Als je een bedrijf runt in Nederland en te maken hebt met onbetaalde facturen, moet je weten hoe incassokosten werken — de kosten die je bij een achterstallige schuld in rekening mag brengen. De Nederlandse wet regelt precies hoeveel je mag berekenen, wanneer je dat mag doen en welke stappen je eerst moet zetten.
Deze gids behandelt alles: de WIK-regelgeving, het staffelsysteem, de verschillen tussen B2B- en B2C-incasso en hoe je het hele proces kunt automatiseren.
Wat zijn incassokosten?
Incassokosten zijn vergoedingen die een schuldeiser bij een schuldenaar in rekening mag brengen om de kosten van het innen van een achterstallige betaling te dekken. In Nederland worden deze kosten geregeld door twee wetten:
Wet Incassokosten (WIK) — De wet die het kader voor incassokosten vaststelt. Hierin staat wanneer kosten in rekening mogen worden gebracht en welke regels gelden voor de verplichte aanmaning van 14 dagen.
Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK) — Het besluit dat het exacte staffelsysteem vastlegt, inclusief de gedifferentieerde percentages en de minimum- en maximumbedragen.
Samen zorgen deze regelingen ervoor dat incassokosten in verhouding staan tot de schuld en dat schuldenaren een eerlijke waarschuwing krijgen voordat de kosten worden opgelegd. Het systeem beschermt zowel schuldeisers (die recht hebben op vergoeding van incassokosten) als schuldenaren (die niet geconfronteerd mogen worden met disproportionele sancties).
Het WIK-staffelsysteem: hoeveel mag je in rekening brengen?
Het Nederlandse stelsel van incassokosten werkt met een gelaagde staffel. Het percentage daalt naarmate het openstaande bedrag hoger is, zodat de kosten altijd in verhouding blijven.
| Openstaand bedrag | Percentage | Maximum vergoeding in schijf |
|---|---|---|
| Eerste €2.500 | 15% | €375,00 |
| €2.500 – €5.000 | 10% | €250,00 |
| €5.000 – €10.000 | 5% | €250,00 |
| €10.000 – €200.000 | 1% | €1.900,00 |
| Boven €200.000 | 0,5% | Varieert |
Minimum vergoeding: €40 (ook als het berekende bedrag lager is) Maximum vergoeding: €6.775 (ook als het berekende bedrag hoger is)
- €1.000 × 15% = €150,00
- Totale incassokosten: €150,00
- Eerste €2.500 × 15% = €375,00
- Volgende €2.500 × 10% = €250,00
- Totale incassokosten: €625,00
- Eerste €2.500 × 15% = €375,00
- Volgende €2.500 × 10% = €250,00
- Volgende €5.000 × 5% = €250,00
- Volgende €15.000 × 1% = €150,00
- Totale incassokosten: €1.025,00
- €100 × 15% = €15,00
- Maar het minimum is €40, dus: €40,00
Gebruik onze gratis incassokosten calculator om de exacte kosten voor elk factuurbedrag te berekenen.
De 14-dagen aanmaning: een verplichte stap
Voordat je incassokosten in rekening mag brengen, ben je op grond van de Nederlandse wet verplicht een formele betalingsherinnering te sturen — de WIK-brief of aanmaning — waarbij de schuldenaar 14 dagen de tijd krijgt om te betalen zonder extra kosten.
De aanmaning van 14 dagen is meer dan een gewone herinnering. Om geldig te zijn, moet deze aan specifieke wettelijke eisen voldoen:
Het openstaande bedrag — Vermeld het exacte verschuldigde bedrag, inclusief het factuurnummer en de oorspronkelijke vervaldatum.
De termijn van 14 dagen — Vermeld expliciet dat de schuldenaar 14 dagen na ontvangst van de brief de tijd heeft om te betalen. De termijn van 14 dagen begint te lopen op het moment van bezorging, niet op de datum van verzending.
Het bedrag aan incassokosten — Vermeld het exacte bedrag aan incassokosten dat in rekening wordt gebracht als er niet binnen 14 dagen betaald wordt. Dit bedrag moet worden berekend volgens het WIK/BIK-staffelsysteem.
Betaalinstructies — Geef duidelijke instructies over hoe betaald kan worden — rekeningnummer, betaallink of een andere betaalmethode.
Bij consumentenvorderingen (B2C) is het versturen van de aanmaning van 14 dagen een strikte wettelijke vereiste. Als je deze stap overslaat of niet aan de inhoudelijke eisen voldoet, mag je wettelijk gezien geen incassokosten in rekening brengen — ook niet als de vordering legitiem en achterstallig is.
De aanmaning moet bij voorkeur per brief (fysieke post) worden verstuurd, niet alleen per e-mail. Er is weliswaar geen expliciete wettelijke verplichting voor aangetekende verzending, maar rechters hebben geoordeeld dat e-mail alleen mogelijk onvoldoende bewijs is dat de schuldenaar de aanmaning heeft ontvangen.
Voor vorderingen tussen bedrijven onderling is de aanmaning van 14 dagen op grond van de WIK niet strikt verplicht — de wet is primair gericht op consumentenbescherming. Toch is het ook bij B2B-vorderingen verstandig om een formele aanmaning te versturen, en wel om de volgende redenen:
Het toont redelijkheid aan bij een eventueel geschil. Het geeft de schuldenaar een duidelijke kans om te betalen voordat er kosten worden toegevoegd. En het creëert een gedocumenteerd dossier dat je positie versterkt als juridische stappen noodzakelijk worden.
