Onbetaalde facturen kosten je bedrijf geld. Als vriendelijke herinneringen niets uithalen en klanten je e-mails blijven negeren, lijkt een incassobureau inschakelen de logische stap. Het goede nieuws: de meeste bureaus in Nederland werken op no cure no pay basis, dus je betaalt niets vooraf. Maar gratis betekent niet kosteloos — en er zijn slimmere manieren om te krijgen wat je toekomt.
Deze gids legt uit hoe gratis incassobureaus écht werken, wat ze kosten als ze slagen, wanneer het zinvol is om er een in te schakelen, en waarom steeds meer bedrijven overstappen op geautomatiseerde alternatieven die meer geld terughalen voor een fractie van de kosten.
Hoe Gratis Incassobureaus Werken
De term "gratis incassobureau inschakelen" verwijst naar bureaus die werken op basis van no cure no pay. Je betaalt niets om een zaak in te dienen en als het bureau niets int, ben je niets verschuldigd. Het klinkt als een no-brainer, maar de economie erachter is genuanceerder dan het lijkt.
Wanneer je een onbetaalde factuur indient bij een no cure no pay bureau, nemen zij het incassotraject over. Ze sturen sommaties, bellen de schuldenaar op en passen steeds meer druk toe. Betaalt de schuldenaar? Dan houdt het bureau hun provisie in — doorgaans 15-25% van het geïnde bedrag — voordat ze de rest aan jou overmaken.
De schuldenaar betaalt bovenop de oorspronkelijke schuld ook de wettelijke incassokosten (incassokosten). In Nederland volgen deze kosten de WIK-staffel: 15% over de eerste €2.500, met aflopende percentages voor hogere bedragen. Het minimum is €40, ongeacht de hoogte van de schuld.
Dus hoewel je niets uit eigen zak betaalt, verlies je toch een aanzienlijk deel van het geïnde bedrag aan provisie. Op een factuur van €5.000 is dat €750 tot €1.250 die je nooit terugziet.
Het incassotraject volgt doorgaans een vast patroon. Het bureau stuurt een formele sommatie aan de schuldenaar, met een betalingstermijn van 14 dagen. In deze brief staan het oorspronkelijke bedrag, eventuele opgelopen rente en de wettelijke incassokosten.
Reageert de schuldenaar niet, dan escaleert het bureau met telefoontjes, extra brieven en soms een persoonlijk bezoek. Serieuze bureaus putten alle buitengerechtelijke mogelijkheden uit voordat ze juridische stappen adviseren, want rechtszaken brengen extra kosten en complexiteit met zich mee.
Het hele buitengerechtelijke traject duurt doorgaans 30 tot 90 dagen. Als het bureau juridische stappen aanraadt, reken dan op nog eens 3 tot 6 maanden en aanzienlijke proceskosten die al dan niet verhaalbaar zijn.
Wat "Gratis" Je Écht Kost
Om de werkelijke kosten van een incassobureau te begrijpen, moet je verder kijken dan het ontbreken van voorschotten. Er zijn meerdere verborgen kosten die in je opbrengst snijden.
De meest voor de hand liggende kostenpost is de provisie van het bureau. Bij 20% (een gangbaar tarief) ontvang je dit in de praktijk:
Voor een factuur van €1.000 krijg je €800 terug. Voor €5.000 ontvang je €4.000. Een schuld van €10.000 levert €8.000 op. Dat verschil van €2.000 op een factuur van €10.000 zou je factureringssoftware acht jaar lang kunnen bekostigen.
Deze percentages zijn doorgaans hoger voor oudere vorderingen, kleine bedragen of internationale incasso. Sommige bureaus rekenen 30% of meer voor schulden ouder dan 180 dagen.
Incassobureaus staan niet bekend om hun diplomatie. Hun taak is druk uitoefenen, en die aanpak verbrandt vaak permanent bruggen. Als de schuldenaar een klant is die je wilt behouden, kan een agressieve incassomethode die relatie onherstelbaar beschadigen.
