Als je een webhostingbedrijf runt, zou je factureringssysteem niet moeilijker moeten zijn om te beheren dan je servers. Dat was precies de situatie waarin Hostingwalk zich bevond—meer tijd besteden aan worstelen met WHMCS dan aan het daadwerkelijk bedienen van hun klanten.
Het WHMCS Probleem
Hostingwalk gebruikte WHMCS, het standaard factureringsplatform in de hostingindustrie, al enkele jaren. Hoewel WHMCS krachtig is, brengt het aanzienlijke overhead met zich mee die veel hostingbedrijven eigenlijk niet nodig hebben.
Het platform vereist self-hosting, wat betekent dat je nog een server moet beheren, software moet bijwerken en beveiligingspatches moet installeren. Voor een kleine tot middelgrote hostingprovider neemt deze administratieve last tijd weg van wat het belangrijkst is: uitstekende hostingdiensten leveren.
WHMCS is ontworpen voor hostingbedrijven die diepe integratie met serverprovisioning nodig hebben—automatisch cPanel-accounts aanmaken, DNS configureren of VPS-instances opstarten wanneer klanten zich aanmelden. Maar Hostingwalk, zoals veel moderne hostingproviders, handelt provisioning af via gestroomlijnde workflows die dit niveau van automatisering niet vereisen.
Ze betaalden voor complexiteit die ze niet gebruikten. De licentiekosten, onderhoudstijd en steile leercurve voor hun team waren simpelweg niet gerechtvaardigd door de functies die ze daadwerkelijk nodig hadden.
De Overstap naar PayRequest
Hostingwalk evalueerde verschillende moderne factureringsalternatieven voordat ze kozen voor PayRequest. De belangrijkste beslissingsfactoren waren eenvoud, ondersteuning voor Europese betaalmethoden en de functionaliteit van het klantenportaal.
Gecentraliseerd Factureringsbeheer: In plaats van navigeren door de complexe WHMCS-interface, beheert Hostingwalk nu alle facturen, abonnementen en klantinformatie vanuit één overzichtelijk dashboard. Facturen maken duurt seconden, geen minuten.
Geautomatiseerde Abonnementsfacturatie: Het opzetten van terugkerende facturatie voor hostingplannen is eenvoudig. Hostingwalk configureert een abonnementsproduct één keer, en PayRequest regelt alles—facturen versturen, betalingen incasseren via SEPA Incasso of kaarten, en automatisch opnieuw proberen bij mislukte betalingen.
Native Europese Betaalmethoden: Als Europese hostingprovider was ondersteuning voor iDEAL, SEPA Incasso en Bancontact essentieel. De integratie van PayRequest met Mollie maakte deze betaalmethoden direct beschikbaar, wat de betalingssuccespercentages verbeterde bij hun voornamelijk Nederlandse en Belgische klantenbasis.
Klantenportaal voor Zelfbediening: Klanten van Hostingwalk kunnen nu inloggen op een merkgebonden portaal om hun facturen te bekijken, betaalmethoden bij te werken en hun abonnementsstatus te zien. Dit verminderde het aantal supporttickets aanzienlijk—klanten beantwoorden hun eigen factureringsvragen in plaats van contact op te nemen met support.
Slimme Klantsegmentatie: Met het taggingsysteem van PayRequest organiseert Hostingwalk klanten op hostingplantype (shared, VPS, dedicated), klanttype (zakelijk vs. particulier) en legacystatus. Dit maakt het eenvoudig om gerichte communicatie te versturen of omzet per segment te analyseren.
Het Migratieproces
De overstap van WHMCS naar PayRequest was eenvoudiger dan verwacht. Hostingwalk exporteerde hun klantgegevens en reconstrueerde hun productcatalogus in PayRequest in een weekend. De grootste taak was het opzetten van SEPA Incasso-machtigingen voor bestaande klanten, wat PayRequest's flows eenvoudig maakten.
Voor lopende abonnementen maakte Hostingwalk nieuwe abonnementsproducten aan in PayRequest en migreerde geleidelijk klanten naarmate hun factureringscycli verliepen. Deze gefaseerde aanpak betekende geen verstoring voor bestaande klanten.
Hostingwalk hoefde niet elke WHMCS-functie te repliceren. Ze lieten geautomatiseerde serverprovisioning vallen (die ze toch handmatig afhandelden), complexe multi-valuta ondersteuning (hun klanten zitten voornamelijk in de Eurozone) en hosting-specifieke modules die ze nooit gebruikten.
Wat ze behielden was de kern van hun bedrijf: betrouwbare terugkerende facturatie, duidelijke klantendossiers en professionele facturen.
Resultaten Na Migratie
Sinds de overstap naar PayRequest heeft Hostingwalk meetbare verbeteringen gezien in hun factureringsoperaties.
Verminderde Administratietijd: Wat voorheen uren per week kostte, duurt nu minuten. Het team besteedt minder tijd aan factureringsbeheer en meer tijd aan klantenservice en groei.
Minder Factureringsfouten: De complexiteit van WHMCS leidde vaak tot configuratiefouten. De eenvoudigere interface van PayRequest betekent minder fouten en minder tijd besteed aan het corrigeren van facturen.
Betere Betalingssuccespercentages: Native ondersteuning voor Europese betaalmethoden, gecombineerd met automatische retry-logica voor mislukte betalingen, verbeterde de algehele incassopercentages.
Verbeterde Klanttransparantie: Het klantenportaal geeft klanten inzicht in hun factureringsrelatie zonder dat supportinterventie nodig is.
Duidelijke Activiteitentracking: Het activiteitenlogboek van PayRequest toont elke factureringsgebeurtenis—factuur aangemaakt, betaling ontvangen, abonnement verlengd—waardoor het eenvoudig is om na te gaan wat er is gebeurd en wanneer.
Is PayRequest Geschikt voor Jouw Hostingbedrijf?
De ervaring van Hostingwalk suggereert dat PayRequest een uitstekende keuze is voor hostingproviders die:
- Geen geautomatiseerde serverprovisioning nodig hebben (of externe tools daarvoor gebruiken)
- Factureringscomplexiteit en overhead willen verminderen
- Voornamelijk Europese klanten bedienen
- Waarde hechten aan klantzelfbediening
- De voorkeur geven aan cloud-hosted facturering boven zelfbeheerde oplossingen
Als je een grote hostingprovider bent met honderden producten die diepe integratie met control panels en provisioningsystemen vereisen, zijn WHMCS of vergelijkbare platforms wellicht nog steeds de juiste keuze. Maar voor veel hostingbedrijven leidt de eenvoudigere weg tot betere resultaten.
Aan de Slag
De migratie van Hostingwalk duurde één weekend gefocust werk. Als je een vergelijkbare overstap overweegt, biedt PayRequest een eenvoudig pad:
- Maak een PayRequest-account aan en koppel je betaalprovider
- Maak je hostingproducten en abonnementsplannen aan
- Importeer je klantenlijst
- Stel je klantenportaal-branding in
- Begin met het migreren van klanten naarmate hun factureringscycli verlopen
De hostingindustrie evolueert. Je factureringssysteem zou mee moeten evolueren—richting eenvoud, niet ervan weg.