No-shows kosten servicebedrijven jaarlijks duizenden euro's. Eén gemiste afspraak betekent verloren omzet, verspilde voorbereidingstijd en een plek die aan een betalende klant gegeven had kunnen worden. Voor salons, therapeuten, personal trainers, restaurants en andere afspraakverdienende bedrijven loopt de financiële schade snel op.
Toch absorberen de meeste bedrijven dit verlies zonder te proberen het te incasseren. De reden is simpel: ze hebben geen praktische manier om achteraf een no-show-vergoeding in rekening te brengen. Zonder kaartgegevens op file of een betaalterminal lijkt het innen van betaling van iemand die niet kwam opdagen onmogelijk.
Dat is het niet. Betaallinks lossen dit probleem volledig op. Je maakt een link aan voor het exacte bedrag, verstuurt die via e-mail of sms en de klant betaalt online. Geen kaartlezer, geen ongemakkelijke telefoongesprekken, geen verlies dat je maar moet afschrijven.
In deze gids vind je alles wat je nodig hebt: het juiste tarief instellen, je beleid communiceren, betalingen efficiënt innen en no-shows in de eerste plaats voorkomen.
Kernpunten
- No-shows kosten het gemiddelde servicebedrijf €5.000–15.000 per jaar aan misgelopen omzet.
- Met betaallinks int je no-show-vergoedingen zonder kaartgegevens op file of een betaalterminal.
- Een helder, goed gecommuniceerd annuleringsbeleid is zowel wettelijk vereist als sterk geschillenverminderend.
- Voorautorisatieborgsommen bij het boeken zijn de meest effectieve preventiemethode — ze verminderen no-shows met 60–80%.
- De combinatie van sms-herinneringen en een borgbeleid leidt voor de meeste bedrijven tot vrijwel nul no-shows.
Wat kosten no-shows eigenlijk?
Voordat je een no-show-beleid opstelt, moet je de financiële impact begrijpen. De cijfers zijn vaak erger dan ondernemers beseffen.
Een no-show kost je niet alleen de afspraakopbrengst. Je betaalt ook voor de voorbereidingstijd (apparatuur klaarzetten, ingrediënten reserveren, dossiers doornemen), de gemiste kans (de plek had door een andere klant ingevuld kunnen worden) en de vaste overhead die doorloopt ongeacht of er iemand opdaagt.
Voor een kapsalon dat €80 per afspraak rekent met 3 no-shows per week, bedraagt het jaarlijkse verlies €12.480 aan misgelopen omzet — plus de verspilde voorbereidingstijd en materialen bij elke gemiste afspraak. Voor een fysiotherapeut met €65 per sessie en 2 wekelijkse no-shows is dat €6.760 per jaar.
No-showpercentages variëren sterk per branche. De gezondheidszorg zit gemiddeld op 15–30% van de afspraken, met sommige specialistenpraktijken die de 40% bereiken. Restaurants zien 10–20% van de reserveringen onbenut blijven. Salons en beautyondernemingen zitten gemiddeld op 15–25%. Personal trainers en fitnesscoaches melden 10–20%.
Dit zijn geen kleine getallen. Een bedrijf met 20 afspraken per week en een no-showpercentage van 20% verliest 4 afspraken per week — 208 per jaar.
De redenen begrijpen helpt bij het vormgeven van je beleid. Onderzoek laat zien dat 60% van de no-shows simpelweg vergeten afspraken zijn — de klant was van plan te komen, maar verloor het uit het oog. Nog eens 25% zijn last-minute annuleringen waarbij de klant besloot niet te bellen. Slechts ongeveer 15% zijn echte, onvermijdelijke noodgevallen.
Dit betekent dat de meeste no-shows voorkomen kunnen worden met de juiste combinatie van herinneringen, beleid en financiële verantwoordelijkheid.
Een eerlijk no-show- en annuleringsbeleid opstellen
Je beleid moet streng genoeg zijn om no-shows te ontmoedigen, maar eerlijk genoeg zodat klanten het accepteren. Deze balans bepaalt of het beleid gemiste afspraken vermindert of klanten wegjaagt.
