Gratis boekhoudsoftware kan een maandelijks abonnement schelen. Maar de belangrijkste vraag is of je jouw administratie met het gratis aanbod kunt afmaken. Controleer blijvende toegang, inkoopdocumenten, bankverwerking, rapporten en exports voordat je prijzen vergelijkt. Een gratis proefperiode, een startersactie en een blijvend gratis pakket zijn drie verschillende aanbiedingen.
Dit artikel is voor zzp’ers en kleine bedrijven die een Nederlandse administratie in euro’s willen voeren. Je krijgt een herbruikbaar vergelijkingsschema en uitleg over PayRequest Bookkeeping. Gratis toegang tot PayRequest Bookkeeping staat gepland; de huidige bèta vereist een Business-account. Een gratis account geeft nog geen toegang tot het grootboek.
Bepaal eerst welk gratis aanbod je vergelijkt
Het woord gratis zegt weinig zonder de looptijd en de inbegrepen werkwijze. Een blijvend gratis pakket kan jarenlang voldoen. Een ruime proefperiode is nuttig om software te beoordelen, maar is geen blijvend kosteloos abonnement. Een startersactie hangt af van je toelating tot de actie, niet alleen van de hoeveelheid boekingen.
Bekijk de voorwaarden bij de aanbieder zelf. Bij onze controle op 31 oktober 2026 zagen we deze verschillende modellen:
| Software | Aanbod | Wat je moet beoordelen |
|---|---|---|
| Wave | Gratis Starter; bankautomatisering en bonherkenning vallen onder Pro | Past de gratis werkwijze bij jouw land en werkzaamheden? |
| Moneybird | Een proefperiode van 60 dagen, daarna betaalde pakketten | Welke grenzen voor transacties, gebruikers en bankkoppelingen passen? |
| e-Boekhouden.nl | Gratis startersaanbod tot 15 maanden na inschrijving | Hoeveel van de actieperiode resteert voor jouw onderneming? |
| PayRequest | Gratis boekhoudtoegang gepland; nu beschikbaar als Business-bèta | Past het Nederlandse factuurstelsel in EUR en heb je nu toegang? |
Bronnen: Wave-tarieven, Moneybird-pakketten en de startersvoorwaarden van e-Boekhouden.nl. Dit zijn verschillende aanbiedingen, geen bewering dat de pakketten dezelfde boekhoudmogelijkheden hebben.
Vergelijk één maand van je eigen werkzaamheden
Vergelijk in elk pakket hetzelfde werk. Een zzp’er die weinig verkoopfacturen verstuurt, kan toch veel leveranciersfacturen en bankmutaties hebben. Een grens aan verwerkte banktransacties kan daardoor belangrijker zijn dan een factuurlimiet.
Dit fictieve vergelijkingsschema kun je overnemen. Vervang de aantallen door je eigen werkzaamheden en zoek het antwoord op in de actuele voorwaarden van elk pakket.
| Werk in de voorbeeldmaand | Aantal | Wat je controleert |
|---|---|---|
| Verkoopfacturen | 18 | Kun je verkopen en creditnota’s verwerken zonder overtypen? |
| Leveranciersfacturen | 12 | Kun je bewijsstukken bewaren en werkelijke btw per regel invoeren? |
| Bankmutaties | 40 | Zijn import, matching en overboekingen inbegrepen? |
| Provideruitbetalingen | 4 | Kun je kosten en factuurbedragen apart laten aansluiten? |
| Overdracht aan boekhouder | 1 | Kun je grootboek en onderliggende cijfers exporteren? |
| Kwartaalcontrole, wanneer aan de orde | 1 | Welke controles zijn er en dient de software de aangifte echt in? |
Schrijf bij iedere rij één van drie antwoorden: inbegrepen, extra betaald of elders afhandelen. Dat helpt meer dan vinkjes tellen bij functies die je niet gebruikt. Vereist jouw boekhouder XAF, dan blijft een pakket met alleen CSV-export een verschil in de werkwijze, ook zonder abonnementskosten.
Houd softwarekosten en betaalkosten uit elkaar
Een boekhoudabonnement en online betalingen ontvangen zijn verschillende diensten. Zet providerkosten, platformkosten, eventuele bankkoppelingen en het werk van je boekhouder in aparte kolommen. Een softwareprijs van nul betekent niet dat die kosten verdwijnen.
