Vertaalofferte-sjabloon: bronbestanden, opdracht en klantakkoord

Een bruikbaar vertaalofferte-sjabloon vermeldt de exacte bronbestanden, talencombinatie, het gebruiksdoel, de prijs, levering en akkoordstap. Verstuur het nadat je het materiaal hebt bekeken. Wijzigt de opdrachtgever daarna de bron, spreek dan eerst af wat dat betekent voor prijs en deadline.

Dit sjabloon is voor zelfstandige vertalers die een afgebakende opdracht aan een zakelijke klant verkopen. Het geeft de klant iets concreets om goed te keuren, in plaats van een aantrekkelijke prijs die ongemerkt uitgaat van een ander document. Het is een praktisch uitgangspunt, geen contract voor een specifieke jurisdictie of belofte dat je beëdigde vertalingen kunt verzorgen.

Neem deze vertaalofferte over

Download de bewerkbare offerte en klantmails. Vervang alle velden tussen haakjes en verwijder diensten die je niet aanbiedt. Voeg je eigen toepasselijke voorwaarden afzonderlijk toe.

Offerte: [referentie], uitgebracht op [datum], geldig tot [datum en tijdzone]. Vertaler: [juridische naam, adres, contact en relevante registratiegegevens]. Opdrachtgever: [rechtspersoon, factuuradres, contactpersoon en eventueel inkoopordernummer].

Opdracht: Vertaling van [documentdoel] uit [brontaal] naar [doeltaal en regionale variant] voor [doelgroep en gebruiksdoel]. Levering als [bewerkbaar bestandsformaat] en [eventuele aanvullende uitvoer]. De klant levert goedgekeurde terminologie en stijlreferenties uiterlijk op [datum].

Voeg een kort bestandsoverzicht toe. Dit zijn voorbeeldnamen, geen echte klantdocumenten.

Afbakening: Alleen de genoemde bestanden en tekstbereiken zijn inbegrepen. Tekst in afbeeldingen, verborgen spreadsheetinhoud, gelinkte websites, extra talen, opmaakwerk en beëdiging zijn [inbegrepen zoals beschreven / uitgesloten]. Een bestandsnaam bewijst de inhoud niet: bewaar de goedgekeurde kopie bij de opdracht.

Honorarium: [valuta en bedrag], gebaseerd op [bronwoorden × tarief / afgesproken uren / vaste projectprijs]. Aanvullende diensten: [dienst, aantal, tarief en bedrag]. Toepasselijke belastingen: [behandeling en bedrag indien vereist]. Totaal te betalen: [bedrag]. Betaalafspraken: [voorschot en moment, restant en vervaldatum].

Levering: [datum, tijdzone en kanaal], onder voorwaarde dat de genoemde definitieve bestanden, instructies en het afgesproken voorschot uiterlijk op [startvoorwaarde/datum] binnen zijn. Bevestig een aangepaste leverdatum als die input te laat komt; beloof niet automatisch dat de oorspronkelijke deadline beschikbaar blijft.

Feedback: [één gebundelde feedbackronde uiterlijk op een genoemde datum] binnen de afgesproken opdracht. Correcties van fouten tegenover die opdracht staan los van nieuwe brontekst, een andere doelgroep of een nieuwe stijlrichting. Meerwerk vereist schriftelijk akkoord op prijs en planning.

Akkoord: Bevestig de offertereferentie, bronversies, leveringen, totaal, planning en toepasselijke voorwaarden schriftelijk. Meld vóór akkoord als jullie inkoopproces een inkooporder of een andere betalende partij vereist.

Waarom bronversies naast de prijs horen

De modelvoorwaarden van het Institute of Translation and Interpreting verbinden een vaste offerte aan het bekijken van het bronmateriaal en behandelen wijzigingen in de opdracht. Dat is vakinhoudelijke informatie om te overwegen, geen reden om een volledig Brits modelcontract in iedere markt over te nemen.

Het praktische risico is eenvoudig: de klant geeft akkoord op ‘de brochure’, terwijl jij een eerdere brochure met minder pagina’s hebt geprijsd. Het bestandsoverzicht maakt de geaccepteerde versie zichtbaar. Spreek bij veranderende webteksten een gedateerde export of een afgebakende paginalijst af, geen onbeperkte website.

