Ruim je abonnementenlijst op, behoud elk record
Gearchiveerde abonnementen verdwijnen uit je actieve lijst en klantenportaal, terwijl alle facturen, transacties en geschiedenis bewaard blijven. De beste manier om afgelopen plannen, afgeronde projecten en voormalige accounts te beheren.
Wanneer archiveer je?
Archiveren is de juiste keuze als een abonnement zijn loop heeft gehad en niet meer in je dagelijkse overzicht hoort.
Klant heeft van plan gewisseld
Een klant is overgestapt van Basic naar Professional. Het oude abonnement is opgezegd maar rommelt nog in je lijst. Archiveer het zodat je gefocust blijft op het actieve plan.
Voormalige klant
Een klant is definitief vertrokken — hij heeft zijn bedrijf gesloten, is naar een concurrent gegaan of heeft de dienst simpelweg niet meer nodig. Archiveer het abonnement om je lijst actueel te houden.
Afgerond project
Een tijdelijk project, seizoensgebonden abonnement of tijdelijke licentie is afgelopen. Archiveer het in plaats van het in je opgezegde lijst te laten staan.
Samengevoegd of geherstructureerd
Twee bedrijven zijn gefuseerd, of een klant heeft meerdere abonnementen samengevoegd tot een. Archiveer de oude vermeldingen om verwarring te voorkomen.
Product stopgezet
Je biedt een dienst niet meer aan. Archiveer alle abonnementen voor dat product zodat ze niet meer in rapporten verschijnen of je team in verwarring brengen.
Duplicaat na migratie
Na het importeren van abonnementen uit een ander systeem kunnen er duplicaten ontstaan. Archiveer de extra vermeldingen zonder hun betalingsgeschiedenis te verliezen.
Archiveren vs. opzeggen
Begrijp het verschil tussen het opzeggen en het archiveren van een abonnement.
Hoe archiveer je een abonnement?
Open het abonnement
Ga naar Abonnementen, zoek het abonnement op en open de detailpagina.
Zeg eerst op als het nog actief is
Een abonnement moet eerst worden opgezegd voordat je het kunt archiveren. Deze tweestapsprocedure voorkomt dat je per ongeluk een actief abonnement archiveert.
Klik op Abonnement archiveren
Klik op een opgezegd abonnement op de knop Abonnement archiveren. Een bevestigingsdialoog legt uit wat archiveren inhoudt.
Abonnement verschuift naar tabblad Gearchiveerd
Het abonnement krijgt een grijs badge en verschuift naar het aparte tabblad Gearchiveerd. Alle gegevens blijven intact.
Wat gebeurt er na het archiveren?
Reactivering
Soms komt een klant terug, of heb je iets per ongeluk gearchiveerd. Je kunt altijd opnieuw activeren.
Reactivering is de enige beschikbare actie voor gearchiveerde abonnementen. Dit voorkomt onbedoelde statuswijzigingen van abonnementen die bewust zijn weggezet.
Aanbevolen aanpak
Archiveer als het stof is neergedaald
Wacht tot openstaande facturen zijn betaald, chargebacks zijn afgehandeld en de klant bevestigt dat reactivering niet nodig is. Archiveer daarna.
Gebruik tags voor het archiveren
Tag abonnementen voor het archiveren zodat je ze later makkelijker terugvindt. Bijvoorbeeld: "churned-2026-Q1", "migrated-to-pro" of "dispute-resolved".
Controleer het tabblad Gearchiveerd periodiek
Check eens per kwartaal het tabblad Gearchiveerd om te verifieren dat er niets per ongeluk is gearchiveerd. Het telbadge maakt dit eenvoudig.
Archiveer in batches bij stopzetting
Als je een product niet meer aanbiedt, zeg dan eerst alle gerelateerde abonnementen op en archiveer ze daarna tegelijk. Gebruik tags om de reden vast te leggen.
Frequently asked questions
Kunnen klanten gearchiveerde abonnementen zien?
Nee. Gearchiveerde abonnementen zijn volledig verborgen in het klantenportaal.
Worden gearchiveerde abonnementen meegeteld in MRR-berekeningen?
Nee. Alleen actieve abonnementen worden meegeteld in MRR en omzetrapporten.
Worden facturen of transacties verwijderd bij archivering?
Nee. Alle gekoppelde gegevens blijven bewaard. Archiveren verandert alleen de status van het abonnement.
Kan ik een actief abonnement direct archiveren?
Nee. Je moet het eerst opzeggen en daarna archiveren. Dit tweestapsproces voorkomt dat je per ongeluk een abonnement verbergt dat nog factureert.
Wat gebeurt er met openstaande facturen als ik archiveer?
Openstaande facturen worden niet automatisch geannuleerd. Controleer en annuleer eventuele openstaande facturen handmatig voor het archiveren.
Klaar om je abonnementenlijst op te ruimen?
Archiveer abonnementen die je niet meer nodig hebt. Alle gegevens blijven intact, je lijst blijft overzichtelijk.
Abonnementen archiveren inbegrepen in het Business-abonnement (€20/maand)