Stel een fotografieaanbod op met een duidelijke omschrijving van de omvang
Beschrijf waar de betaling voor dient: bijvoorbeeld een planningsconsult of een specifieke dienst die met de klant is overeengekomen. Leg uit wat het verwachte resultaat is, welke voorbereidingen er nodig zijn en wat niet in de prijs is inbegrepen. Voor een fotoshoot waarvoor een offerte op maat of een locatiebeoordeling nodig is, moet je die beoordeling regelen voordat je het volledige bedrag voor de fotoshoot int. Een betalingsformulier is geen vervanging voor het overeenkomen van de fotografische dienst.
Verzamel een nuttige creatieve briefing en vertrouwelijke referenties
Vraag waarvoor de foto’s zullen worden gebruikt, wat de gewenste stijl is, wat de opnamelocatie is en of er relevante beperkingen zijn. Het uploaden van een privé-referentiefoto kan helpen om het gewenste resultaat uit te leggen zonder bestanden in afzonderlijke berichten te hoeven versturen. Maak duidelijk dat een referentiefoto slechts een richtlijn is en geen garantie biedt voor een identiek resultaat. Controleer eventuele toestemmings- of gebruiksafspraken via je eigen klantproces.
Bevestig de datum en maak onderscheid tussen de betaling en een reservering op de kaart
De gewenste datum leidt niet tot een reservering in je agenda of tot een bevestiging van een boeking. Controleer de beschikbaarheid en communiceer het definitieve tijdstip van de fotoshoot apart. Als je een voorschot als vaste betaling int, beschrijf dan waarvoor dit dient en wat je regeling is voor het terugbetalen van het resterende bedrag. Dit verschilt van een autorisatie voor een borgsom, waarbij een bedrag op een kaart wordt gereserveerd via de afzonderlijke ‘Security Deposits’-procedure.