Download bij een maandcontrole de factuur-PDF’s, vergelijk iedere factuur met de betaalhistorie en leg onopgeloste verschillen vast. Een map met PDF’s bewijst dat je documenten hebt, niet dat iedere factuur betaald is of in dezelfde verslagperiode valt.
Deze werkwijze is voor de financiële contactpersoon bij een klant en de leverancier die de facturen beschikbaar stelt. Het is een volledigheidscontrole van documenten, geen vervanging van de boekhoudkundige afsluiting.
Houd drie datums uit elkaar
Noteer factuurdatum, dienstverleningsperiode en betaaldatum afzonderlijk. Een factuur van 30 september die op 2 oktober wordt betaald, staat op de factuurlijst van september en de betaallijst van oktober. De boekhouder bepaalt de juiste verwerking.
Schrijf periode en controlemoment boven je werkblad. Begin met de verwachte leveranciersfacturen of inkoopregistratie. Alleen zichtbare PDF’s bekijken onthult geen factuur die nooit is aangemaakt.
Werkblad met vier facturen
Dit is een fictief voorbeeld in EUR; fiscale verwerking valt erbuiten.
| Factuur | Betaalregistratie | Actie bij afsluiting | |
|---|---|---|---|
| A: 400 | Aanwezig | 400 bevestigd | Document en betaalreferentie bewaren |
| B: 300 | Aanwezig | Geen betaling | Open saldo noteren; vervaldatum controleren |
| C: 500 | Aanwezig | 200 bevestigd | Resterende 300 onderzoeken; niet volledig betaald noemen |
| D: 250 verwacht | Ontbreekt | Niet vastgesteld | Leverancier vragen of factuur bestaat |
Bewaar per regel factuurnummer, factuurdatum, dienstverleningsperiode, valuta, totaal, bevestigde betalingen, restsaldo, bestandsnaam en verantwoordelijke. Het restsaldo van C is een rekenvoorbeeld, geen belofte dat iedere betaalroute deelbetalingen automatisch verwerkt.
Haal de documenten op in PayRequest
De Customer Portal-documentatie beschrijft een klantlogin via de shop, PDF-downloads en betaalhistorie per factuur. De klantlogin staat los van het bedrijfsdashboard van de leverancier.
- Open het shopportaal van de leverancier met je eigen klantlogin.
- Open Facturen en controleer de betreffende factuur en status.
- Download de PDF en vergelijk nummer en totaal met je werkblad.
- Bekijk de betaalhistorie en transactiedetails bij die factuur.
- Herhaal dit voor verwachte documenten en wijs uitzonderingen aan iemand toe.
Ga niet uit van een bulk-ZIP, een accountantsrol of automatische boekhoudkundige afstemming. Een contactpersoon die factuurmails ontvangt, heeft daarmee niet aantoonbaar een eigen portaalaccount.
Los verschillen op zonder dubbel te betalen
Een screenshot van een bankoverschrijving toont de betaalopdracht. Controleer de daadwerkelijke ontvangst en leveranciersregistratie voordat je opnieuw betaalt. Vraag bij onjuiste factuurgegevens om de juiste correctie; wijzig de gedownloade PDF niet zelf. Bewaar de oorspronkelijke referentie en het correctiedocument.
In behandeling, onbetaald en betaald zijn verschillende toestanden. Een ontbrekende PDF, niet-toegewezen betaling en betwiste factuur vragen om verschillende acties. Laat deze uitzonderingen ook na de afsluitdatum zichtbaar.
Maak de volgende controle eenvoudiger
Geef de klant toegang tot het PayRequest-factuurportaal en doorloop samen één maand met het werkblad. Leveranciers kunnen facturatie bekijken om de onderliggende registratie consistent te houden. Begin met één gecontroleerde koppeling tussen factuur en betaling.
Redactionele toelichting: gemaakt met AI-ondersteuning op basis van gepubliceerde documentatie, gecontroleerd op 2 oktober 2026. Het werkblad is een origineel fictief voorbeeld; er is geen klantaccounttest of prestatieresultaat geclaimd.
