Draag bij een handmatige terugbetaling de creditnotareferentie, het goedgekeurde bedrag en de valuta, gecontroleerde ontvangergegevens en de eerdere-terugbetalingscheck over aan de betaler. Leg na de overboeking de bank- of betalingsreferentie bij de creditnota vast. Het document maken en geld terugstorten zijn afzonderlijke stappen.
Deze workflow is voor teams waarin één persoon de factuurcorrectie maakt en een ander de bankbetaling uitvoert. Het gaat om een betaalde factuur met handmatige terugbetaling, niet om annulering van een onbetaalde factuur of algemeen klanttegoed.
Controleer eerst de terugbetalingsroute
De PayRequest-documentatie voor creditnota's beschrijft een gekoppeld document en een afzonderlijke terugbetalingsstatus. Bij handmatige terugbetaling moet het geld nog worden overgemaakt en de afronding met referentie worden vastgelegd. De oorspronkelijke betaalde factuur blijft Betaald; dat label bewijst geen terugbetaling.
Controleer de daadwerkelijke route. Een lopende providerterugbetaling is geen instructie om ook via de bank te betalen. De eerdere beslisfase staat in terugbetalingsverzoek versus terugbetaling.
De creditnotafunctie beschrijft de productworkflow. Onderstaand origineel overdrachtsblad voegt verantwoordelijkheden toe; het claimt niet dat PayRequest uw handmatige bankbetaling uitvoert.
Gebruik een overdracht met twee verantwoordelijken
De facturatiebeheerder stelt het pakket samen; de betaler controleert het vóór de normale bankoverboeking. Verifieer ontvangergegevens via een afgesproken veilig kanaal. Een nieuw rekeningnummer in een supportbericht verdient onafhankelijke bevestiging.
| Gegeven | Facturatiebeheerder levert | Betaler retourneert |
|---|---|---|
| Document | Factuur en gekoppelde creditnota | Dezelfde creditnotareferentie |
| Terugbetaling | Bedrag, valuta en reden | Werkelijk betaald bedrag en valuta |
| Ontvanger | Gecontroleerde instructies via veilig kanaal | Bevestiging van gebruikte instructies |
| Eerdere afhandeling | Handmatig vereist en eerdere betalingen gecontroleerd | Dubbelbetalingscheck vlak vóór betaling |
| Afronding | Verantwoordelijke en streefdatum | Bankreferentie, datum en open uitzonderingen |
Zet geen bankwachtwoorden of authenticatiecodes in een verzoek. Bewaar alleen het benodigde bewijs en volg uw goedkeuringsregels. Dit operationele hulpmiddel vervangt geen boekhoudkundige of juridische beoordeling.
Controleer drie creditnota's zonder dubbel tellen
Een fictieve EUR-werklijst bevat creditnota A van EUR 80 en B van EUR 120, beide handmatig terug te betalen. Creditnota C van EUR 50 heeft al een lopende Mollie-terugbetaling. Dit zijn drie correcties, maar geen drie bankbetaalopdrachten.
Het handmatige totaal is EUR 80 + EUR 120 = EUR 200. Zodra A een gecontroleerde referentie van een voltooide overboeking heeft, resteert EUR 120 in de handmatige lijst. C blijft in de providercontrole en wordt niet aan dat totaal toegevoegd.
Is de betaler voor B afwezig, draag hetzelfde record over aan een ander. Maak geen nieuwe ongetraceerde betaalopdracht. Onderzoek bij een onzekere uitkomst eerst de bestaande opdracht. Het sluitcriterium is gecontroleerd afhandelbewijs bij de juiste creditnota, niet alleen een lege takenlijst.
Houd provideronzekerheid apart
De Mollie-documentatie onderscheidt queued, pending en processing van voltooid en adviseert bij een onzekere aanvraag te controleren of er al een terugbetaling bestaat.
Controleer een bestaande providerterugbetaling voordat u een nieuwe actie neemt. Maak geen tweede creditnota alleen omdat de klant het geld nog niet ziet. Providerstatus en zichtbaarheid op de klantrekening kunnen op verschillende momenten veranderen; beloof geen exacte aankomsttijd.
Leg afronding vast en licht die toe
Gebruik na een gecontroleerde handmatige overboeking de gedocumenteerde actie Record completed manual refund en vul de bank- of betalingsreferentie in. Controleer de terugbetalingsstatus van de gekoppelde creditnota. Deze actie registreert uw betaling; ze start die niet en bewijst niet zelfstandig ontvangst op de klantrekening.
Berichtvoorbeeld: “Creditnota [referentie] voor [bedrag/valuta] is handmatig overgemaakt op [datum], referentie [referentie]. Neem contact op met [verantwoordelijke] voor onderzoek naar de bankontvangst.” Controleer eventuele e-mailverzending afzonderlijk in de factuurhistorie; een document bewijst geen inboxbezorging.
De klant kan gekoppelde documenten bekijken in het klantportaal. De CSV-overdrachtschecklist behandelt de andere exporttaak. Bewaar afhandelbewijs bij het relevante facturatierecord.
Volg één creditnota tot de afhandeling
Bekijk Creditnota's en oefen de overdracht voor één representatieve betaalde factuur. Maak een PayRequest-account als u deze workflow gaat inrichten.
Opgesteld door het PayRequest-team met AI-assistentie. Documentatie en code voor handmatige terugbetalingsregistratie gecontroleerd op 10 oktober 2026. Werkblad en berekening zijn illustratief, geen klantresultaten.
