Een werkbare boekhoudroutine volgt de documenten: leg de verkoop vast, bewaar de inkoopfactuur, koppel het geld en controleer de rapporten. Werk dit regelmatig bij in plaats van aan het einde van een kwartaal iedere bankomschrijving te reconstrueren. PayRequest Bookkeeping brengt die stappen samen, met een voorstel vóór iedere bevestigde grootboekboeking.
Deze handleiding gebruikt een fictieve Nederlandse onderneming in EUR met het factuurstelsel. Gratis boekhoudtoegang staat gepland; de huidige bèta van PayRequest vereist Business. Salarisadministratie, meerdere valuta en aangifte indienen vallen buiten deze werkwijze. Het rekenvoorbeeld helpt de samenhang begrijpen en bepaalt niet de fiscale behandeling van jouw bedrijf.
Leg het beginpunt één keer vast
Open Bookkeeping via de PayRequest-zijbalk en kies More → Administration settings. Selecteer een startdatum die past bij de administratie die je overneemt. Controleer welke eerdere perioden al zijn aangegeven voordat je het grootboek activeert. De startdatum kun je daarna niet zomaar wijzigen in het formulier.
Neem een sluitende beginbalans over uit een betrouwbare eerdere administratie. Debetsaldi voer je positief in, creditsaldi negatief. Bevestig een nulbeginbalans alleen als er op de startdatum echt geen bezittingen, schulden, vorderingen of banksaldi waren. Je begint niet iedere maand een nieuw grootboek en zet die saldi niet steeds terug op nul.
Oudere openstaande documenten vragen om een bewuste verwerking als beginpost. Neem je ze afzonderlijk over als beginvordering of beginschuld, tel ze dan niet nogmaals mee in een totaalbedrag op de beginbalans. Ze mogen de omzet, kosten of btw van een eerdere periode niet opnieuw veroorzaken.
Verzamel de brondocumenten van de maand
Houd drie groepen bij elkaar: verkoopfacturen en creditnota’s, leveranciersfacturen en leverancierscredits, en bank- of providergegevens die de betaling verklaren. Alleen een bankregel vertelt vaak niet hoe de btw op een inkoop wordt behandeld, of een ontvangst een verkoop, overboeking of terugbetaling is.
Bewaar onder Purchases de leverancier, het factuurnummer, de factuurdatum, de ontvangstdatum en de regelbedragen. Voeg een pdf of ondersteunde afbeelding toe, of vermeld een concrete externe bewaarplaats. Een concept opslaan is nog niet boeken. Het bewijsstuk ondersteunt de controle; de software belooft niet iedere bon automatisch uit te lezen.
Kies de werkelijke btw-behandeling op basis van het document en de omstandigheden. Ondersteunde keuzes zijn onder meer Nederland 21% en 9%, geen aftrekbare btw en de ondersteunde verleggingsroutes. Kies niet automatisch Nederlandse btw bij een bekende leveranciersnaam. Raadpleeg de voorwaarden voor voorbelasting van de Belastingdienst voor de toepasselijke regels.
Controleer en bevestig verkopen en inkopen
Open Sales om bestaande PayRequest-facturen te beoordelen. Controleer de oorspronkelijke regels en de tekens van creditnota’s voordat je de grootboekboeking bevestigt. Los een onjuist brontotaal op in plaats van het bankbedrag aan te passen totdat de cijfers lijken te kloppen.
Kies bij inkoopdocumenten Controleren & boeken. Controleer de voorgestelde datum, bedragen, btw en debet- en creditregels en bevestig daarna expliciet. De huidige inkoopverwerking gebruikt de latere datum van factuurdatum en ontvangstdatum. Geboekte documenten tellen mee in het grootboek; concepten blijven erbuiten.
Een bevestigde grootboekboeking verstuurt de factuur niet en verandert de betaalstatus niet. Daardoor kun je de administratie controleren zonder opnieuw klantmeldingen of het leveren van diensten te starten.
Koppel het geld en verklaar providerkosten
Open More → Match payments nadat de relevante facturen in het grootboek staan. Kies de definitieve EUR-bankmutatie en vul alleen bedragen in bij de facturen waarop die betrekking heeft. Een deelbetaling kan een deel van een factuur vereffenen. Eén mutatie kan meerdere geselecteerde geboekte documenten dekken als de bedragen aansluiten.
Houd ingehouden providerkosten apart. Een factuur van €1.210 kan via een provider na €30 kosten een bankontvangst van €1.180 opleveren. Koppel €1.210 aan de factuur en leg €30 kosten vast. Boek de uitbetaling van €1.180 niet als een nieuwe verkoop. Gebruik voor eventuele aftrekbare btw de echte kostenfactuur en verzin geen percentage.
