Een vrachtfactuur vermeldt wie de transportkosten moet betalen, welke zending is geleverd, hoe de bedragen zijn afgesproken en wanneer betaling vervalt. Houd het factuurnummer apart van de ladingreferentie en vrachtbrief. Voeg een betaalroute toe die de afgesproken betaler kan gebruiken.
Dit sjabloon is voor zelfstandige vervoerders en kleine transportbedrijven die een afgeronde rit factureren. Je krijgt een klantfactuur en begeleidende mail. Het is geen handelsfactuur voor de douane, vervoersovereenkomst of transportmanagementsysteem.
Download het bewerkbare vrachtfactuursjabloon met betaalmail. Dezelfde velden staan hieronder. Vervang alle waarden tussen haken vóór verzending.
Kopieer deze vrachtfactuur
Vervoerder: [juridische/handelsnaam, adres, registratie- en belastinggegevens waar vereist]
Factuurcontact: [naam, e-mail, telefoon]
Factuur aan: [juridische naam afgesproken betaler, factuuradres, crediteurencontact]
Factuurdatum: [datum] — dienst-/leverdatum: [datum] — vervaldatum: [datum]
Valuta: [één valuta] — afgesproken betaalvoorwaarden: [referentie en voorwaarden]
Zending-/ladingreferentie: [referentie] — inkooporder: [indien uitgegeven]
Transportopdracht/tariefbevestiging: [referentie en versie]
Ophalen: [plaats en datum] — afleveren: [plaats en datum]
Vrachtbrief: [bestaande referentie] — afleverbewijs: [bestaande bewijsreferentie]
| Omschrijving | Aantal | Tarief | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Afgesproken vrachtprijs, [route/lading] | [1 rit] | [bedrag] | [bedrag] |
| Brandstoftoeslag, [afgesproken basis/referentie] | [basis] | [tarief] | [bedrag] |
| Goedgekeurde wachttijd, [akkoordreferentie] | [factureerbare uren] | [uurtarief] | [bedrag] |
| Andere goedgekeurde toeslag, [omschrijving/referentie] | [aantal] | [tarief] | [bedrag] |
Subtotaal: [bedrag]
Belasting: [toepasselijke behandeling, tarief en bedrag, gecontroleerd voor jouw situatie]
Totaal: [bedrag] — reeds verwerkte bevestigde betalingen/crediteringen: [bedrag]
Betalen: [factuurbetaallink of afgesproken gecontroleerde bankgegevens]
Betaalkenmerk: [factuurnummer]. Vragen/betwiste posten: [contact].
De betaler kan een expediteur of andere contractklant zijn, in plaats van de verzender of het ontvangende magazijn. Controleer de geaccepteerde transportopdracht en factuurinstructies. Een ondertekend afleverbewijs toont niet vanzelf wie betaling heeft toegezegd.
Onderbouw iedere toeslag met een echte referentie
De klant kan een factuur beter beoordelen wanneer iedere post aan een afspraak en bewijsstuk te koppelen is. Verzin geen afleverbewijs, akkoord of inkoopordernummer dat niet bestaat.
| Post | Afspraak | Onderbouwing |
|---|---|---|
| Vrachtprijs | Geaccepteerde tariefbevestiging | Ladingreferentie en afleverregistratie |
| Brandstof | Afgesproken vast bedrag of formule | Berekening met de afgesproken basis |
| Wachttijd | Vrije wachttijd en uurtarief | Aankomst/vertrek en vereist akkoord |
| Herlevering of andere extra dienst | Goedgekeurde wijziging | Opdracht, datum en uitgevoerde dienst |
Houd documenten privé en gebruik het kanaal dat de betaler accepteert. Noem de meegestuurde stukken in je begeleidende mail. Zet geen onnodige persoonsgegevens of gevoelige ladinginformatie in de omschrijving van een openbaar gedeelde betaallink.
Controleer de som vóór verzending
Dit is een fictief voorbeeld in USD, geen markttarief of uitgevoerde rit. Neem $850 afgesproken vrachtprijs, $120 afzonderlijk overeengekomen vaste brandstoftoeslag en 1,5 goedgekeurde factureerbare wachturen tegen $60. De wachttijd kost 1,5 × $60 = $90. Het subtotaal is $850 + $120 + $90 = $1.060.
