Vertaalfacturen: woordtarieven zonder afrondingsfouten

Een vertaalfactuur moet de afgesproken woordtelling en exacte prijs behouden, ook bij tarieven met fracties van een cent. Slaat je factuurprogramma eenheidsprijzen op met twee decimalen? Bereken dan eerst het vertaalsubtotaal en factureer dat als één item. Zet woordtelling, volledig tarief en bronversie in de omschrijving.

Deze werkwijze is voor zelfstandige vertalers en kleine vertaalbureaus die vanuit goedgekeurde bronbestanden werken. Het rekenvoorbeeld behandelt een concrete PayRequest-beperking: factuuraantallen zijn gehele getallen en eenheidsprijzen hebben twee decimalen. Dat maakt verschil bij €0,085 per woord in plaats van €0,08 of €0,09.

Spreek de basis van de vertaalfactuur af vóór het tellen

Bevestig de vertaalrichting, bestandsnaam en revisie, rekeneenheid, inbegrepen diensten en contactpersoon voor goedkeuring. “Engels naar Nederlands, bronwoorden in Brief-v3.docx” is duidelijker dan “vertaalwerk”. Bewaar een eventuele inkooporderreferentie bij de prijsafspraak en de factuur.

De American Translators Association bespreekt factureren op bronwoorden en telproblemen bij sommige PDF's. Dit beschrijft Amerikaanse praktijk, geen universele regel. Bronwoorden, doelwoorden, tekens, uren en een vaste projectprijs vragen elk andere berekeningen. Spreek de basis af in plaats van die stilzwijgend te wijzigen wanneer de vertaling langer wordt.

Leg bij scans of complexe bestanden uit hoe je de telling bevestigt en opmaakwerk berekent. Een voorlopige telling is alleen een vaste eindprijs als je dat afspreekt. Gebruik je analyse uit een vertaaltool, benoem dan categorieën en kortingen zodat de klant rapport en rekening kan vergelijken.

Bereken woordtarieven zonder een halve cent te verliezen

Een fictief project bevat 2.400 nieuwe woorden à €0,085 en 600 herhaalde woorden à €0,025. Dit zijn voorbeeldtarieven uit een veronderstelde afspraak, geen marktadvies. Reken met de volledige nauwkeurigheid en rond de resulterende geldbedragen af volgens de afgesproken methode.

De eerste omschrijving kan luiden: “EN→NL, Brief-v3.docx, 2.400 nieuwe bronwoorden × €0,085 = €204,00; analyse goedgekeurd op 10 september 2026.” Het aantal staat voor één geprijsde werkcategorie, niet voor één woord van €204.

Rond je €0,085 vóór vermenigvuldiging af naar €0,09, dan worden 2.400 woorden €216: €12 te veel. Afronden naar €0,08 geeft €192: €12 te weinig. Een tariefveld met twee decimalen kan dat woordtarief dus niet exact weergeven.

Het huidige PayRequest-factuurmodel slaat eenheidsprijzen op met twee decimalen en aantallen als gehele getallen, gecontroleerd op 10 september 2026. Gebruik het berekende subtotaal in plaats van te vertrouwen op behoud van een derde decimaal. Controleer de opgeslagen factuur én de klantweergave; een correcte spreadsheet bewijst niet dat de verzonden rekening klopt.

Bewaar bronversie en goedkeuring

Koppel de prijsafspraak aan een specifieke projectversie. ATA benadrukt bij het offreren van grote vertaalprojecten het vastleggen van bronmateriaal en opleververeisten. Een compact register verbindt de opdracht met de factuur zonder vertrouwelijke klanttekst prijs te geven.

Noteer opdracht- of inkooporderreferentie, talenpaar, bronrevisie, telrapport, prijscategorieën, afgesproken subtotaal en schriftelijke goedkeuring. Bewaar bronbestanden veilig in je gewone projectsysteem. Een factuuromschrijving heeft meestal de referentie en prijsbasis nodig, geen gevoelige passages.

Komt Brief-v4 na goedkeuring binnen, vervang de oude telling dan niet zonder de wijziging vast te leggen. Vraag of het nieuwe werk de oorspronkelijke opdracht vervangt of aanvult. Nieuwe tekst, verwijderde passages en herstelwerk verschillen; alleen de netto woordtoename meet niet alle extra inspanning.

Keurt de klant in ons voorbeeld 300 extra nieuwe woorden à €0,085 goed, dan komt er €25,50 bij. Het afgesproken vertaaltotaal wordt €244,50 vóór belasting. Bewaar die goedgekeurde wijziging als aparte regel of afzonderlijk gerefereerde factuur, afhankelijk van de oorspronkelijke factuurstatus en boekhoudvereisten.

Zet goedgekeurd werk om in een PayRequest-conceptfactuur

Maak de klantfactuur via PayRequest-facturatie. Vul opdrachtreferentie, valuta, betalingstermijn en een regel per goedgekeurde prijscategorie in. Zet de volledige berekening in de omschrijving en gebruik aantal één met het geldsubtotaal als het woordtarief extra decimalen vereist.

Controleer minimumbedragen, spoedtoeslagen en opmaakwerk apart. Vervangt een minimum een lagere berekende vergoeding, benoem die vervanging; factureer niet per ongeluk het minimum én het volledige woordbedrag. Vermeld bij een procentuele toeslag over welk subtotaal die geldt. Dit spreek je met de klant af; PayRequest leidt het niet uit het document af.

Vergelijk vóór verzending omschrijvingen en bedragen met de goedgekeurde analyse. Controleer totaal, valuta, klantgegevens, vervaldatum en toepasselijke fiscale behandeling. Het platform telt geen bronwoorden, interpreteert geen CAT-kortingen en bepaalt je fiscale verplichtingen niet.

Voor de algemene stappen is er je eerste freelancefactuur versturen. Dit artikel voegt de vertaalberekening en bronversieregistratie toe die een algemene checklist niet biedt.

Houd wijzigingen en betalingen navolgbaar

Een verzonden factuur, een afgesproken opdrachtwijziging en een ontvangen betaling zijn afzonderlijke gegevens. Vraagt de klant na verzending om een wijziging, volg dan het passende correctie- of aanvullende factuurproces. Wijzig niet stilzwijgend de onderbouwing van een betaalde transactie. Houd de oorspronkelijke referentie zichtbaar.

Ook de betalingsplanning is een aparte keuze. De vergelijking van aanbetaling, retainer en mijlpaalbetaling helpt bepalen wanneer je int, niet hoeveel woorden factureerbaar zijn. Een andere betaalplanning mag geen ongedocumenteerde prijswijziging worden.

Het klantenportaal voor facturen geeft de klant toegang tot factuurgegevens. Bewaar goedgekeurde telling en revisie in je projectregister, gekoppeld aan de factuurreferentie. Controleer de geregistreerde betaalstatus voordat je het financiële deel afsluit.

Bekijk de actuele PayRequest-tarieven: Free kost 2% per geslaagde betaling, maximaal €25 per transactie, plus afzonderlijke providerkosten. Begin met een conceptfactuur waarvan de opgeslagen regeltotalen exact overeenkomen met de goedgekeurde berekening.

Redactionele toelichting: AI hielp bij dit artikel en de omslag. Voorbeelden en goedkeuringsregister zijn originele illustraties; de veldnauwkeurigheid is in de code gecontroleerd. Er wordt geen klantfactuur, transactietest of professionele fiscale beoordeling geclaimd.