Dit speelt met name bij B2B-bedrijven, waar klantrelaties jaren duren en een grote lifetime value vertegenwoordigen. Een klant verliezen over één achterstallige factuur — terwijl het echte probleem misschien een tijdelijk cashflowprobleem was — is een kostbare vergissing.
Een zaak indienen gaat niet vanzelf. Je moet documentatie verzamelen, bewijs van de schuld aanleveren, correspondentiehistorie delen en vaak uitgebreide intakeformulieren invullen. Na de indiening is doorlopende communicatie nodig over de status, reacties van de schuldenaar en eventuele deelbetalingen.
Voor bedrijven met meerdere achterstallige facturen loopt deze administratieve last snel op.
Wanneer een Incassobureau Inschakelen Zinvol Is
Ondanks de kosten zijn er situaties waarin een extern bureau de juiste keuze is.
Voor facturen boven de €5.000 die meer dan 90 dagen openstaan, wegen de provisiekosten mogelijk op tegen de baten. Op dit punt daalt de kans op inning zonder professionele hulp aanzienlijk. Een ervaren bureau met juridische slagkracht kan vorderingen terughalen die anders volledig worden afgeschreven.
Als je meerdere herinneringen hebt gestuurd, gebeld hebt en betalingsregelingen hebt aangeboden — allemaal zonder resultaat — is het tijd om te escaleren. Een bureau brengt juridisch gewicht en professionele incasso-ervaring mee waar een ondernemer die e-mails stuurt simpelweg niet tegenop kan.
Wanneer een schuldenaar de vordering actief betwist of weigert te betalen ondanks duidelijke verplichtingen, kan een rechtszaak noodzakelijk zijn. Incassobureaus met aangesloten advocaten kunnen gerechtelijke procedures, schuldenbeslag en vermogensbeslag regelen op een manier die gewone bedrijven niet kunnen.
Het Slimmere Alternatief: Geautomatiseerde Incasso
Dit weten de meeste ondernemers niet: 85% van de achterstallige facturen kan worden geïnd via geautomatiseerde escalatie, voordat een extern bureau ooit nodig is. De sleutel is achterstallige betalingen vroeg oppakken en consistent, professioneel druk blijven uitoefenen.
Geautomatiseerde factureringssoftware beheert het incassotraject vanaf de eerste dag van een gemiste betaling. In plaats van 60 tot 90 dagen te wachten voordat je een zaak indient bij een bureau — waardoor de vordering veroudert en de inningskans daalt — begint automatisering direct.
De resultaten spreken voor zich. Facturen die binnen de eerste week worden opgepakt, hebben een inningspercentage van 95%. Op dag 30 is dat gedaald naar 85%. Op dag 90, wanneer bureaus normaal gesproken in beeld komen, is het nog 70%. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt.
Moderne factureringsplatformen zoals PayRequest vervangen de volledige incassopijplijn die bureaus bieden:
Fase 1 (1-14 dagen achterstallig): Vriendelijke herinnering via e-mail en sms met een directe betaallink. De meeste achterstallige facturen worden hier opgelost — de klant was het gewoon vergeten of de betaling was mislukt.
Fase 2 (14-28 dagen achterstallig): Formele betalingsmededeling met een vaste deadline. Verstuurd via meerdere kanalen (e-mail, sms, post) om er zeker van te zijn dat de schuldenaar het bericht ontvangt.
Fase 3 (28-42 dagen achterstallig): Incassokosten worden automatisch berekend en bij het saldo opgeteld. De schuldenaar ontvangt een WIK-conforme aanmaning met het exacte kostenbedrag.
Fase 4 (42+ dagen achterstallig): Laatste waarschuwing voor externe escalatie. Op dit punt resten alleen de meest problematische schuldenaren — en dat zijn juist de gevallen waarbij een bureau daadwerkelijk meerwaarde biedt.
Het rekenwerk is eenvoudig. Het complete facturerings- en incassoplatform van PayRequest kost €20 per maand — ongeacht hoeveel facturen je int. Geen provisie, geen kosten per zaak, geen percentage ingehouden op geïnde bedragen.