We nemen aan dat de belastingbehandeling passend is gecontroleerd en in dit specifieke rekenvoorbeeld geen belasting wordt berekend. Met $200 al bevestigd ontvangen blijft $860 openstaan. Vermeld die betaling als reeds verwerkt. Vraag niet opnieuw $1.060 en voeg het voorschot niet als nieuwe verkooppost toe.
Neem de belastingbehandeling uit dit voorbeeld niet over voor jouw factuur. De Britse factuurchecklist vraagt bijvoorbeeld identificatiegegevens, dienst- en factuurdatums, bedragen en toepasselijke btw. Nederlandse en andere regels verschillen. De behandeling van transport hangt af van bedrijf, dienst en rechtsgebied. Dit sjabloon is geen bewijs van fiscale naleving.
Kopieer de begeleidende betaalmail
Hallo [naam crediteurencontact],
Hierbij factuur [nummer] voor het afgeronde transport [ophaalplaats → afleverplaats], lading [referentie], afgeleverd op [datum]. Het openstaande saldo is [bedrag en valuta], te betalen vóór [datum] volgens [referentie betaalafspraak].
Bijgevoegd: [factuur], [afleverbewijsreferentie] en [akkoordreferentie voor extra kosten]. Bevestigde betalingen/crediteringen van [bedrag] zijn al verwerkt.
Betalen kan via [factuurbetaallink / afgesproken gecontroleerde betaalmethode]. Gebruik [factuurnummer] als kenmerk. Is een post onduidelijk, reageer dan met de betreffende post en reden, zodat we dit snel kunnen behandelen.
Wil je de ontvangst bevestigen en aangeven of de afgesproken indieningsroute een ander contact of portaal vereist? Bedankt, [naam, vervoerder en contactgegevens].
Deze mail wijzigt geen vervaldatum en introduceert geen nieuwe kosten. Vereist de klant een portaal, EDI, factoringaanlevering of andere contractueel afgesproken methode, volg dan dat proces. Een gemailde link vervangt die afspraak niet vanzelf.
Behandel een betwiste toeslag zonder het saldo te verbergen
Betwist de klant wachttijd, zoek dan eerst het akkoord en de tijdregistratie op voordat je herhaaldelijk aanmaant. Leg de post, reden, verantwoordelijke en volgende reactiedatum vast. Spreek af wat er met het onbetwiste bedrag gebeurt. Markeer de volledige factuur niet als betaald als slechts een deel is ontvangen.
Bewaar bij een correctie het origineel en gebruik de passende correctie- of creditprocedure voor jouw administratie. Herschrijf een verzonden factuur niet stilzwijgend, factureer dezelfde omzet niet dubbel en maak geen tweede betaalverzoek voor een saldo dat elders nog betaald kan worden. Vertel de klant welk document en welke betaalroute actueel zijn.
Maak van de geaccepteerde rekening een betaalbare factuur
PayRequest-facturatie biedt facturen met betaallinks en betaalstatus. Basisfacturatie is inbegrepen op Free. Koppel een ondersteunde provider die jouw bedrijf en land accepteert; beschikbare betaalmethoden hangen af van provider en account. Controleer betaler, omschrijvingen, valuta en bedrag vóór verzending.
De velden hierboven zijn een voorbereidingssjabloon. Ze beloven geen ingebouwde vrachtbriefvelden, documentherkenning, vrachtcontrole, EDI- of factoringintegratie. Bewaar zendingsbewijs in je bestaande administratie en gebruik ondersteunde omschrijvingen en referenties op de factuur. Ga niet uit van ingebouwde deelbetalingen: controleer het actuele proces voordat je eerdere ontvangsten of termijnen verwerkt.
Free rekent 2% standaard platformkosten per geslaagde betaling, maximaal €25 per transactie. Actief Premium (€5 per maand) en Business (€20 per maand) verwijderen die standaardkosten. Providerkosten en uitzonderingen voor commissiebetalingen blijven apart. Bekijk de actuele abonnementen. Registreren alleen geeft geen betaald toegangsniveau.
Registreer na verzending factuur, aflever-/indieningsdatum, bevestigde ontvangsten, crediteringen en resterend saldo. Het doel is één herkenbare transportfactuur die de juiste klant kan goedkeuren en betalen.
Redactionele toelichting: AI hielp bij tekst en illustratieve cover. Het bewerkbare document, de bewijsmatrix en USD-berekening zijn eigen redactionele hulpmiddelen. Er is geen zending, incassotest of klantresultaat uitgevoerd. Bronnen gecontroleerd op 10 november 2026.