Een concreet PayRequest-voorbeeld: je ontvangt op het Free-betaalpakket twintig geslaagde standaardbetalingen van €50. Bij de gepubliceerde standaard platformkosten van 2% is dat €1 per betaling, samen €20, vóór providerkosten. Het maximum van €25 geldt per geslaagde betaling, niet per maand. Dit voorbeeld gaat over betalingen ontvangen; het is geen tarief per grootboekboeking.
Bekijk de actuele PayRequest-pakketten en voorwaarden bij je vergelijking. Betaalde pakketten en commissiebetalingen kennen aparte voorwaarden. Gebruik voor een bankkoppeling de geldende prijsopgave in plaats van aan te nemen dat iedere boekhoudprijs die koppeling omvat.
Controleer de verbinding tussen factuur, betaling en rapport
Het nuttige voordeel van één werkplek is de verbinding tussen gegevens. Een factuur verklaart wat je hebt verkocht. De bankmutatie verklaart welk geld is binnengekomen. Een provideroverzicht verklaart ingehouden kosten. Als je alle drie als losse verkopen verwerkt, wordt je omzet te hoog.
In PayRequest Bookkeeping controleer je bestaande PayRequest-verkoopfacturen voor het grootboek, voeg je inkoopdocumenten toe en koppel je bankmutaties aan geboekte documenten. Deelbetalingen en apart vastgelegde providerkosten helpen verschillen verklaren. Je beoordeelt een boekingsvoorstel en bevestigt het; niet iedere ontvangst wordt stilzwijgend omzet.
Die verbinding heeft ook een grens: een bankmutatie koppelen in het grootboek markeert de oorspronkelijke PayRequest-factuur niet als betaald en stopt geen herinneringen. Daarvoor bestaat een aparte gecontroleerde factuurverwerking. Vraag bij een vergelijking dus wat de status ‘gekoppeld’ precies verandert.
Controleer land, btw en de overdracht aan je boekhouder
Een Engelstalige interface maakt een pakket niet geschikt voor de belastingregels van ieder land. Het huidige grootboek van PayRequest ondersteunt een Nederlandse administratie in EUR met het factuurstelsel. Er zijn een btw-overzicht, kwartaalcontrole, balans, winst-en-verliesrekening en CSV-rapporten. Aangifte indienen, salarisadministratie, automatische afschrijvingen, meerdere valuta en XAF-export vallen buiten de huidige module.
Bewijsstukken blijven in ieder pakket van belang. De uitleg van de Belastingdienst over voorbelasting beschrijft dat aftrek aan voorwaarden is gebonden en dat buitenlandse inkopen anders behandeld kunnen worden. Alleen een bekende leveranciersnaam is onvoldoende om Nederland 21% te kiezen.
Geef je boekhouder vóór een overstap een representatieve export en leg uit hoe je de oorspronkelijke facturen bewaart. Controleer of die ermee kan werken. Een gratis pakket kan prima bruikbaar zijn als je boekhouder de aangifte apart verzorgt, zolang die overdracht vooraf duidelijk is.
Kies de werkwijze die je kunt volhouden
Een passend gratis pakket dekt je terugkerende werkzaamheden met aanvaardbare grenzen en een duidelijke overdracht. Een betaald pakket kan alsnog verstandiger zijn als het een terugkerend probleem oplost dat je anders handmatig afhandelt. Geen van beide conclusies volgt alleen uit het prijskaartje.
Bekijk voor PayRequest het Bookkeeping-dashboard en de actuele beschikbaarheid. Lees daarna de maandelijkse boekhoudroutine. Controleer toegang en geschiktheid voordat je administratie overzet. De huidige bèta vereist Business; de geplande gratis introductie geeft een gratis registratie nog geen boekhoudtoegang.
*Werkwijze: officiële aanbiedingen gecontroleerd op 31 oktober 2026. Het werkschema en kostenvoorbeeld zijn fictief; er is geen besparingsclaim of vergelijkende praktijktest. Productbeschrijvingen zijn gecontroleerd aan de hand van de huidige Bookkeeping-formulieren. AI hielp bij tekst en coverillustratie.*