De gangbare aanpak in de meeste branches is een percentage van de afspraakwaarde. De meeste servicebedrijven gebruiken een van de volgende modellen:
Volledige afspraakkosten — Gebruikelijk bij therapeuten, artsen, consultants en coaches. De redenering: je hebt de tijd exclusief voor hen gereserveerd en kunt die achteraf niet meer verkopen. Een therapeut die €90 per sessie rekent, brengt bij no-shows het volledige bedrag van €90 in rekening.
50% van de afspraakwaarde — Populair bij salons, personal trainers en beautybedrijven. Dit erkent dat je de plek verloor, maar materiaalkosten spaarde en die soms nog kunt opvullen. Een salon dat €120 voor een kleurbehandeling rekent, brengt €60 bij een no-show in rekening.
Vast bedrag per persoon — Gebruikt door restaurants en evenementenlocaties. Een restaurant kan €25–75 per persoon in rekening brengen die niet opdaagt, ongeacht wat ze besteld zouden hebben.
De meeste bedrijven definiëren een annuleringsdeadline — doorgaans 24 tot 48 uur voor de afspraak. Annuleringen vóór deze deadline zijn gratis; annuleringen erna brengen de vergoeding met zich mee.
Het 24-uursvenster werkt goed voor de meeste diensten. Het geeft je tijd om de plek vanuit een wachtlijst op te vullen of andere geïnteresseerde klanten te benaderen. Voor drukke bedrijven (populaire restaurants, specialistische artsen) is 48 uur redelijk, omdat een last-minute opening moeilijker te vullen is.
In de Europese Unie mag je annuleringskosten in rekening brengen, mits aan drie voorwaarden is voldaan. Ten eerste moet de klant vóór de boeking op de hoogte zijn gesteld van de annuleringsvoorwaarden — niet verstopt op pagina 12 van je algemene voorwaarden, maar duidelijk vermeld tijdens het boekingsproces. Ten tweede moet de vergoeding proportioneel zijn aan het werkelijke verlies. Ten derde moet de klant uitdrukkelijk akkoord zijn gegaan met de voorwaarden.
Vermeld je beleid op je website-boekingspagina, neem het op in boekingsbevestigingsemails en verwijs ernaar in afspraakherinneringen. Dit beschermt je juridisch en stelt duidelijke verwachtingen.
No-show-vergoedingen innen met betaallinks
Het praktische probleem met no-show-vergoedingen was altijd de inning. De klant is niet komen opdagen, je hebt geen kaartgegevens en ze per telefoon achtervolgen voelt ongemakkelijk en tijdrovend. Betaallinks elimineren deze wrijving volledig.
Maak na de no-show een betaallink aan voor het exacte bedrag. Met PayRequest duurt dit minder dan een minuut:
- Log in op je PayRequest-dashboard
- Maak een nieuwe betaallink aan
- Stel het bedrag in (bijv. €45 voor een no-show-vergoeding van 50% op een afspraak van €90)
- Voeg een omschrijving toe: "No-show-vergoeding — Afspraak [datum] om [tijd]"
- Kopieer de link
De link ondersteunt meerdere betaalmethoden — creditcards, iDEAL, Bancontact, SEPA en meer — zodat de klant kan betalen op de manier die het beste bij hen past.
Stuur de betaallink via het kanaal waarop de klant het meest waarschijnlijk reageert. E-mail werkt voor professionele diensten en gezondheidszorg. Sms heeft hogere openingspercentages (98% vs. 20% voor e-mail) en werkt goed voor salons, trainers en restaurants.
Je bericht moet professioneel zijn, niet confronterend:
> *"Hoi [Naam], we zien dat je je afspraak op [datum] om [tijd] hebt gemist. Conform ons annuleringsbeleid geldt een no-show-vergoeding van €[bedrag]. Je kunt hier veilig betalen: [betaallink]. Wil je een nieuwe afspraak maken? Dat helpen we graag. — [Bedrijfsnaam]"*
Als de klant na 3–5 dagen nog niet heeft betaald, stuur dan één herinneringsberichten. Met het facturatiesysteem van PayRequest kun je de betaallink omzetten in een formele factuur met automatische herinneringen — een professionele escalatie zonder handmatige inspanning.
