Bepaal na een abonnementsmigratie eerst welk record moet blijven factureren. Vergelijk klant, dienst en facturatieperiode, los facturen van het oude record op en controleer dat het vorige systeem niet opnieuw incasseert. Twee records met dezelfde klantnaam bewijzen geen duplicaat.
Deze gids is voor facturatiebeheerders na een import. Het beslisregister is een eigen voorbeeld, geen automatische deduplicatiefunctie of geteste klantmigratie.
Kies het Blijvende Record op Basis van de Dienst
Noteer voor ieder vermoedelijk paar het bron-ID, PayRequest-abonnements-ID, klant, product, echte dienstidentificatie, valuta, interval en betaalde periode. “Hosting maandelijks” kan twee verschillende websites betekenen. Ook één e-mailadres kan bij meerdere legitieme diensten horen.
Het blijvende record beheert de toekomstige facturatie. Bewaar een verwijzing naar het andere record en de reden van de beslissing. De nieuwste aanmaakdatum is op zichzelf geen selectiecriterium.
Gebruik een Beslisregister met Drie Records
Voorbeeld: een herhaalde import lijkt een websiteabonnement te verdubbelen, terwijl een derde record een andere website betreft.
| Record | Dienst en periode | Bewijs | Besluit |
|---|---|---|---|
| S-401 | Website A, oktober | Bedoeld actief record; volgende facturatie gecontroleerd | Behouden |
| S-402 | Website A, oktober | Zelfde brondienst-ID; dubbele import bevestigd | Eerst beëindigen, daarna mogelijk archiveren |
| S-403 | Website B, oktober | Ander dienst-ID en aparte overeenkomst | Behouden; geen duplicaat |
Voeg open factuurnummers, provider-abonnements-ID’s, laatste geslaagde betaling en beoordelaar toe. Stop bij tegenstrijdigheden totdat iemand ze oplost. Voeg betaalhistorie niet zomaar samen en leid uit twee factuurnummers niet af dat twee kosten geldig zijn.
Los Drie Afzonderlijke Blokkades Op
- Identiteit: het kandidaat-record vertegenwoordigt echt dezelfde dienst en verplichting. Controleer brondata en laat de diensteigenaar dit bevestigen.
- Facturatiebevoegdheid: welk systeem en welke provider kunnen nog een volgende betaling maken of innen? Archivering in PayRequest bewijst niet dat een extern oud abonnement is beëindigd.
- Factuurafhandeling: beoordeel iedere open factuur als geldig, dubbel of betwist. Leg de goedgekeurde correctie apart vast. Is dubbel betaald, onderzoek betaling en terugbetaling; archiveren geeft geen geld terug.
Een onopgeloste factuur is reden om de opschoning uit te stellen. Verberg het record niet om het onderzoek af te sluiten. Leg aan de klant uit welk abonnement doorloopt als de migratie zijn overzicht verandert.
Beëindig, Archiveer en Controleer
De archiveringsdocumentatie vereist beëindiging vóór archivering. Het abonnement gaat naar Archived, verdwijnt uit het klantportaal en behoudt gekoppelde facturen, transacties en historie. De archiveringsactie in de UI annuleert open facturen niet automatisch.
Als alle controles slagen, tag je het record met de migratiereferentie, beëindig je het en controleer je de status. Kies op de detailpagina Archive Subscription en bevestig. Controleer het archief, toegang tot bewaarde documenten voor de beheerder en de volgende facturatie van het blijvende record.
Controleer daarna de volgende verwachte facturatiecyclus in beide systemen. Een nette lijst is slechts één criterium; de bedoelde verplichting moet ook precies eenmaal worden geïnd.
Houd Heractivering Buiten Routine-opschoning
Bij heractivering controleer je volgens de documentatie onder andere volgende facturatiedatum en mandaat. Bekijk eerst het blijvende record. Een oud duplicaat opnieuw activeren kan het oorspronkelijke probleem terugbrengen.
Bekijk PayRequest-abonnementsarchivering wanneer het register beslisklaar is. Gebruik vóór de import de aparte WHMCS-migratiechecklist.
Gebruik bij tijdelijke onderbrekingen de aparte checklist voor pauzeren en hervatten.
Klaar om je workflow in te richten? Maak een PayRequest-account.
Opgesteld door het PayRequest Team met AI-ondersteuning. Documentatie gecontroleerd op 11 oktober 2026. IDs, diensten en register zijn voorbeelden; geen klanttest of financieel resultaat wordt geclaimd.
