de inbox.
Maak de boodschap uitvoerbaar
Kies Vacation voor beschikbaarheid. Vermeld korte titel, sluitings- en openingsdatum, relevante tijdzone en vervolgstap. Voorbeeld: “Ons kantoor is gesloten van 21–23 december. Support hervat op 24 december om 09:00 Europe/Amsterdam. Open bij een accountvraag een supportticket in het klantportaal.”
Dit beschrijft kantooruren. Het zegt niet dat facturen stoppen, abonnementen pauzeren of betaaltermijnen verschuiven. Regel eventuele facturatiewijzigingen apart en beschrijf alleen wat is afgesproken.
Controleer preview, doelgroep, e-mailkeuze, start, einde en permanent-instelling samen. Een klant kan een niet-permanent bericht uit banner én bel verwijderen. Permanent verhindert verbergen; gebruik dat terughoudend en geef tijdelijke berichten een vervaldatum.
Handel correcties en heropening af
Verandert de openingstijd na verzending, dan corrigeert bewerken het portaal maar niet de eerdere e-mail. Bepaal of de betrokken klanten een aparte correctie nodig hebben. Noteer versie en eigenaar; een wijziging is geen resend.
Portalberichten zijn eenrichtingsverkeer. Klanten kunnen via Support een ticket openen. Controleer na heropening dat het verlopen of gedeactiveerde bericht niet meer als actueel verschijnt.
Bereid één gecontroleerd bericht voor met Portal Notifications. Het Customer Portal biedt de context voor facturen en support. Begin met een duidelijke doelgroep en twee gecontroleerde tijdstippen.
Redactionele toelichting: AI hielp bij artikel en cover. Gepubliceerde documentatie is gecontroleerd op 6 oktober 2026. De tijdlijn is een origineel planningsvoorbeeld, geen bezorgtest of klantresultaat.