Voor herhaalde overtreders kun je overwegen ze toe te voegen aan een lijst waarvoor toekomstige afspraken een waarborgsom vereisen bij boeking.
Niet elke no-show-vergoeding is het nastreven waard. Als een langdurige trouwe klant voor het eerst wegblijft, bewaart het kwijtschelden van de vergoeding en het sturen van een vriendelijke herboekingsboodschap vaak de relatie. Strikte handhaving is het meest gepast bij herhaalde overtreders en eerste klanten die bij dure afspraken wegblijven.
Templates voor no-show-vergoedingsberichten
Hier zijn gebruiksklare berichttemplates voor verschillende branches. Pas ze aan met jouw bedrijfsgegevens.
> *"Hoi [Naam], jammer dat je er niet bij was bij [Bedrijf] op [datum]. Ons annuleringsbeleid vereist 24 uur van tevoren bericht. Er is een no-show-vergoeding van €[bedrag] toegepast. Betaal hier veilig: [betaallink]. We zien je graag snel — boek je volgende afspraak op [boekingslink]."*
> *"Beste [Naam], dit is een bericht over je gemiste afspraak op [datum] om [tijd] bij [Behandelaar]. Zoals vermeld in onze boekingsovereenkomst geldt een late annuleringsvergoeding van €[bedrag]. Je kunt dit hier voldoen: [betaallink]. Neem contact op via [telefoon/e-mail] om een nieuwe afspraak te maken."*
> *"Hoi [Naam], we hebben je tafel voor [gezelschapsgrootte] op [datum] om [tijd] gereserveerd, maar helaas ben je niet komen opdagen. Conform ons reserveringsbeleid is er een no-show-toeslag van €[bedrag per persoon] per gast toegepast. Betaal hier: [betaallink]. We hopen je een andere keer te mogen verwelkomen."*
> *"Hey [Naam], je hebt onze sessie op [datum] gemist. Omdat sessies exclusief voor jou worden gereserveerd, geldt er een no-show-vergoeding van €[bedrag] (conform onze trainingsovereenkomst). Betaal hier: [betaallink]. Laten we er weer tegenaan gaan — je volgende sessie boek je op [boekingslink]."*
No-shows voorkomen voordat ze gebeuren
Vergoedingen innen herstelt misgelopen omzet, maar no-shows voorkomen is altijd beter dan achteraf innen. De meest effectieve bedrijven combineren meerdere preventiestrategie├źn.
Sms-herinneringen 24 uur voor de afspraak verminderen no-shows met 30–40% op zichzelf al. Het bericht moet de datum, tijd, locatie en een éénkliksoptie bevatten om te annuleren of te verzetten. Houd het kort en actiegericht.
PayRequest integreert met boekingsworkflows zodat je deze herinneringen kunt automatiseren, samen met je borg- en betalingsprocessen.
De meest effectieve no-show-preventiemethode is het innen van een voorautorisatiewaarborgsom op het moment dat de klant boekt. Dit plaatst een tijdelijke blokkering op de creditcard — er wordt geen geld afgeschreven, maar de middelen worden gereserveerd. Als de klant komt opdagen, geef je de blokkering vrij. Als de klant wegblijft, leg je die vast.
Bedrijven die voorautorisatieborgsommen gebruiken, melden een vermindering van 60–80% in no-shows. De financiële verplichting bij het boeken creëert een verantwoordelijkheidsgevoel dat herinneringsberichten alleen niet kunnen evenaren. Lees onze volledige gids over no-showbescherming met voorautorisatieborgsommen voor implementatiedetails.
Veel no-shows ontstaan doordat annuleren onhandig aanvoelt — de klant moet tijdens kantooruren bellen, uitleggen waarom en door de beschikbaarheid navigeren. Een online verzet-link in je herinnering elimineert deze wrijving.
Voeg in elke afspraakherinnering een "Kan je er niet bij? Verzet hier" link toe. Een annulering omzetten in een verzette afspraak is veel beter dan een no-show.
Houd een wachtlijst bij voor populaire tijdsloten. Als er een annulering binnenkomt, breng dan automatisch klanten op de wachtlijst op de hoogte. Dit verandert annuleringen van puur verlies in herboekte omzet.