Voor overboekingen en privémutaties zijn aparte verwerkingskeuzes. PSP-tussenrekeningen helpen geld tussen betaling en uitbetaling volgen, maar open saldi moet je nog verklaren. Controleer het voorstel voordat je bevestigt. Een voorstel verloopt na tien minuten en moet ook opnieuw worden gemaakt als de brongegevens veranderen.
Koppelen in het grootboek markeert klantfacturen niet als betaald en stopt geen herinneringen. Moet een geschikte bankontvangst openstaande facturen daadwerkelijk vereffenen, gebruik dan de aparte gecontroleerde banktoewijzing. Controleer bestaande boekingen voordat je nog iets toevoegt aan de administratie.
Laat een klein voorbeeld helemaal aansluiten
Deze fictieve maand begint zonder beginsaldi, met één volledig vereffende verkoop en één volledig betaalde inkoop. Beide facturen bevatten Nederlandse btw van 21%; de inkoop-btw is in dit voorbeeld volledig aftrekbaar. Voor de providerkosten van €30 veronderstellen we geen aftrekbare btw. Gebruik in echte boekingen de werkelijke facturen en toepasselijke behandeling.
| Gegeven | Nettobedrag | Btw | Bruto- of bankbedrag |
|---|---|---|---|
| Verkoopfactuur | €1.000 omzet | €210 | €1.210 vordering |
| Inkoopfactuur | €200 kosten | €42 | €242 schuld |
| Ingehouden providerkosten | €30 kosten | €0 | €30 ingehouden |
| Bankontvangst | Geen nieuwe verkoop | Geen nieuwe omzet-btw | €1.180 ontvangen |
| Betaling leverancier | Vereffent de schuld | Geen tweede btw-aftrek | €242 betaald |
Het resultaat vóór belasting is €1.000 − €200 − €30 = €770. Het btw-saldo van deze veronderstelde transacties is €210 − €42 = €168 te betalen. De bankmutatie is €1.180 − €242 = €938.
Die bedragen beschrijven verschillende dingen, maar hangen samen. Zijn beide facturen vereffend en zijn er geen andere boekingen, dan staat tegenover €938 op de bank €168 te betalen btw en €770 resultaat. Een bankontvangst is niet hetzelfde als winst en ontvangen btw is geen extra omzet. Wijkt je rapport af, volg dan de documenten en koppelingen voordat je een categorie verandert.
Controleer maandelijks, sluit het verstreken kwartaal af
Bekijk bij Reports de winst-en-verliesrekening van het kwartaal, de cumulatieve balans en saldibalans en de actuele open grootboekposten. Let op de periode van ieder rapport: actuele open posten omvatten alle datums en zijn geen historische debiteurenlijst op kwartaaleinde.
Zoek in Quarter review naar inkoopconcepten, ongeboekte verkopen, niet-gekoppelde bankmutaties, gewijzigde brongegevens en ontbrekende begininformatie. De controle loopt vanaf de start van de administratie tot het gekozen kwartaaleinde. Los onverklaarde kruisposten en PSP-tussenrekeningen op. Een lege controlelijst kan een ontbrekende leveranciersfactuur die je nooit hebt aangeleverd niet vinden.
Bereid aan het einde van een verstreken kwartaal de afsluiting voor, beoordeel de blokkades en bevestig expliciet. De momentopname legt je controle vast; de actie dient geen btw-aangifte in en betaalt niets aan de Belastingdienst. Het oude btw-rapport op bankdatum en het grootboek op factuurbasis zijn aparte weergaven, geen totalen om bij elkaar op te tellen.
Draag een samenhangende administratie over
Exporteer waar nodig het journaal, de btw-rubrieken, winst-en-verliesrekening, balans en saldibalans en houd de bewijsstukken beschikbaar. Actuele open posten zijn ook als CSV bruikbaar, zolang je erbij vermeldt dat het om de huidige stand gaat. Deze exports zijn CSV-bestanden en geen XAF.
Is een boeking fout, vermeld dan een reden en bereid bij Reports een tegenboeking voor. Geboekte journaalposten blijven bewaard. Draai bestaande bankkoppelingen terug voordat je het bijbehorende document tegenboekt. Gesloten perioden moet je met een reden heropenen; begin zo nodig bij later afgesloten kwartalen.
Lees voor je softwarekeuze wat gratis boekhoudsoftware werkelijk omvat. Bekijk de werkplek en toegangsvoorwaarden via PayRequest Bookkeeping. Het praktische voordeel is de samenhang tussen verkoop, kosten, betaling en rapport, zodat een terugbetaling, overboeking of provideruitbetaling niet als onverklaarde omzet eindigt.
*Werkwijze: gecontroleerd aan de hand van de huidige PayRequest Bookkeeping-formulieren. Alle bedragen zijn fictief en de btw-behandeling is een expliciete aanname voor het voorbeeld. Voor dit artikel zijn geen productiefacturen of betalingen aangemaakt. AI hielp bij tekst en coverillustratie.*