Beschrijf waar relevant hoe je vertrouwelijke informatie behandelt en welke hulpmiddelen of onderaannemers je gebruikt. Plaats vertrouwelijke bronbestanden niet in openbare voorbeelden en neem niet aan dat uploaden naar iedere vertaaldienst vanzelf is toegestaan.

Controleer het totaal voordat je akkoord vraagt

Dit is een fictieve offerte, geen markttarief of aanbevolen vertaaltarief. Neem 2.400 bronwoorden tegen €0,12 = €288; een uitdrukkelijk inbegrepen onafhankelijke revisie kost €72; afgesproken opmaakwerk kost €45. Het subtotaal is €405 vóór eventuele belasting.

Spreken partijen een voorschot van 40% over dat subtotaal af, dan is dat €162 en resteert €243 van het subtotaal. Vermeld de werkelijke belasting- en factuurbehandeling afzonderlijk. Bied onafhankelijke revisie alleen aan als een andere gekwalificeerde reviser daadwerkelijk meewerkt; noem je eigen eindcontrole geen onafhankelijke dienst.

Houd offerte, voorschot en restbedrag verbonden. Het voorschot is onderdeel van de prijs, geen extra €162 boven op €405. De aparte handleiding voor vertaalfacturen behandelt aantallen en afronding nadat de opdracht is afgesproken.

Stuur een duidelijke akkoordvraag

Gebruik deze klantmail bij de offerte:

‘Bedankt voor de bestanden. Bijgevoegd staat mijn offerte voor [talencombinatie en doel]. Deze omvat de versies in het bestandsoverzicht en levering uiterlijk op [datum/tijdzone], onder de genoemde startvoorwaarden. Wil je de offertereferentie, bestanden, het totaal en de planning per antwoord bevestigen en eventueel de inkoopordergegevens meesturen? Verandert de brontekst nog, laat het dan vóór akkoord weten zodat we een geschikt overdrachtsmoment kunnen afspreken.’

Verandert de bron, stuur dan apart: ‘Het vervangende bestand [naam/versie] wijkt af van de goedgekeurde bron. Ik beoordeel de wijzigingen en bevestig het extra werk, een eventuele prijsaanpassing en de aangepaste leverdatum. Graag eerst akkoord op die wijziging voordat ik het aangepaste werk uitvoer.’

Beschouw stilte niet als akkoord. Bewaar het werkelijke antwoord en de aangepaste offerte. Een betaling vervangt ontbrekende instructies over taal, opdracht of levering niet.

Maak van de geaccepteerde offerte een betaalde dienst

Gebruik PayRequest-dienstenpagina’s voor een vast aanbod, klantvereisten en de levering van je werk. Publiceer de afgesproken vertaalopdracht of een duidelijk pakket; koppel een geschikte betaalprovider en beschrijf hoe de klant vertrouwelijke bronbestanden aanlevert. Tekstvragen bij de intake bewijzen niet dat iedere bestandsupload wordt ondersteund.

Voor maatwerk kun je de offerte afzonderlijk opstellen, akkoord verkrijgen en daarna het afgesproken bedrag innen via een betaallink of factuur. De ingebouwde offertefunctie van PayRequest staat bij de betaalde abonnementen; dit downloadbare tekstsjabloon vereist die functie niet. PayRequest is geen vertaalmachine, beëdigingsdienst of garantie op een elektronische handtekening.

Bekijk de actuele abonnementen: Free bevat standaardbetaallinks en basisfacturatie met 2% standaardplatformkosten, maximaal €25 per transactie. Actieve Premium (€5/maand) en Business (€20/maand) verwijderen die standaardplatformkosten; providerkosten en uitzonderingen voor commissiebetalingen blijven apart gelden. Registratie of plankeuze activeert betaalde toegang niet.

Maak je account, spreek één vertaalopdracht met vastgelegde bronversies af en geef de klant één duidelijke route om het geaccepteerde bedrag te betalen.

Redactionele methode: AI-ondersteunde tekst met bron- en rekencontroles. De voorbeelden zijn illustratief, geen waargenomen klantresultaten.