Betaallink vs. kaartgegevens op file vs. betaalterminal: welke incassomethode?
Verschillende incassomethoden voor no-show-vergoedingen passen bij verschillende bedrijven. Hier is de vergelijking.
Betaallinks werken voor elk bedrijf en vereisen geen opslag van kaartgegevens of een fysieke terminal. Je maakt een link aan, verstuurt die en de klant betaalt online. PayRequest-links ondersteunen QR-codes, merkgebonden betaalpagina's en meerdere betaalmethoden.
Beste keuze voor: Salons, therapeuten, trainers, coaches, consultants, restaurants — elk bedrijf dat afspraken boekt zonder vooruitbetaling.
Het opslaan van de kaartgegevens van de klant bij boeking stelt je in staat de no-show-vergoeding automatisch in rekening te brengen. Dit is de meest wrijvingsloze incassomethode, maar vereist PCI-compliance en toestemming van de klant. Veel klanten aarzelen om kaarten op te slaan bij kleine bedrijven.
Beste keuze voor: Grote klinieken, hotelketens, abonnementsdiensten — bedrijven met de infrastructuur en het vertrouwen om kaartgegevens op te slaan.
Een hybride aanpak: plaats een blokkering op het moment van boeking en leg die vast of geef ze vrij op basis van aanwezigheid. Geen kaartopslag nodig — de autorisatie verloopt automatisch. Dit is zowel de beste preventiemethode als de eenvoudigste incassomethode.
Beste keuze voor: Elk bedrijf dat no-shows volledig wil voorkomen in plaats van achteraf vergoedingen te achtervolgen. Leer hoe je voorautorisatieborgsommen instelt.
Veelgestelde vragen
Stuur een betaallink na de gemiste afspraak. Maak een link aan voor het vergoedingsbedrag, stuur die via e-mail of sms en de klant betaalt online met de betaalmethode van hun voorkeur — creditcard, iDEAL, bankoverschrijving of andere opties. Geen kaartopslag of betaalterminal vereist. Met PayRequest maak en verstuur je deze links in minder dan een minuut.
Een juridisch afdwingbaar beleid in de EU vereist drie dingen: duidelijke communicatie vóór de boeking (op je website, boekingsformulier en bevestigingsmail), een proportionele vergoeding ten opzichte van het werkelijke verlies en uitdrukkelijke toestemming van de klant. Vermeld het beleid duidelijk zichtbaar — verberg het niet in de kleine lettertjes — en zorg voor bevestiging tijdens het boekingsproces.
Veel bedrijven schelden de eerste overtreding kwijt en sturen in plaats daarvan een herinnering over het beleid. Dit bewaart de goodwill en stelt tegelijk verwachtingen. Bij de tweede no-show wordt de vergoeding wel geïnd. Voor herhaalde overtreders is een voorautorisatiewaarborgsom verplicht voor alle toekomstige boekingen.
Ja. Maak een betaallink aan voor de vergoeding per persoon, voeg de reserveringsgegevens toe aan de omschrijving en stuur die via de contactmethode die de klant bij het reserveren opgaf. Sommige restaurants innen nu voorautorisatieborgsommen voor grote gezelschappen (6+ personen) om groeps-no-shows te voorkomen.
Met PayRequest kunnen klanten betalen via creditcard, iDEAL, Bancontact, SEPA Incasso, PayPal, Apple Pay, Google Pay en andere methoden die worden ondersteund door de gekoppelde betaalaanbieder (Stripe, Mollie of PayPal).
Stop met het absorberen van no-showverliezen
Elke gemiste afspraak zonder follow-up leert klanten dat jouw tijd geen waarde heeft. Een helder annuleringsbeleid gecombineerd met een eenvoudige incassomethode verandert deze dynamiek volledig.
PayRequest geeft je alles wat je nodig hebt: betaallinks voor het achteraf innen van no-show-vergoedingen, waarborgsommen voor het voorkomen van no-shows via voorautorisatieblokkeringen en geautomatiseerde facturatie voor professionele follow-up en herinneringen. Alles inbegrepen in het Business-abonnement voor €20/maand met 0% platformkosten.
Start je gratis proefperiode en stel vandaag nog je no-show-beleid in.