Vergelijk dat met een bureau op 20% provisie: tien achterstallige facturen van €1.000 via een bureau innen kost je €2.000 aan provisie. Dezelfde facturen via geautomatiseerde software innen kost €20. Dat is een besparing van 99%.
Zelfs als automatisering maar 85% van de gevallen afhandelt en je voor de overige 15% toch een bureau nodig hebt, heb je je totale incassokosten drastisch verlaagd. In plaats van provisie te betalen over alle tien facturen, betaal je provisie over slechts één of twee.
De Nieuwe Regels: Nederlandse Incassowetgeving (Wki)
Vanaf april 2024 moeten alle incassobureaus in Nederland beschikken over een vergunning op grond van de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). En vanaf oktober 2026 hoeven schuldenaren alleen nog te reageren op incasso-acties van geregistreerde bureaus.
De Wki is ontworpen om zowel schuldenaren als schuldeisers te beschermen tegen malafide incassopraktijken. Voor bedrijven betekent dit dat je moet controleren of elk bureau dat je inschakelt geregistreerd staat in het officiële register incassodienstverlening.
Een niet-geregistreerd bureau gebruiken na oktober 2026 is niet alleen riskant — het kan ook vruchteloos zijn, omdat schuldenaren aanmaningen van niet-geregistreerde incassobedrijven wettelijk mogen negeren.
De Wki-vereisten gelden niet voor bedrijven die hun eigen vorderingen innen. Wanneer je factureringssoftware gebruikt om je eigen incassotraject te beheren, treed je op als schuldeiser — niet als incassodienstverlener. Dat betekent geen registratievereisten, geen extra compliancedruk en volledige controle over hoe je met je klanten communiceert.
Je Eigen Incassotraject Opzetten
Je hoeft geen incasso-expert te zijn om achterstallige betalingen effectief te innen. Met de juiste tools en een gestructureerde aanpak kan elk bedrijf de meeste incassosituaties intern afhandelen.
De beste incassostrategie is preventie. Stuur facturen direct, bied meerdere betaalmethoden aan, stel duidelijke betalingstermijnen in en verstuur automatische herinneringen vóór de vervaldatum. De facturatiefunctie van PayRequest regelt dit alles out of the box.
Stel een meerfasige escalatie in die draait zonder handmatige tussenkomst. Elke fase moet urgenter zijn en extra kanalen inzetten. De combinatie van e-mail, sms en post garandeert dat je bericht aankomt.
Na het versturen van een correcte 14-daagse aanmaning (verplicht voor B2C-vorderingen, aanbevolen voor B2B) voeg je de wettelijke incassokosten toe aan het saldo van de schuldenaar. Dit creëert een financiële prikkel om snel te betalen en dekt je inningskosten.
Sommige schuldenaren willen betalen, maar kunnen het volledige bedrag niet in één keer ophoesten. Een klantportaal waar ze hun saldo kunnen bekijken en een betalingsregeling kunnen instellen, zet veel ogenschijnlijk "oninbare" schulden om in regelmatige betalingen.
Bewaar externe bureaus voor het kleine percentage gevallen dat werkelijk professionele interventie vereist — doorgaans oude vorderingen bij niet-reagerende schuldenaren waarbij juridische stappen noodzakelijk kunnen zijn.
De Juiste Keuze Maken voor Jouw Bedrijf
De vraag is niet óf je achterstallige betalingen int — maar hóe. Een "gratis" incassobureau inschakelen klinkt aantrekkelijk, maar de provisie van 15-25% over elke geïnde euro telt snel op. Voor de meeste bedrijven verdient geautomatiseerde incassosoftware zichzelf terug bij de eerste geïnde factuur.
Begin met automatisering. Handel 85% van de achterstallige facturen af via gestructureerde escalatie, professionele communicatie en self-service betaalopties. Gebruik voor de resterende gevallen een bureau op strategische basis — wetende dat je de makkelijke gevallen al hebt afgehandeld tegen vrijwel nul kosten.
Klaar om te stoppen met geld verliezen aan incassoprovisie? Start met innen via PayRequest voor €20 per maand — inclusief geautomatiseerde escalatie, berekening van incassokosten en een klantportaal.