B2B vs B2C: de belangrijkste verschillen
Het onderscheid tussen zakelijke en consumentenvorderingen is bepalend voor de juiste toepassing van de incassokostenregels.
Bij consumentenvorderingen is het WIK-staffelsysteem het wettelijk maximum. Je mag niet meer in rekening brengen dan het berekende bedrag, ongeacht je werkelijke incassokosten. De aanmaning van 14 dagen is verplicht. De aanmaning moet worden verstuurd voordat kosten worden opgelegd. Rechters zullen incassokosten die het WIK-schema overschrijden of zijn opgelegd zonder correcte aanmaning, niet handhaven.
Consumenten genieten bovendien aanvullende bescherming. Als een consument de vordering betwist, moeten incassoactiviteiten worden opgeschort totdat het geschil is opgelost. En als de consument financiële problemen aantoont, kan de rechter de incassokosten verlagen of volledig kwijtschelden.
Bij zakelijke vorderingen is de situatie flexibeler. Het WIK-staffelsysteem is voor B2B-transacties geen wettelijk maximum — het wordt vaak als referentie gebruikt, maar bedrijven kunnen in hun contracten andere afspraken maken.
De Europese Richtlijn Betalingsachterstand (in het Nederlandse recht geïmplementeerd als artikel 6:96 BW) stelt een minimum vast van €40 aan vaste invorderingskosten voor B2B-transacties. Dit geldt automatisch — voor dit minimumbedrag is geen aanmaning vereist.
Boven de €40 kun je redelijke incassokosten in rekening brengen die je daadwerkelijk hebt gemaakt. In de praktijk hanteren de meeste B2B-bedrijven het WIK-staffelsysteem als leidraad, omdat dit een verdedigbaar en gestandaardiseerd kader biedt.
Tip: Neem bepalingen over incassokosten op in je B2B-contracten en algemene voorwaarden. Zo zijn de kosten contractueel overeengekomen en bestaat er geen onduidelijkheid over wat je in rekening mag brengen.
Incassokosten automatisch berekenen
Incassokosten handmatig berekenen voor elke achterstallige factuur is tijdrovend en foutgevoelig. Door het staffelsysteem moet je bijhouden welke schijf van toepassing is en het minimum en maximum correct verwerken.
Moderne factureringssoftware met ingebouwde debiteurenbeheer-functionaliteit automatiseert het hele proces:
Automatische berekening — Zodra een factuur de incassofase bereikt, berekent de software de exacte incassokosten op basis van het WIK-staffelsysteem. Geen spreadsheets, geen handmatig rekenwerk, geen fouten.
Aanmaning genereren — Het systeem genereert een WIK-conforme aanmaning met alle vereiste informatie, inclusief het berekende kostenbedrag. De aanmaning kan worden verstuurd via e-mail, sms of fysieke post via Pingen.
Automatische kostentoevoeging — Na het verstrijken van de 14-daagse termijn zonder betaling worden de incassokosten automatisch bij het openstaande saldo opgeteld. De klant ziet de specificatie in zijn klantportaal.
Escalatiepijplijn — De software beheert de volledige incassotijdlijn, van vriendelijke herinneringen via formele aanmaningen tot het opleggen van incassokosten en laatste waarschuwingen, allemaal zonder handmatige tussenkomst.
Ondersteuning voor betalingsregelingen — Als de schuldenaar het volledige bedrag (inclusief kosten) niet in één keer kan betalen, ondersteunt het systeem het opsplitsen van de schuld in maandelijkse termijnen die automatisch worden gefactureerd.
Veelgemaakte fouten
Bij B2C-vorderingen vervalt hiermee je recht op incassokosten volledig. Bij B2B-vorderingen verzwakt het je juridische positie als de schuldenaar de kosten betwist. Stuur altijd een correcte aanmaning van 14 dagen, ook bij B2B-transacties.
Incassokosten worden berekend over het oorspronkelijke openstaande bedrag, niet over het totaal inclusief rente of eerder toegevoegde kosten. Bereken geen incassokosten over al eerder berekende incassokosten.
Het WIK-staffelsysteem is verplicht voor B2C-vorderingen, maar slechts een referentie voor B2B. Als je B2B-contract andere incassokostenafspraken bevat, gebruik dan die afspraken — niet het WIK-schema.
In de aanmaning van 14 dagen moet het exacte bedrag aan incassokosten worden vermeld. Een vage mededeling zoals "mogelijk worden incassokosten berekend" is niet voldoende. Bereken het bedrag en vermeld het expliciet.
Aan de slag
Stop met het handmatig berekenen van incassokosten. De debiteurenbeheer-functionaliteit van PayRequest regelt het hele proces — van het genereren van WIK-conforme aanmaningen tot het berekenen en automatisch toepassen van kosten en het aanbieden van betalingsregelingen via het klantportaal.
Bereken je incassokosten nu met onze gratis incassokosten calculator, of start met het automatiseren van je debiteurenbeheer voor €20 per maand met alle functies inbegrepen.