Para un reembolso manual de nota de crédito, entregue al responsable del pago la referencia, el importe y moneda aprobados, las instrucciones verificadas del destinatario y la comprobación de reembolsos anteriores. Después de transferir, registre la referencia bancaria o de pago. Emitir el documento y devolver dinero son pasos separados.
El proceso sirve a equipos donde una persona crea la corrección y otra realiza la transferencia. Se aplica a una factura pagada con devolución manual, no a cancelar una factura impagada ni a un saldo general del cliente.
Comprobar primero la vía de reembolso
La documentación de notas de crédito de PayRequest describe documento vinculado y estado de reembolso separado. En la vía manual hay que transferir y registrar finalización con referencia. La factura original permanece Pagada; esa etiqueta no prueba devolución.
Un reembolso del proveedor en curso no instruye otra transferencia bancaria. La solicitud frente al reembolso completado explica la decisión anterior. La función Credit Notes describe el producto; esta hoja añade responsabilidades, sin afirmar que PayRequest ejecuta su transferencia manual.
Traspaso entre dos responsables
Facturación prepara el paquete; el responsable del pago lo revisa antes del proceso bancario habitual. Confirme las instrucciones por un canal seguro acordado. Una cuenta bancaria nueva comunicada en un ticket requiere verificación independiente.
| Campo | Facturación entrega | Pago devuelve |
|---|---|---|
| Documento | Factura y nota vinculada | Misma referencia de nota |
| Importe | Cantidad, moneda y motivo | Importe transferido y moneda |
| Destinatario | Instrucciones verificadas por canal seguro | Datos realmente utilizados |
| Historial | Reembolso manual requerido y revisión anterior | Control de duplicados justo antes de pagar |
| Finalización | Responsable y plazo | Referencia, fecha y excepciones abiertas |
No incluya contraseñas bancarias ni códigos de autenticación en tickets. Guarde solo las pruebas necesarias y siga las reglas de aprobación. La hoja no sustituye revisión contable o jurídica.
Conciliar tres notas sin duplicar una devolución
Ejemplo ficticio en EUR: A, EUR 80, manual; B, EUR 120, manual; C, EUR 50, con reembolso Mollie en curso. Tres correcciones representan dos transferencias bancarias.
La carga manual es EUR 80 + EUR 120 = EUR 200. Cuando A tiene evidencia verificada de transferencia completada y referencia, quedan EUR 120. C sigue en revisión del proveedor, fuera del total manual.
Si falta el responsable de B, reasigne el mismo registro en lugar de generar otra instrucción sin seguimiento. Si el resultado es incierto, investigue primero la transferencia existente. El criterio de cierre es evidencia verificada vinculada a la nota correcta, no solo una lista vacía.
Separar la incertidumbre del proveedor
La documentación Mollie diferencia queued, pending y processing de un reembolso finalizado. Tras una solicitud incierta recomienda verificar si ya existe uno.
Compruebe el reembolso existente antes de otra acción. No emita una segunda nota solo porque el cliente no ve aún el dinero. Estado del proveedor y visualización bancaria pueden actualizarse en momentos distintos; no prometa una hora exacta de llegada.
Registrar y explicar la finalización
Después de verificar la transferencia manual, use Record completed manual refund e introduzca su referencia. Compruebe el estado separado de la nota. La acción registra su pago; no lo inicia ni demuestra por sí sola la recepción en la cuenta del cliente.
Plantilla: “Nota [referencia] por [importe/moneda], liquidada por transferencia manual el [fecha], referencia [referencia]. Contacto para revisar la recepción: [responsable].” Revise el historial de correo por separado si debe notificarse; el documento no prueba entrega al buzón.
El cliente ve los documentos en el portal. La lista CSV para el contable trata la exportación; conserve el comprobante junto al registro de facturación.
Seguir una nota hasta su liquidación
Revise Credit Notes y ensaye un traspaso. Para configurarlo, cree una cuenta PayRequest y defina el proceso aprobado de devolución.
Preparado por el equipo PayRequest con asistencia de IA. Documentación y código del registro manual revisados el 10 de octubre de 2026. Hoja y cálculo ilustrativos, sin resultados de clientes afirmados.
